科学发展观引导下的高校档案管理

夏文

（湖北师范学院 外国语学院，湖北 黄石 435002）

科学发展观引导下的高校档案管理

夏文

（湖北师范学院 外国语学院，湖北 黄石 435002）

高校科研档案反映了一所大学的学术水平和实力.科学有序管理好科研档案，充分挖掘其成果价值，有助于高校的持续发展和促进地方经济社会的进步.坚持以科学发展观指导档案工作，是实现档案事业又好又快发展的必然要求，也是解决当前档案工作中的突出问题的现实需要.

高校档案管理；科学发展观；有效性；持续性

科学发展观是胡锦涛同志在2003年4月10日至15日在视察广东时首次提出的，2004年9月在党的十六届四中全会锦涛同志再次作了科学的阐述，全党形成共识.科学发展观是党的十六大以来以胡锦涛为总书记的党中央，高举邓小平理论伟大旗帜，全面贯彻“三个代表”重要思想，认真分析世界经济政治发展趋势，着眼全面建设小康生活的伟大实践，提出的重要思想和观点.科学发展观是根据马克思主义辩证唯物主义和历史唯物主义的基本原理，总结了国内外在发展问题上的经验教训，吸收人类文明进步的新成果，站在历史和时代的高度，进一步明确了新世纪新阶段我国要发展、为什么发展和怎样发展的重大问题.科学发展观是我们党对社会主义现代化建设规律认识的进一步深化，它的基本内涵是全面、协调、可持续发展.本文以坚持科学发展观，促进档案事业的发展谈谈自己的初步认识.

科学发展观关键是科学发展和全面、协调、可持续发展.要发展档案工作，没有好的工作思路不行.高校学生档案是国家人事档案的组成部分，是大学生在校期间学习、生活及各种社会实践的真实历史记录，是学生家庭社会关系、经济状况的主要原始材料，也是大学生就业及今后各级组织选拔、任用、考核的重要依据，更是每个学生由学校走向社会的重要人生履历.在目前就业竞争激烈的情况下，高校学生档案作为毕业生的一项重要凭证，有着难以替代的作用.党和国家历来重视档案工作，始终将档案工作看作是党和政府的一项重要工作.胡锦涛同志曾经指出：“档案是人们认识和把握客观规律的重要依据.档案事业是一项崇高的事业，是党和国家事业发展的一个不可缺少的方面.借助档案，我们能够更好地了解过去，把握现在，预见未来.”胡锦涛同志的重要指示，深刻地揭示了档案工作的重要地位、重要使命和重要意义.我们一定要切实按照胡锦涛同志的指示精神，进一步提高对档案工作重要性的认识.

高校档案是学校在教学、科研、党政管理及其它各项活动中形成的原始记录,是信息资源的一部分，具有考证历史史实,提供存史查考的作用，是我们考察指导工作，总结经验教训，研究开发利用的重要依据，也是衡量教育质量和管理水平的重要尺度之一.随着《中华人民共和国档案法》和《普通高等学校档案管理办法》的贯彻落实，高校档案工作的重要性已越来越被人们所认识，成为高校工作不可缺少的重要组成部分.在21世纪的竞争和挑战中，高等教育必将有一个大的发展，伴随着高等教育事业的发展，对档案建设和管理工作提出了更高的要求，如何管理高校档案和充分发挥其作用，是我们广大高校档案管理者共同关心的问题.因此，加强高校档案管理已是十分迫切的问题.

高校学生档案分为终身档案和临时档案.终身档案是指新生进校时由招办提供的，以及学生毕业时由学校寄发到有关部门的对学生终身有效的档案.临时档案是指学生在校期间临时建立的档案，包括学生各种表现情况的记载.临时档案的部分内容在学生毕业时将装入学生终身档案.学生终身档案和临时档案是两个不同阶段的档案，学生临时档案一般包括以下一些内容新生基本情况登记表，军训考核表，大学生各科成绩总表，综合测评评审表，评优评奖情况登记表，学生在校期间的政治思想表现及入团、入党材料，学生受处分或撤销处分的决定，以及有关认识、检查等相关材料，毕业生登记表等.学生毕业时临时档案的有关内容要装入终身档案，例如学籍卡，军训考核表，评优评奖情况登记表，在校期间各科成绩汇总表，入团、入党有关材料，毕业体检表，毕业生登记表等.

