加强工科院校学籍管理的研究与探索

万玉兰

（武汉工程大学 教务处，湖北 武汉 430073）

加强工科院校学籍管理的研究与探索

万玉兰

（武汉工程大学 教务处，湖北 武汉 430073）

工科院校的学籍管理是教学管理工作的一项重要内容，是保证正常的教学秩序、加强高校学生管理的一项基础性工作。也是进一步规范工科院校办学行为，维护工科院校教育教学秩序，促进高等教育健康发展的一个重要组成部分。本文分析了工科院校在学籍管理中存在的主要问题，提出了加强工科院校学籍管理的具体建设性意见。

工科院校；学籍；管理

高校的学籍管理是教学管理工作的一项重要内容，是贯穿学生从入学到毕业离校全过程的工作；是保证正常的教学秩序、切实维护学生的合法权利和依法治校的一个重要组成部分。

我国正处于一个社会转型阶段，高校学籍管理和其他领域一样经受着来自经济和社会发展新形势的挑战。目前的高校学籍管理学者也针对高校学籍管理法治化、以人为本的高校学籍管理改革进行了一些研究，成果是丰富的，然而普遍存在着或过于宏观，研究不够深入；或过于狭隘，研究不够系统的问题。我们力争在现有研究成果的基础上，通过深入的调查、提炼和分析研究，形成对我国高校学籍管理改革的建议。为各高校学籍管理改革提供有益的参考，为各高校学籍制度的制订和执行提供可以借鉴的蓝本。

一、工科院校学籍管理应该做到信息化、制度化、规范化

学籍是学生根据国家招生计划规定，通过参加高考，达到国家的分数线，经过高等学校严格审查符合要求，办理了入学注册手续以后所获取的高等学校在校学习资格。学籍管理就是高等学校对取得学习资格的学生，从入学注册、考试考查、成绩记载、升级、留级、降级、跳级以及转专业、转学、休学、停学、复学、退学、取消入学资格、保留入学资格、保留学籍、取消学籍等等。学籍管理工作，要和工科院校的其他工作一样，做到信息化、制度化、规范化，有部署、有检查、有落实、有监督，才能做得更好。

学籍管理的信息化、制度化、规范化就是学校把学籍管理的体制、程序、方法等用条例和制度的形式规定下来，指导学校的学籍管理工作，提高学籍管理的科学性、规范性、可操作性。加强学籍管理的目的是提高教学质量，培养合格的、高质量的高级专门人才。学籍管理是学校管理的极其重要的组成部分，是工科院校依法管理、科学管理的基础。随着我国高等教育大众化的进程加快，我国高校的规模逐渐扩大。以我校为例，30多年来，学校已由单一的工科院校发展成为一所办学条件较好、实力较强、水平较高、特色鲜明的多科性大学，学生人数多，校区多，学籍管理工作量大，管理过程越来越复杂，越来越繁琐，传统的管理方式已经不能适应。只有信息化、制度化、规范化的管理才能避免混乱管理、盲目管理；才能避免情绪化、个人化、人情化的管理；才能有利于保护学校的根本利益、保护管理者的利益和维护学生的合法权益。

二、当前工科院校学籍管理现状及存在的主要问题

学籍管理是对高校学生学籍身份、学业状况、学籍记载的动态的过程管理，学籍管理具有规范性、准确性、时效性的特点。学籍管理在工科院校人才培养过程中起了较大的作用，主要表现在三个方面：一是对学生具有强制约束作用，即学生必须完成规定的学分，成绩合格，政治上、道德品质上、实践能力上达到学校的要求。二是具有保障作用，对学校的教学活动给予指导和规范，引导教学活动有序地进行，为学生顺利成长创造良好的环境。三是具有激励作用，其激励机制和竞争机制，可以充分调动学生的学习积极性、主动性、创造性，增加学习动力，促进学生的全面发展。

当前我国工科高校全部实行了学生学籍电子注册和学历电子注册，学生选课制度，学年学分制，学校和二级学院两级管理学生学籍等制度，引入了信息管理技术，依靠学校校园网建立了学籍管理信息系统。把学生在校学习期间的学籍异动、专业变更、学习成绩、奖惩状况等信息集中在一起，建立了每一位学生的学籍数据库，利用本校校园网实现了学籍管理的信息化、网络化，学生可以通过网络直接查询学籍信息、查询考试成绩、进行选课、查询课程表等信息，随时了解自己的学习状态。

