高校图书馆成本管理制度初探

毕玲

（安徽财经大学，安徽蚌埠 233041）

高校图书馆成本管理制度初探

毕玲

（安徽财经大学，安徽蚌埠 233041）

高校图书馆的非营利性和公益性决定了其成本管理有着不同于企业成本管理的内涵，图书馆在成本预算、成本分析、成本决策、资源利用、成本控制和成本监督等方面的各个环节共同组成了图书馆成本管理体系。树立成本管理观念、提高成本管理意识，建立健全成本决策体系、提高成本决策的科学性，严格执行成本预算、强化成本支出监控，完善岗位职责、提高成本利用效率，是图书馆成本管理制度建设重要内容。

高校图书馆；成本管理；图书馆资源；成本利用效率

成本管理作为企业生产经营过程中各项成本核算、成本分析、成本决策和成本控制等一系列科学管理行为的总称，本属于企业管理的范畴，但随着管理科学的发展和科学管理意识的普及与管理水平的提高，成本管理一词已经超越了企业管理的范畴而成为各个管理领域广泛使用的一个概念。近几年来，在高等学校图书馆，为缓解高等学校招生规模急剧扩张对图书馆资源造成的需求压力，优化图书馆资源配置，提高图书馆资源使用效率，在一些学者的倡导和有关领导的支持下，一部分图书馆引入了成本管理机制，开始了成本管理制度的尝试与创新。[1]然而，对于长期处于事业单位管理体制下的以公益为目的的高等学校来说，图书馆成本管理毕竟不同于企业成本管理，作为一项具有创新意义的新生事物，高校图书馆成本管理尚有许多问题需要研究和探讨。本文从高校图书馆成本管理的内涵入手对图书馆成本管理制度建设谈一点粗浅的认识，以为抛砖引玉，期待更多的专家学者对此做更为系统和深入的研究。

一、高校图书馆成本管理的内涵

从语言学角度分析，“成本管理”由“成本”与“管理”两个概念集合而成，由于二者集成于企业生产经营管理之中，企业的营利性本质特征赋予“成本”与“管理”特殊内涵，“成本管理”成为了一个专有名词。所谓“成本”，现代汉语词典解释为“生产一种产品需要的全部费用”，《管理经济学》解释为“当资源进行交易或转移时所形成的牺牲”，《成本管理体系（CMS）术语》解释为“为过程增值或结果有效已发生或应发生的资源消耗”。[2]在企业生产经营过程中，成本表现为固定资产成本、流动资产成本、人力资源成本及经营费用、管理费用、财务费用、研发费用、税金、损失等以实物资产、货币资产和无形资产形式体现的各项支出，企业通过成本核算、成本分析、成本决策和成本控制，提高成本支出的边际效益，避免成本投入的不足和浪费，从而实现投资收益（利润）的最大化，这就是成本管理的内涵，也是企业成本管理的目的之所在。

高等学校是不以营利为目的的事业单位法人，作为为高等学校教学与科研提供服务的职能部门，高校图书馆的目标就是为教学与科研提供高效、优质的服务，与以利润最大化为目标的企业有着质的差异，其在为教学和科研服务过程中的人、财、物力投入严格来讲虽不是企业经营意义上的“成本”，其服务效益亦无法用货币单位计量，但也必不可免地存在着投入与产出的矛盾——图书馆资源投入不足必然影响图书馆服务质量，图书馆资源投入超过教学与科研的实际需求必然造成图书馆资源的浪费，实际上也并不必然代表着图书馆优质服务。如何在图书馆资源投入（成本）与图书馆优质服务（产出）之间寻找最佳平衡点，以最合理的成本支出实现服务效益的最优化，毋庸置疑应当是高校图书馆必须解决的一个重要课题。