整理有序化的前提是制定科学的分类方案.确定高校档案分类原则，必然要看这一种分类原则是否有利于维护文件之间的自然联系和二级学院的历史面貌.更重要的是，还要看其是否便于档案检索和利用.从高校档案的完整性要求出发，根据《归档文件整理规则》和全宗分类原则，高校档案的分类方式，在尊重按年度分类原则下，采用事由概念相对独立划分档案类别的问题分类法.它更能实现机构内涵与职能表达的统一性、兼容性，“年度——问题分类”法实际上是按高校管理职能和逻辑关系进行分类.从高校传统的按组织机构（结合问题）分类原则中进行优化组合，使高校档案的分类更通俗易懂，通用性强，能够很好地维护文件间自然联系和单位历史面貌，与现有机构名称基本相同，因而不存在从校级档案的组织机构分类过渡中形成障碍，同时还适合于档案信息计算机模糊查询，尤其便于手工检索和利用.

高校体制的变革，高校档案工作环境的变化，高校档案管理实行分级管理模式将是其未来发展方向之一.在应用该管理模式的同时，高校档案管理还需要母校档案管理者以及机构的尽力扶持，在业务上给予帮助和指导，加快高校自身档案管理建设，努力形成以分级管理为模式、有学院特色的档案管理体系，使之更好地为学校的教学、科研、管理服务.

高校档案工作者不仅要有热爱档案管理工作的事业心，有坚定正确的政治责任感、政治敏锐性和政治鉴别力.而且要有较强的档案管理的意识，具备开发档案信息资源，使高校档案转化为社会物质和精神财富，服务于现代化建设的能力.因此，要不断加强管理人员的业务培训与政治思想教育.

首先，要提高档案工作者的政治素质.档案工作既是科学性、学术性很强的工作，也是政治性、思想性、保密性很强的工作.档案人员的学术水平、专业水平，特别是政治水平、思想水平的高低，直接影响档案工作的质量.这就要求档案工作者要以事业为重，无私奉献；淡泊名利，甘为人梯；胸怀博大，志存高远.有了这种奉献的理念，才能有良好的心态，宽大的胸怀，才能使自己脚踏实地、兢兢业业地做好档案工作.

高校档案管理作为一项重要的工作，有其特点、内在规律和工作要求.要做好档案管理工作，必须加强工作人员的业务培训，把档案培训列入学校整个培训计划中，使每个专兼职档案管理人员做到忠于职守，遵守纪律，具备相应的专业技能.一是有计划有步骤地选派档案人员参加培训进修，或请有关专家学者来校作业务指导，学习档案的收集、整理、立卷.熟悉材料的鉴别、分类、装订等整理方法，完整、准确、系统地分类管理档案，不断提高档案管理人员的理论水平与业务水平，以适应档案工作的需要.二是开展检查评比，促进部门立卷.学校档案收集工作主要是通过校内各部门归档案卷来实现的.高校应在全校范围内举办档案资料评比检查工作，对档案材料收集齐全、分类准确、案卷质量高、归档及时的部门(单位)或个人给予通报表扬，以促进高校档案管理工作更好地为高校改革建设发展服务.

收集档案要门类齐全、质量过关.要注意定期收集与平时收集相结合，按期归档与随时归档相结合，收集与整理相结合.在收集归档时，档案人员要严格把关，认真审查，不属归档范围的文件要剔除，发现档案材料不完整或出现正文与附件不符等类似情况要妥善处理，及时补救.整理档案要系统，科学分类，准确鉴定，合理组卷.在组卷时，要注意根据文件材料形成的特点来保持文件材料之间的历史联系，并适当照顾文件材料的保存价值.保管档案要排列有序，妥善安全.立卷之后，应将案卷分门别类地编写、排列、进橱或上架，既要美观整齐，又要科学有序，符合规范，便于利用，还要便于安全保管和档案的保密.统计档案要科学准确.档案统计数字需准确真实，要注意及时登记，如实填写、如实汇总、如实上报，不得漏记、错记，不能随意或任意改动，否则，就失去了档案统计的意义.检索工具要齐全，编研材料要丰富.为便于利用，应编制各种检索工具，如案卷目录、全引目录、专题目录、文件卡片等等，为全面反映全宗情况和弥补档案的不足，还应做好档案的编研工作，如全宗介绍、单位大事记、基础数字汇编等汇编资料及参考资料.

在长期的实践中，档案工作形成了一套行之有效的工作方式、方法，必须长期坚持，很好继承.档案事业是一项不断接力的永恒事业，永恒的事业必须不断改革创新才能永葆青春活力.要坚持与时俱进，着眼新的实践和新的发展，大力创新档案工作管理体制、工作机制和服务手段、服务方法，在为各级领导和部门提供更多更好服务的同时，不断拓展为人民群众服务的广度和深度.要重视传统载体、传统领域档案资源建设，也要重视新型载体、新型领域档案资源建设.要积极采用新技术、新手段搞好档案工作的硬件建设，加快档案工作信息化、标准化、规范化进程，提高档案现代化管理水平，使档案工作更好地体现时代性，把握规律性，富于创造性.

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