馆际协作共建特色数据库之探讨①

喻萍萍 吴智勇

(长江大学图书馆,湖北 荆州 434023)

馆际协作共建特色数据库之探讨①

喻萍萍 吴智勇

(长江大学图书馆,湖北 荆州 434023)

建设特色数据库是网络时代满足用户个性化信息服务的需要。图书馆之间必须真诚合作共建特色数据库,实现优势互补和资源的优化配置。馆际协作共同建库应遵循独特性原则、标准化原则、合作性原则、用户至上原则,在充分了解馆藏资源结构、用户需求等基础上,利用TPI系统合作建库,组建策略性联盟进行管理。建库中,要加强成员馆的沟通与利益协调,完善规章制度,权责明确,加强数据库的宣传力度和数据质量控制,重视知识产权保护问题及用户研究。

图书馆;特色数据库;馆际协作;资源共建

特色数据库是指依托馆藏信息资源,针对用户的信息需求,对某一学科或某一专题有利用价值的信息进行收集、分析、评价、处理、存储,并按照一定标准和规范将本馆特色资源数字化,以满足用户个性化需求的信息资源库。[1]当前,国内许多图书馆都自建或参与CALIS专题特色数据库建设项目并取得一定成就,如国家图书馆的中国年鉴数据库与方志类数据库、上海图书馆的家谱数据库与中文报刊数据库、中国农业大学图书馆的棉花文献文摘数据库、华中科技大学的机械制造及自动化特色数据库等。但各馆分散建库、局部使用现象非常严重,追求数字资源的“大而全”,低水平重复开发严重,浪费了大量的资金、人力和物力。

一、馆际协作共建特色数据库的必要性

图书馆之间协作共建特色数据库是信息时代发展的需要,是图书馆生存与发展的需要。

第一,真诚合作才能有发展。面对商业信息服务机构的挑战,图书馆逐渐边缘化。图书馆只有积极寻求支持与合作,进一步完善馆藏资源,减少经费开支,提高图书馆的服务质量和用户满意度,才能重拾图书馆的核心竞争力。

第二,建数据库是一项较大的工程,要耗费大量的人力、财力、物力,也必然会受到技术、资金、信息资源等的制约,因而单馆建库难以保证其质量及规模化发展。馆际协作共建特色数据库有利于弥补单馆的不足,保证特色数据库的质量和规模。

第三,馆际协作建库有利于加大资源整合力度,发挥群体力量,实现优势互补,减少重复建设和浪费,实现协作馆之间的互赢互利。

第四,馆际协作建库有利于优化资源配置,推进信息资源的共享,打破了各自为政、自建自用的局面,实现信息资源的社会价值,为科技创新、技术发展和社会进步提供强有力的智力支撑。

二、馆际协作共建特色数据库应遵循的原则

第一,独特性原则。在共建特色数据库时,图书馆应避免“大而全,小而全”的现象,要集中力量有重点地开发某一领域或某一品种的数据库,选题必须是在馆藏基础上充分体现地域特色、学科特色、专题特色等。

第二,标准化、规范化原则。规范数据库建设的标准,是建设高质量数据库的重要保障之一。在特色数据库建设中,尽可能采用国际、国内通用的数据著录标准、数据格式标准、数据标引标准、规范控制标准及协议进行系统化、逻辑化组织。[2]

第三,合作性原则。在建库过程中,要“统一协调、分散建设、规范加工、联合上网、统一检索、资源共享”,避免选题重复,并根据各校特色馆藏资源和学科建设需要,对各馆资源进行统筹规划和分工,以资源的共建共享为目的。

第四,用户至上原则。建立特色数据库是为了更好地发挥特色化信息资源的价值,最大限度地满足用户的个性需求。因此,建库时应遵循“用户至上”的原则,充分调查研究用户的信息需求,全面分析数据库的实用价值、社会效益和经济效益,保证所建数据库能面向读者、面向社会需求,能进行深层次开发,实现增值效应。

三、协作建设特色数据库的内容

馆际协作建设什么样的特色数据库,首先要了解“特色”的内容,即学科特色、专题特色、地方特色、民族特色等。例如,著名的特色数据库有潮汕地方文献数据库、特区文献数据库、珠三角房地产数据库、佛山石湾陶瓷世界数据库、“朝鲜—韩国学”文献资料中心、藏学文献资料中心、孙中山全文数据库等。其次,要了解数据库的类型。按数据库存储描述方式可分为全文型、数值型、事实型等源数据库和目录、题录、文摘等书目线索型参考数据库。协作馆可根据实际需求选择所建数据库的类型。再次,要充分了解各馆馆藏资源结构和用户需求。各协作馆馆藏资源结构要彼此透明,以用户需求为导向,有利于把握各协作馆的优势和劣势,便于统筹规划,面向用户需求建设特色数据库。例如,为满足院校学科建设的需求,若各馆在某一学科资源建设方面共俱优势,各协作馆可考虑共建这一学科特色目录数据库,整合协作馆的资源。各馆利用有限的资金负责某一部分内容的建设,而对于本馆未购买的资源,可以通过文献传递来获取,保证该学科的文献保障率。总之,协作馆以共建共享为理念,积极协商达成共识,统筹规划,避免资源浪费和重复性劳动,保证建库工作的推进。