高等学校的非营利性决定了高校图书馆成本的构成不同于企业生产经营成本的构成。图书馆成本按照其存在形态分为显性成本与隐性成本。显性成本包括：（1）固定资产成本，主要表现为图书馆馆舍及附属设施、计算机与网络设备、通讯器材、纸质及电子文献资源方面的建设和购置成本及维护和折旧费用；（2）人力资源成本，主要包括图书馆工作人员的薪酬、津贴、补贴、奖励、福利、社会保障费用、培训费用等方面的人工费用支出；[3]（3）行政事业费用，主要包括办公费、交通及差旅费、通讯及通信费、会议费、招待费、设备设施维护维修费、专用材料费等图书馆日常运行及管理方面的费用支出；（4）科研费用，即图书馆为完成所承担的科研任务和为学校专项研究项目服务所支出的费用，主要包括课题调研费、为科研专门购置的文献资料费、设备费及咨询费、资料查询费、成果鉴定费。隐性成本又称无形财产成本，是指图书馆及其工作人员在为学校教学与科研服务过程中付出的，能够形成图书馆无形资产的费用或努力，主要包括软件开发费用、知识产权许可使用费用、图书馆文化建设费用、图书馆为提高其工作人员的思想素质和业务技能所占用的时间资源以及工作人员个人所付出的努力。当然，要把这些显性成本支出和隐性成本支出效益化为符合高校教育和科研需要的图书馆优质服务，还需要对这些成本支出进行科学的管理，不仅要对图书馆服务支出进行科学的成本预算、成本分析、成本决策、资源利用，而且还要强化成本控制和成本监督，使图书馆成本支出合理化，服务效益最大化，也这是图书馆在成本预算、成本分析、成本决策、资源利用、成本控制和成本监督等方面的各个环节共同构筑起的图书馆成本管理体系。

二、高校图书馆成本管理制度建设构想

高校图书馆成本管理目标的实现需要有一套科学、完整的制度作保障，惟有制度化方能规范化和常态化。然而，目前我国高校图书馆成本管理制度建设还处于部分学者的理论探讨阶段，尽管有的学校进行了局部尝试，但总体而言尚无多少可资借鉴的经验，笔者根据自己对图书馆成本管理属性的理解，借鉴企业成本管理原理，结合自己的工作实践，对高校图书馆成本管理制度建设提出如下构想：

1.树立成本管理观念，提高成本管理意识

理性人的行为无不受到观念和意识的支配。高校图书馆建立成本管理制度，实现科学的成本管理，首先要树立成本管理观念，提高成本管理意识。

高校图书馆人力、财力、物力的投入作为国家、社会和公民个人对高等学校图书馆资源的社会教育成本支出，其目的在于追求社会效益——培养符合社会需要的优秀人才。尽管这种效益无法以货币利润的形式计量，效益高低也不直接影响包括图书馆在内的高等学校的收入分配，但高等学校肩负的社会责任决定了其有义务保证对图书馆资源的足额投入；图书馆作为图书馆资源的管理者和为教学与科研提供服务的承担者，在保证图书馆资源安全的基础上，合理开发、配置、利用图书馆资源，为教学和科研提供优质服务，实现图书馆资源效益最大化，这是其必须承担的义务。加强图书馆成本管理，实现图书馆社会效益最大化，就是履行自己的社会义务，图书馆必须形成这样的成本管理观念和意识。

然而，由于长期受计划经济模式影响和僵化的事业单位管理机制的约束，目前我国绝大多数高校图书馆尚未形成成熟的成本管理观念，成本管理意识相对淡薄，主要表现在：学校对图书馆的投入缺乏科学性，随意性大；图书馆在成本预算、成本决策中缺少足够的话语权，参与的主动性不高；对图书馆资源配置、成本控制缺乏积极性，学校给多少钱办多少事，给多少人干多少活，成本控制、经费开支计划性差；图书馆资源配置不合理，资源利用效率低，浪费现象严重。可以说，要提高高校图书馆成本管理意识，树立良好的成本管理观念尚任重而道远，而要从根本上解决这个问题，必须建立一套科学的成本管理制度，以制度约束图书馆管理行为，并通过制度的贯彻与执行提高成本管理意识，养成良好的成本管理理念。

2.建立健全成本决策体系，提高成本决策的科学性

有效的成本管理依靠科学的成本决策。作为成本管理体系的第一个重要环节，成本决策既是成本分析、成本预测的结晶，又是成本控制和成本管理目标实现的基本前提，在成本管理系统中具有非常重要的作用，从企业管理经验看，凡是经营成功的企业，毫不例外地都建立有一套比较完善的成本决策体系。