当前我国工科院校的办学规模日益扩大，人才培养模式灵活多样。然而不少工科院校的学生学籍管理手段相对落后，难以适应高等教育大众化形势的要求，主要表现在以下几个方面。

1.学籍管理系统不健全，水平不高，服务效率较低

全程化、网络化、信息化的学籍管理对学校学籍管理的硬件和软件提出了更高的要求。无论是校、二级学院两级管理，还是完全学分制的实行，都不能离开学籍信息管理的网络化。因此配备一套功能强大的学籍管理系统是极其重要的。在部分工科院校中，还存在着学籍管理系统不健全，管理水平不高，服务水平和服务效率比较低的情况。

2.学籍管理在规范化和人性化方面不足

教育部已于2005年3月颁发新的《普通高等学校学生管理规定》，2005年9月1日实施。这是各个工科院校制定实施细则的主要依据。教育部的新规定扩大了学校依法办学的自主权，学校可以自主确定学生的学习年限、具体学习标准、成绩评定方式、调整学生专业。各高等学校应该重视制定学籍管理规定，通过补充、深化、具体化，将国家统一要求和学校自己的人才培养目标结合起来，制定新的合理的学校的学籍管理制度。

在高等学校学籍管理过程中，也出现了一个令人颇为担忧的问题，即高校学籍管理信息化过程中被管理者——学生的缺失，而这将不利于学籍管理信息化的健康发展。学籍管理信息化过程中必须树立以人为本的思想，即现代教育技术的应用必须促进学生的发展。

3.学籍管理队伍的结构亟待改善

随着学校办学规模的扩大、办学形式的多样化、新设专业的增加、在校生人数激增，工科院校学籍管理工作的难度和强度成倍提高。繁重的事务性管理工作势必导致学籍管理工作的质量下降，效率低下，最终影响工科院校的教学质量。大多数学籍管理人员缺乏高等教育基础理论知识及学籍管理的专业知识急需采用各种方式来弥补提高，学籍管理队伍的结构亟待改善。

三、加强对工科院校学籍管理的研究、探索

工科院校承担着为国家经济建设培养应用型人才的任务，培养高质量的优秀人才，是我们追求的目标。只有不断研究探索，遵循工科院校的教学管理规律，顺应时代要求，开拓创新，工科院校才能办出特色，办出水平。作为工科院校教学的一项重要管理工作，学籍管理也应该与时俱进，在探索中求发展，求完善，在培养人才中发挥应有的作用。

1.完善学籍管理系统的兼容性，加强对学生选课的指导

各个工科院校都开发了各自不同的学籍管理信息系统，在一般的情况下，学籍管理系统都能正常地完成工作，但是如果出现特殊申请，学籍管理系统的兼容性就比较差，仍然需要大量的手工操作。我们在毕业资格审核系统中增加特殊选课模块，并与正常选课系统建立连接，只要学生填写了特殊选课申请表，能选上课，就确认其合理性并与毕业资格审核系统之间建立连接。就不会出现学分统计错误，可以提高学籍管理工作的效率。在新生入学时要让他们熟悉各自专业的教学计划。在人才培养方案中，应该详细说明每个专业所设置的课程，指出哪些是必修课、哪些是选修课，要编印专业介绍、必修课选课指南、选修课介绍。选课指南应该包括课程名称、教学时数、所得学分、课程的内容特点、开课时间、学习这门课程需要哪些基础知识、以及为哪些课程打基础、将来在工作中的应用等等。学校各个专业负责人或者班导师以讲座或者咨询的方式指导学生如何学习课程、如何选课。学籍管理部门应该重视听取学生对课程的建议并及时反馈，做到学生自主选课与教师指导选课相结合。

2.强化学籍管理的规范化和人性化

没有规矩，不成方圆。完善的学籍管理规章制度是学籍管理规范化的基础。学籍管理规范化建设，首先必须建立完善的学籍管理规章制度，规范学籍管理行为，维护工科院校正常的教学秩序，并且要保障学生的合法权益，使学籍管理有章可循、工作规范。在制定学籍管理规章制度时，应该注意以下问题，这些规章制度不能违反国家的法律、法规、规章，也不能违反上级主管部门的有关规定；这些规章制度必须具有可操作性和合理性；这些规章制度必须以学校的名义颁发，必须站在学校的高度思考问题，处理问题。其次在学籍管理规章制度颁发以后，严格照章办事，依法管理。学籍管理是一项政策性、原则性比较强的管理工作，稍有疏忽，可能会产生严重后果。