四、协作共建特色数据库的工作流程与运作模式

(一)协作共建特色数据库的工作流程

TPI系统是为图书馆数字化及特色数据库的运作管理提供的一套全面的解决方案,包括全文检索服务器程序、电子图书制作、元数据加工、内容发布数据转换、远程教育等子系统。利用TPI软件建库的步骤如下:(1)管理员设置权限。(2)数据加工人员设置数据库模板。(3)数据的采集。以成员馆现有的资源为基础,同时收集网络资源或其他资源,进行整理、组织、加工、录入系统。(4)数据的录入。人工录入即用扫描仪把文献资料加以扫描,采用TPI中的电子书加工工具将其转换为图形格式或文本格式,通过TPI系统中内容加工与发布工具将其上传至建立的数据库中。(5)数据的发布,包括内容的发布和访问权限的控制。TPI系统提供多种数据库发布类型(TPI、CN KI、GOOGLE、IMA GECARD及VIDEO等13种不同的类型),可适应不同用户的检索习惯。为方便用户的检索需要,应根据不同的数据库模式来选择发布类型。例如在发布会议论文数据库时选择CN KI格式,它是期刊网数据库的检索方式,这是大多数文字型数据采用的发布格式。它可以将发布界面分为“概览区”和“细览区”,在“概览区”可选择论文集的名称、文章题名、主要责任者的姓名作为检索词;在“细览区”可选择论文集的名称文章题名、主要责任者的姓名及关键词等作为检索词进行进一步的检索。在利用TPI建库过程中,要统筹规划,平衡协作馆的利益,在了解各协作馆的优势和缺陷基础上分配不同的权限和不同的任务。

(二)协作共建特色数据库的运作模式

作为企业管理理论的一个重要概念,策略联盟(Strategic Alliances)是指两家或两家以上企业为了共同的目标,通过交换彼此的关键资源,在一定时期内携手合作以创造竞争优势的一种经营行为及合作方式。[3]该理念强调合作双方的资源互补以及战略目标的实现。策略联盟不是组织性的联合或合并,只是一种营运上的联合策略。为保证特色数据库的共建共享,协作馆可采用策略联盟运作模式进行管理。在协作建库前,首先由各馆协商建立联盟委员会,联盟委员会主要负责联盟战略目标的确定、联盟制度的建立、联盟成员的价值观认同、资金的筹措一系列机制的建立及联盟的正常运行等。然后在各馆抽调馆员成立合作研究小组,合作研究小组由项目负责人、数据采集员和系统维护人员组成,主要负责数据的采集、录入和维护等业务工作。

同时,协作建设特色数据库的工作流程与运营方式必须要与软件开发商合作,共同开发与管理适应合作体的自动化系统,并在实践中不断升级、完善系统功能,使合作体中的工作按照既定系统程序顺利运行。

五、协作建库中应注意的问题

(一)加强成员馆之间的沟通,建立信任机制

在馆际协作建设特色数据库的过程中随时会出现技术问题与观念分歧,所以实时而有效的沟通格外重要。各成员馆之间、成员馆与协调机构之间、工作人员个体之间的有效沟通,是保证合作中通畅的信息交流、促使各馆达成共识的有效手段。OCLC (Online Computer Library Center,联机计算机图书馆中心)的高层管理人员就曾指出,OCLC的成功取决于其为成员馆提供的优质服务及相互间的良好沟通与合作。[4]合作中沟通的形式可多种多样,如定期组织学术交流及馆长会议、举办各专项问题研讨会等,利用网络论坛、电子邮件、QQ等进行实时沟通,及时通知及解决各种问题。

(二)及时协调成员馆的利益

如何平衡合作体中各方利益关系、如何充分调动成员馆的积极性、如何保障整个合作体的共同利益以达到共赢,是馆际协作建库首先要解决的问题。虽然在合作过程中各馆之间也制定了一些协议,但缺乏具体的操作办法,对一些实际问题缺乏明确的规定,促使有些图书馆对合作缺乏信心,从而产生许多顾虑,影响了合作的积极性。特别是当本馆利益与整个合作体利益发生冲突时,很多馆难以顾全大局,难以协调个体与个体之间及个体与集体之间的利益关系。[4]