与比较完善的企业成本决策体系相比，高校图书馆的成本决策存在着相当大的差距，许多高校图书馆的成本决策甚至根本不成体系——在许多学校，既缺少图书馆成本决策组织系统，又缺乏图书馆成本决策机制；事先既不组织成本分析，也不进行成本预测；预算方案的制定权、决定权主要集中在学校高层领导手中，基层师生员工甚少参与，即使图书馆专家乃至于图书馆的意见也只能作为参考。在这种状况下，关于图书馆建设和投入的许多决定基本是少数领导拍脑瓜的产物，其科学性自然经不起实践的检验，不仅为以后的预算执行和成本控制增加了困难，而且造成了图书馆宝贵资源的浪费。而要改变这种状况，行之有效的办法就是通过组织起一支由专家、学者组成的成本分析、成本预测、成本预算编制队伍，形成由学校主要领导和或分管领导牵头，以图书馆专家和学者为骨干，由图书馆一线工作人员和教师与学生代表参加，既有民主又有集中的成本决策体系，并使之制度化和规范化。

3.严格执行预算方案，强化成本支出管理

科学、合理的预算方案只有严格贯彻执行才能达到预期目标。目前，预算超支是我国高校图书馆面临的主要问题，产生这一问题的原因是多方面的，既有学校财力不足、图书馆预算偏紧、预算编制不合理等非图书馆自身因素，也有图书馆执行预算不力因素。对于非图书馆自身因素造成的预算超支，图书馆固然可以通过相应程序对预算方案进行适度调整，但对于图书馆执行预算不力，则必须通过严格的成本支出管理手段予以控制。为此，图书馆不仅应当在学校预算方案下达后及时制定具体而细致的预算执行方案，对每项主要业务支出与各个职能部门的相关费用支持做出明确的计划安排，而且还要建立和完善成本支出控制制度，对预算内每项必需的大额支出，做到事先有论证、事中有检查、事后有总结；对预算内必需的小额支出，做到专人负责，从严控制；对预算外必需的支出，由馆领导集体讨论，馆长决定；基本杜绝预算外非必需支出，特殊情况，由馆领导集体决定，真正从制度上强化成本支出的控制与监督，避免和减少图书馆资源的流失和浪费。

4.完善岗位职责，提高成本利用效率

图书馆工作人员是图书馆人力资源的拥有者，也是非人力资源的管理者，还是图书馆为教学与科研服务的提供者，[4]学校对图书馆物力、财力的投入与图书馆工作人员的工作相结合，直接转化为图书馆服务效益。图书馆工作人员的配备、部门与工作岗位的设置、服务窗口的开设和岗位职责分工，不仅关系到图书馆工作人员自身效用的发挥，而且还影响着其管理的非人力资源的利用效率。现在，高校图书馆的人员配备及部门与岗位分工已经比较明确，也相应制定有比较详细的部门与岗位职责细则，在有些岗位职责细则中，尽管诸如节水、节电、保护图书馆设备与设施等涉及成本管理方面的要求也有所体现，但整体而言，成本管理还并没有成为这些细则的主题和原则。目前高校图书馆冗员过多、骨干短缺、岗位设置疏密失度、职责分工失衡、苦乐不均、奖惩不明现象具有相当的普遍性，其所导致的人不能尽其才、物不能尽其用的消极后果，在很大程度上侵蚀了图书馆资源的利用效率。因此，在图书馆成本管理制度建设中，必须本着效率优先原则重新审视和梳理既有的管理规定，合理调整人员匹配及各工作部门和工作岗位设置，进一步完善岗位分工与岗位职责，不仅在图书馆各部门之间、图书馆工作人员之间形成有效利用图书馆资源的整体布局，而且将有效利用资源的责任落实到每一个工作岗位，在图书馆形成有效利用图书馆资源的合力，提高图书馆人力、物力、财力成本投入的使用效率。

［1］邓旭华.高校图书馆成本管理探究[J].大众科技，2007，（12）：158-159.

［2］黄蓓.医院图书馆成本管理探析[J].医学信息杂志，2008，（9）：47-49.

［3］姬昂.浅谈数字图书馆成本管理[J].财会通讯，2007，（7）：21-22.

［4］张乐平.关于高校图书馆成本管理问题的研究[J].企业技术开发，2008，（2）：83-84.

G251

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：1672-0547（2010）02-0101-02

2010-02-07

毕玲（1961-），女，安徽全椒人，安徽财经大学图书馆流通部主任，副研究馆员，研究方向：图书馆管理。