新时期提升高校办公室工作水平探讨

刘荣华 危煜祥

(长江大学学校办公室,湖北 荆州 434023)

新时期提升高校办公室工作水平探讨

刘荣华 危煜祥

(长江大学学校办公室,湖北 荆州 434023)

高校办公室在经济飞速发展和高等教育大众化时代到来的新形势下,应不断创新工作方式、方法与手段,大力加强办公室思想、组织和制度建设,努力提高办公质量和服务水平,以更好地适应新时期、新形势的要求。

高校;办公室工作;创新;队伍建设

高校办公室是高校的综合性管理部门,是学校管理的“中杻”和对外的“窗口”,既要参与政务、又要管理事务,还要搞好服务。它在学校内部发挥着承上启下、顾左联右的作用,既是领导的参谋与助手,也是沟通党政的桥梁和联系群众的纽带。面对科技的日新月异、市场经济的飞速发展和高等教育改革的深入,高校办公室工作既迎来发展机遇,同时也面临巨大挑战。办公室工作的特点决定了只有紧跟经济社会和科学技术发展的步伐,不断厘清工作重心、完善工作方式、创新工作手段,才能使办公室不断提高办公质量和效率、提高服务水平,更好地适应新时期、新形势的要求。

一、新时期、新任务要求办公室工作必须走创新之路

办公室具有组织、管理、协调、督办等多种职能,它是学校机关运转的“心脏”和“发动机”,其工作的效率与质量直接关系到学校管理水平的高低。形势的不断变化与发展,使办公室传统的工作模式发生了很大的变化,因此,新时期新任务要求办公室工作必须走创新之路。

(一)创新服务方式,当好参谋助手

办公室工作千头万绪,如果仅仅停留在繁杂的日常事务之中,就无法适应科学决策和为领导提供帮助的需要。因此要创新工作方式,把办公室工作的重心,转变到既要完成日常的事务性工作,又要兼顾为领导决策参谋服务上来。第一,要找准定位,谋划全局。办公室人员要用科学发展观武装头脑,特别要树立围绕中心、服务大局、统筹安排的中心意识。对战略性、全局性的关键问题,要增强敏感性,主动参与,积极谋划,要紧跟领导思维节奏,紧跟重大决策进程,要协助领导抓好信息咨询和决策落实,办公室干部要努力锻炼成既是处理日常事务性工作的能手,又是善于出好点子的高参。第二,要超前谋划,尽早介入。办公室干部在考虑问题时要尽可能“快半拍”,对领导同志关注的问题,尽可能做到提前谋划,充分发挥好补台、提醒、参谋、助手作用。第三,要主动服务,做好调研。要做好主动服务,首先是吃透“两情”,即上情——领导意图、下情——基层情况。其次是加强调研,要深入基层,充分占有第一手资料,为领导科学决策出思路、献良谋,切不可闭门造车。第四,要把握规律,善于总结。对于有规律、有程序的工作,要纳入规范化管理,在平时工作中,在把握规律的同时,勤于积累,善于总结。

(二)创新协调方式,形成工作合力

学校工作中由于职能的交叉,或站的角度不同,领导之间、部门之间对同一问题经常存在意见分歧,作为办公室,要协调好各种关系,使其求同存异、形成合力。一是领导班子内部的协调。办公室要围绕决策的形成和落实,将基本情况告知相关领导,为其有准备地发表意见提供参考。对于主要领导,要为其提供尽可能多的信息,使其充分了解决策的必要性、可能性、有利条件和不利因素,做到心中有数。二是机关内部各职能部门之间的协调。由于机关处室职能存在交叉,处理问题立场不同,意见也不同。办公室作为综合协调部门,要坚持原则性和灵活性相结合,千方百计从差异中寻找共同点,避开矛盾点,争取从大处着眼,力争达成共识。三是上下级之间的协调。在上下级之间的工作联系中,办公室要充当润滑剂。下级对上级的请示报告,办公室要把好会签关,要给上级领导提供充分的背景信息,让领导了解事情的来龙去脉。上级的指示、决定,办公室要协调下级单位贯彻执行。在遇到执行困难时,办公室尤其要加强协调,确保决策顺利实施。四是办公室内部的协调。办公室工作涉及的办文、办事、办会等各方面的工作都彼此密切关联。作为办公室内设机构,不能彼此独立,各行其是,办公室领导要协调好各科室之间的关系,使各科室互相配合,信息共享,统筹兼顾,步调一致[1]。

(三)创新工作手段,提高办事效率

目前,使用办公自动化系统的高校不断增多,极大地提高了无纸化办公水平,提高了办公效率。随着科学技术的飞速发展,网上办公将越来越普及,高校作为知识分子的聚集地,更应大胆运用现代科学技术,创新工作手段,节约办公成本,提高办事效率。一是建立数字化、自动化的办公自动化系统,实现办文、办会、请示报告、人事管理、教务管理、国有资产管理等的网上办公,建立统一的数据标准,实现数据资料共享。二是运用现代网络技术,运用互联网的相关功能,提高办事的效率,如建立相关的QQ办公群,如党务工作群、教务工作群、办公室主任工作群等,以加强各单位之间的交流与联系,促进工作的顺利开展,对于校区分散且彼此远离的高校,还可以利用互联网建立视频会议模式,节约办公的成本。在科学技术突飞猛进,科技含量日益增高的今天,要提高办事的效率和质量,只有不断地创新,不断地对现有的工作方式和手段加以改进,才能使我们的工作适应新时期的需要,才能创造出新的业绩。