(三)统筹规划,完善规章制度,明确权责

在“统一标准、集中培训、分散加工、联合建库”的方针下,各馆要统一思想认识和技术规范,统筹分配各馆的工作和任务,通过协作以提高开发和利用特色资源的综合能力,从而实现特色资源的合理配置和有效利用。完善的制度是成功的合作的保障。建立组织机构、资金管理、资源建设与使用等方面有配套的实施细则与监督制度,明确成员馆的权责,才能确保特色数据库的顺利建设与共享。例如,美国华盛顿研究图书馆联盟(Washington Research Library Consortium,简称WRLC)的存在及发展也得益于合作协议和法规的制定,其协议中明确规定了WRLC成员的权利和义务,并制定了一系列有利于组织稳定及资金投入的特殊规定,这些制度既保证了联盟成员的连续性,也确保了联盟组织结构的稳定性。[5]

(四)加强数据质量控制

标准化是建设特色数据库的原则之一,也是数据质量控制的关键。联合建设特色数据库如果缺少统一遵循的标准和规定,存在着数字化信息资源开发和利用标准不统一与数据标引混乱的现象,易造成数据质量低下、资源无法共享。数据质量控制主要在于数据采集和数据录入的标准化。采集数据时应注意以下三个方面:第一,确定合理的收集范围,包括学科范围、时限范围、地域范围、文种范围等;第二,确定信息源的种类,包括图书、期刊、会议录、论文集、专利文献、产品说明、科技报告及网上信息;第三,确定收录信息的形式,包括文字、图片及多媒体信息等。对于数据录入的标准化,可按照《UMMARC格式和手册》、《中国机读规范格式》等国际国内的有关标准和要求进行建设,实现标引的规范化和著录的规范化。

(五)加大特色数据库的宣传力度

为了最有效地发挥资源的社会效益,各馆必须加大宣传特色数据库的资源。第一,在图书馆主页进行宣传。主要是在图书馆的主页上对该数据库的内容和使用方法进行简单的介绍。第二,定期举行数据库使用方法的培训或者讲座。可在校内定期举行数据库的使用方法的培训或者讲座,普及数据库使用方法和知识,帮助用户掌握数据库使用的技巧,提高数据库的利用率。第三,主动推介给主要的用户群。可以采用E-mail等形式,将该数据库的内容、特点、使用方面的信息主动推送给潜在的用户群。特别是学科专指度较高的数据库,可以针对其学科特点,向相应专业的老师和学生进行推介。

(六)重视知识产权保护问题

知识产权问题是目前建库中较为突出的问题从信息采集的主要3个途径来看,建设特色数据库必然涉及文献资源数字化版权问题、数据库知识产权保护问题及网络信息传播权等问题。建库中,图书馆如何在适应知识产权国际秩序的基础上,通过合理适度的法规调整,解决好特色数据库建设与知识产权保护的关系。一方面。要尊重他人的研究成果,“合理使用”。要解决好“下载”和“复制”所带来的侵权问题,解决作品的著作权问题;在使用有关的信息资源时,尽可能标明出处;对于已购买数据库的资源,要尊重其独创性,而对不能取得使用权的数据库资源,可在自建数据库中建立题录,标示网络地址,然后建立超文本链接,为用户提供网络导航。另一方面,要做好自我保护工作。在研制特色数据库之初,要着眼于与国际接轨,不仅保证信息资源的共享,而且要做好数据库上网后被套录、被盗版的防范工作。

(七)加强用户研究

为满足用户深层次需求,作为一种由独特性资源与信息服务组成的整合性产品,特色数据的专指性和实用性往往能够向用户提供更具针对性的资源与服务,有效降低用户的决策成本。[6]因而,要建好特色数据库必须加强用户研究,主要包括用户群、用户类型、用户使用心理、用户使用行为等方面的研究,从而明确特色数据库的建设定位。

六、结语

在信息时代,特色数据库的建设不仅要注重特色资源的搜集和整理,更要重视特色增值服务的开展,不断完善和提高特色数据库的规模和质量,满足用户的个性需求,凝聚图书馆的核心竞争力。

[1]李三凤.我国高校图书馆特色数据库建设研究[D].湘潭大学, 2006.

[2]邓蓉,等.湖北省高校图书馆特色数据库调查与分析[J].新世纪图书馆,2006(5).

[3]陈丽纳,熊静.图书馆联盟运作模式的发展趋势——公司制联盟和策略联盟[J].情报资料工作,2008(1).

[4]张力,王维.近年来我国图书馆区域合作问题的思考[J].情报理论与实践,2007(4).

[5]张海燕.数字图书馆实现资源共享的对策研究[J].情报科学, 2006(6).

[6]刘秀英.高校特色数据库建设之定位——基于商业性文献数据库目标市场策略的方案[J].西南民族大学学报(人文社科版),2009 (8).

责任编辑 袁丽华 E-mail:yuanlh@yangtzeu.edu.cn

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G250.7

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1673-1395(2010)05-0114-04

2010-07-10

喻萍萍(1983—),女,湖北荆门人,助理馆员,硕士,主要从事信息资源管理研究。

① 本文属长江大学优秀中青年科技创新团队资助计划项目(长大校发[2007]85号)产出论文。