对加强地方本科院校档案管理队伍建设的思考

王常虹

对加强地方本科院校档案管理队伍建设的思考

王常虹

分析了地方本科院校档案管理人员的现状和问题，指出应从转变观念、提高技能、拓宽视野等方面提高档案管理人员素质，提出了加强新建本科院校档案管理队伍建设的具体措施。

本科院校；档案管理；队伍建设

近年来，在我国高等教育不断发展的过程中，为优化配置高等教育资源，我国各地积极进行了高校布局调整，一批专科院校通过合并重组升格为本科院校。这批新建本科院校能否健康持续发展，能否保证教育教学质量，离不开高等学校广大教师的教书育人，同样也离不开高校的档案管理工作。高校档案是高等院校活动的直接记录，是学校教书育人、科学研究、教学评价等教学管理活动直接的信息资料来源。高校档案管理已成为高校建设工作中的重要内容。全面提高地方本科院校档案管理人员的素质，不仅是新形势下高校发展的客观要求，也是高校档案管理队伍自身建设的内在要求。

一、新建地方本科院校档案管理人员业务素质现状和存在问题

目前新建地方本科院校档案管理队伍的文化程度和专业素质还不适应新时期档案管理工作的需要，特别是进入21世纪以后，熟悉档案内容、能进行档案信息深层次研究和开发的人才仍显得十分匮乏，跨世纪人才严重短缺，集中表现在：

一是档案专业人员贫乏，专业技术人员偏少。相比于教学、科研人员，档案管理人员学历结构偏低、知识面偏窄，毕业于档案专业学校的寥寥无几。专职档案员中，具有专业技术职务的人数占总人数的比例还是偏低。

二是档案管理人员队伍岗前教育和岗位培训机制不够健全，知识结构不合理，理论修养和业务素质缺失，一般管理知识缺乏系统性，新的管理思想和理念不能及时得到充实，严重影响了档案管理工作水平和质量的提高。

三是复合型的档案管理人才严重缺乏，极大地影响了高校档案的信息开发和编研工作。

事实表明，如果不加强人才的培养，提高档案干部队伍的素质，高校档案室的功能将受到很大制约。

二、提高档案管理人员素质的对策

档案工作是一门管理科学，要实行档案的科学化、标准化、规范化管理，档案人员除了具备良好的政治、道德素养外，还应有精明强干的业务素质和能力素质，只有这样，才能在技术上做到精益求精，不断提高档案管理工作的服务质量。针对当前地方高校档案人员的实际，笔者认为，应抓好以下几个方面的工作来提高档案管理人员的素质。

（一）转变观念，不断创新

高校档案人员的创新意识、创新精神、创新能力是改变档案工作局面的关键所在。高校档案人员要适应新形势，从根本上转变观念，重新定位。社会主义市场经济体制的确立已为档案工作开辟了广阔的前景。档案人员必须树立起强烈的市场意识，要改变“守摊看点”的仓库保管员形象，树立质量意识、效益意识，使档案信息进入市场，根据信息市场的需求优化服务措施，提高服务质量，开发含“金”量高的档案信息，使档案工作产生一定的经济效益，提高档案工作的自身价值。

（二）苦练本领，掌握技能

档案工作是一项专业性很强的工作，每个程序都有一整套的理论和方法，档案工作人员只有学习和掌握这些理论和方法，才能保证工作质量，提高工作效率。因此，具备较高的业务技能是做好档案工作的关键。

一是掌握丰富的档案专业知识，减少工作中的随意性和盲目性。要掌握档案学的基本原理和档案管理过程中的各种实际操作方法，如归档文件整理方法、档案著录方法、编制目录方法、排卷方法和电子文件归档方法等等。要运用科学的管理原则和方法，对档案的收集、整理、鉴定、保管、检索、统计、利用、编研等业务环节全过程进行管理。通过这种管理，建立合理的馆（室）藏结构，大力开发档案信息资源，为各项工作服务。档案管理人员还要在知识积累和工作经验积累的基础上，逐步思考探索，使自己具有起码的档案科研能力，要能够写出具有一定水平的调研报告或论文。

二是掌握相关的学科知识，提高业务处理综合能力。档案工作涉及的知识范围比较广，档案工作者要博采众长，力获新知。知识面狭窄，则必将坐井观天、目光短浅，最终将成为时代的落伍者，无法适应新时期档案工作的要求。档案人员除了学习掌握档案学基本知识外，也要学习其它社会科学和自然科学知识。还要学习中外发展史和外国档案管理科学知识，了解世界档案工作及其发展情况，以开阔视野，增长见识，取人之长，补己之短，从而做到厚积薄发，举一反三；还要了解一些社科情报、计算机等相关学科知识，掌握一些识图、制图、工程、建筑学的知识，从而保证档案管理水平的提高。

三是具备扎实的语言知识。档案工作者还应具有较高的语言基础知识、历史知识、写作知识和书法知识，语言文字是档案管理工作和档案服务工作的基本工具，不具备扎实的语言知识就无法从事这项工作。如学校档案的文件汇编、大事记的编写、全宗介绍、组织沿革、检索工具、科研汇编、数字汇编等，没有一定的语言文字、写作知识是很难完成这些材料的编写的。所以一个优秀的档案工作者只有掌握了扎实的专业知识和其他档案工作相关的学科知识，才能更好胜任档案工作的需要。

（三）拓宽视野、丰富知识

21世纪学科技术的发展，大大加快了档案工作的现代化管理。如今，各高校已普遍利用计算机等通信设备以及现代化的办公设备进行档案管理，从而更加迅速准确地完成档案信息的收集、加工、传送处理、检察储存和管理等过程，实现档案管理现代化、自动化。这不但把档案工作人员从繁重、重复的手工劳动中解放出来，大大提高信息的开发与利用效率，同时还实现了档案信息资源共享，扩大档案信息的利用范围。而所有这些，都要求档案管理人员必须熟悉和掌握复制、缩微以及电子计算机等现代化技术知识，否则根本无法适应现代高校档案管理的要求。因此，档案人员必须注重专业知识的学习与更新，拓宽视野，了解所涉及工作领域的现状及发展动态，运用档案学科新理论、新技术来指导和改进档案工作，实现由单一专业型向多样复合型转变。因此，应根据当前实际，加强对现有档案人员的继续教育，不断更新档案人员的知识面，使他们不断提高使用先进管理手段的能力。当然，继续教育应注意以下几个方面：

一是注重实用性。要结合工作实际需要和未来的发展趋势，与实际工作紧密配合，并根据不同的层次、不同的需求，按需施教，学以致用，便于实际操作，讲究实效。

二是要因材施教。档案专业技术人员继续教育的类型、形式方法与手段，可因人而异。有些单位的档案人员，由于人员变动，需要学习基础知识，掌握档案管理工作的基本技能；但也有些单位的档案人员稳定，又具有一定的文化知识，需要补充一些新技术、新方法，因此，继续教育的内容应根据各层次人员的情况，因人而异。

三是要注重提高档案管理人员的外语水平。利用各种教育方式，提高他们学习外语的兴趣，鼓励他们克服学习中遇到的困难，树立起为档案事业而奋发向上的自信心，同时也改变档案专业技术职务人员贫乏的状况。

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G271

A

1673-1999（2010）14-0088-02

王常虹（1970-），女，湖南长沙人，湘南学院（湖南郴州423000）档案馆政工师。

2010-03-30