二、新时期、新任务要求办公室必须大力加强思想、作风和制度建设

办公室是学校的“窗口”,办公室工作人员的形象体现着党委和行政的形象,由于其地位的重要性,所以必须造就一支作风过硬、工作能力强、具有创新精神的工作队伍,才能将党委和行政的形象维护好,这就要求办公室大力加强思想、组织和制度建设,促进办公室人才的培养和办公室凝聚力的形成。

(一)加强办公室思想建设,努力做好“三个确保”

一要确保认识到位。正确认识办公室工作,是做好办公室工作的前提。办公室虽然没有很具体的业务工作,但是学校的很多工作,无论大小,都与办公室工作息息相关,办公室人员要做到“不以事小而不为,不以事杂而乱为,不以事急而盲为,不以事难而怕为”。办公室工作要以服务为宗旨,既要为领导服务,为业务部门服务,也要为师生员工服务,办公室的工作很多都是在幕后进行的程序性工作,要创造大家都看得见的成绩很不容易,而出一点小错就会受到领导的批评,有时还会受到误解和委屈。所以,这就需要办公室干部任劳任怨,乐于奉献,甘当“铺路石”,只有这样才能做好办公室工作。

二要确保责任到位。办公室工作事务杂,但责任重大。如重大政策的制订,重要文件的出台,重大会议的组织,重要信息的报送,机要文件的传阅,重要事项的调研,重大决策的落实等,这些工作都是学校的重点工作,要做好这些工作的重要前提,就是增强责任意识。“办公室工作无小事”,办公室必须有明确的责任落实制度和严格的责任追究制度。一旦工作中出了差错,就要把责任落实到个人,不能出了问题,大家都来担责任,这样没有压力,只有层层有压力,人人有动力,才能确保工作顺利开展。

三要确保工作到位。实事求是是我们党的优良作风,办公室的众多工作都是服务性的工作,都是被领导和师生看在眼里的工作,所以必须坚持实事求是,说实话、办实事、求实效。在新形势下,要坚持以人为本的理念,强化服务意识,努力为师生服好务,不让“门难进、脸难看、事难办”的现象在高等学府出现;同时要讲究工作效率,分清轻重缓急,做到统筹兼顾,用科学发展观指导我们的工作实践,不断探索提高工作效率的方式与方法。

(二)加强办公室作风建设,造就一支有威信的工作队伍

干部作风建设是我们党历来取得胜利的法宝任何事业的缔造,都离不开一支过硬的干部队伍高校办公室只有选好、培养好一支作风硬朗的工作队伍,才能适应新形势发展的需要,才能创造优异的工作实绩。

一是要选好用好干部,要特别注意办公室干部的作风。要选好用好那些重实际、说实话、干实事求实效的干部,选好用好那些一心一意干事业、聚精会神谋发展的干部,选好用好那些不唯书、不唯上、只唯实的干部。

二是要树立“办公室工作无小事”的思想,事情再多再忙,对领导交办的工作也要精益求精,保证“件件有着落,事事有回音”。要敢于说真话,道实情,不弄虚作假,对工作成绩不渲染,不夸大,对存在的问题不掩饰,不缩小。

三是纪律上要求严。要积极开展关于“自重、自省、自警、自励”的教育,使办公室工作人员在思想上筑起拒腐防变的坚固防线。要加强党性教育,把不图名利、默默无闻、忘我工作作为办公室人员的最高精神境界。要加强行为规范,自觉遵守党的政治纪律、保密纪律及经济工作纪律。面对新形势,办公室工作人员要常思进取,自加压力,内强素质,外树形象,强化服务意识,提高服务水平,努力使办公室的工作跨上新台阶。

(三)大力加强办公室制度建设,实现办公室工作的规范化、科学化、程序化

“没有规矩不成方圆”,办公室日常工作很具体,有些甚至很琐碎繁杂,涉及到公文处理、重要信息发布、会议组织、来宾接待、车辆管理、信访接待、领导出行安排等,如果没有健全的制度作保障,很难把这些工作做得有条不紊,所以要做到工作规范化、科学化、程序化,必须理顺内部管理体制,建立健全各项工作制度,做到靠制度管人,靠制度管事[2]。要善于总结经验,在从事重复性、程序性的工作中找到其内在规律,并形成制度,做到有章可循。除了必要的公文处理办法、车辆管理办法、接待工作管理办法、经费管理制度、办公例会制度等,还要建立会议厅(室)管理办法、来电处理办法、来访登记制度等,同时还要制定办公室工作人员岗位职责,量化责任,从办公室领导到每一名工作人员,都要有明确的工作任务和应承担的责任,对于责任的量化,要科学合理,可操作性强。随着形势的变化,制度相应地也要进行不断的修订与完善,力争使制度更加人性化,更加易于管理,方便工作的开展,提高工作效率。

[1]师荣耀.谈新时期办公室工作创新[EB/OL].http://www.sdpc. gov.cn/zjgx/t20081031_244091.htm.

[2]任翔.落实科学发展观做好办公室工作[J].办公室业务,2010 (3).

责任编辑 袁丽华 E-mail:yuanlh@yangtzeu.edu.cn

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1673-1395(2010)05-0123-03

2010-07-10

刘荣华(1962—),男,湖北公安人,副研究员,主要从事高等教育管理研究。