尽管学籍管理是一项政策性、原则性很强的管理工作，教育行政主管部门的法规和学校的规章制度不可逾越，但是，人性化的管理也是十分必要的。我们在学籍管理中应该以人为本、以学生为本，关注学生个体、走出无视学生的怪圈。管理就是服务，学籍管理工作者也是为学生服务的，应该做好以下的工作：学校要本着对学生负责、为学生着想、关心学生、爱护学生的角度出发，通过各种渠道宣传这些学籍管理的法规及规章制度，要求学生严格遵守，发现问题及时处理；学籍管理工作人员要做到首问负责制，增强服务意识。只要学生问到你，应给学生指明该找谁办理，怎样办理；学籍管理工作人员不能把个人情绪带到工作中去。能够办到的，尽快给学生办好，有一些办不到或者程序不对的，要尽量给学生做好解释工作，告诉学生不能办的理由或者正确的办事程序，让学生高兴而来，满意而归。

3.加强学籍管理干部的队伍建设

由于学籍管理工作繁琐，工作量较大，技术性、政策性比较强，多年来学籍管理人员工作积极性不高，人员流动频繁。因此，提高学籍管理人员素质、增强学籍管理人员工作责任心、稳定队伍、完善校院二级管理体制等是工科院校学籍管理制度化、规范化、信息化的有力保障。具体做法如下：

（1）建立完善的学籍管理机构，队伍建设是提高学籍管理水平的关键。深化学籍管理体制改革，进一步加强学籍管理干部队伍建设，在教务处设置学籍管理科，统一管理在校生学籍，各二级学院成立教学管理科，教学秘书为科级干部，负责本学院学籍管理，建立校院两层管理体制。根据学籍管理队伍建设工作需要，教学秘书纳入科级干部管理，这不仅有利于提高学籍管理队伍的工作积极性，更有利于建设一支高效、精干的科级学籍管理干部队伍，促进建设教学研究型大学事业的顺利发展。

（2）规范学籍管理干部选拔任用制度，建立科学规范的科级干部选拔任用制度，教学秘书是根据上级干部工作有关文件精神，按科级干部的标准进行选拔。学籍管理干部应当具备下列基本条件：1）遵纪守法，爱国爱校，身心健康；2）具有良好的品行、较强的事业心和责任感，爱岗敬业；办事认真细致，能够履行岗位职责，完成任期工作目标；3）坚决贯彻学校决定，顾全大局、作风正派，团结同志、廉洁奉公，模范遵守学校制定的管理人员行为规范，正确处理国家、学校、个人三者之间的关系；4）原则上应具有大学本科及以上文化程度。

（3）不断提高学籍管理干部的管理水平，学籍管理干部是我校管理工作中一支重要力量，为进一步加强学籍管理干部队伍建设，开阔学籍管理干部视野，使学籍管理干部特别是新任学籍管理干部系统掌握学籍管理的方针政策和工作方法，全面提高学籍管理干部工作水平，不定期举办学籍管理干部培训班，加强业务学习，使全校学籍管理干部的综合素质得到提高；加深对学籍管理制度文件的理解认识；提高工作中办文、办事的能力和水平；熟悉国家、学校学籍的规章制度和管理规定；加强交流学习，管理理论水平有所提高。

加强工科院校学籍管理，重点是加强高校学籍管理队伍建设，选拔任用学籍管理干部的指导思想是以中国特色社会主义理论体系为指导，以加强党的执政能力建设为主线，在岗位设置管理的基础上，明确学籍管理科级干部的选拔任用权限，规范学籍管理干部的选拔任用工作，建立学籍管理干部合理的职级晋升制度，架设学籍管理人员的职业发展阶梯，充分调动学籍管理干部的工作积极性，保证正常的教学秩序、切实维护学生的合法权利，依法治校，为学校改革、稳定和发展提供组织保证。

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2010-07-31