浅谈医院设备采购的全过程审计

贺彩霞

设备采购的全过程审计是指对采购合同实施事前、事中、事后审计，这种方式的审计既从原始的需求计划、供货商资质、商务谈判、合同签定、合同履行、入库验收发放及使用以及对设备的配套服务、维保等全过程审计监督。对项目起始到终结整体合同管理情况，提出审计意见，这对完善合同管理，堵塞合同管理中存在的漏洞，有着十分重要的意义。

一、医疗设备采购审计的特点

1.专业性强。医院是一个特殊的单位，医疗行业是个独特行业，他的服务对象是人而不是物，可变性和不可逆因素很大，故医疗设备的采购与维保也有其独特之处。医疗设备具有性能优良、稳定；外部条件要求高；故障与非故障界限不明显，受人为干扰影响大；常需要紧急抢修等特点。医院的医疗设备一般来讲品种、类型多、总数量多，但同一类型机数量少，只有一台。根据其特点，在医疗设备采购与维保的具体措施上，对于非专业的审计人员来说具有很大的难度。即使是专业人员，也只是熟悉某一类型的或某厂家的设备。

2.数额大。医疗设备是从事医疗、科研及训练的重要物质基础，现代化的医疗常需要大型设备和贵重进口设备，这些设备动辄一台就几十万，甚至上百万。近年来我院用于购买医疗设备的支出逐年增加，每年用于购置医疗设备的投入资金就超数千万元。如何使购买的医疗设备既能保证质量，又能尽量降低成本，并能体现采购的公开、公正、合理，接受有效的监督，已成为内部审计普遍重视的问题之一。

3.专有性强。医疗设备一般来讲总数量多，但同一类型机数量很少，很多机型具有专有性，只有一个厂家生产或维保，同时在价格上特别是维保价格上具有垄断性，这也给审计工作在具体的实施上增加了难度。

二、设备采购全过程审计的重要性

对设备采购事前、事中实施审计，审计人员能及时对合同标底物的需求计划、即时市场供求关系、供货周期、库存情况、商务谈判或招、投标等诸多因素及时地提出审计意见，审计意见适时有效地在签定合同中体现。由于目前的市场竞争异常激烈，供货商为了拿到合同定单，在投标或商务谈判过程中，人为的压低产品价格，在供货产品方面打折扣，鱼目混珠。如果实施事前、事中审计，而不实施事后审计，那么存在没有对合同履行结果的审计监督，也就是说，缺乏对标底物价格密切相关的合同标底物到货日期、质量、数量审计。对设备采购合同实施事前、事中、事后审计，这是全过程对项目审查，既从原始的需求计划、供货商资质、商务谈判、合同签定、合同履行、入库验收发放及使用等全过程审计监督。对项目起始到终结整体合同管理情况，提出审计意见，这对完善合同管理，堵塞合同管理中存在的漏洞，有着十分重要的意义。但是，仅仅对设备采购合同实施事后审计，其存在的弊端是既成事实，合同的签定形成以后具有法律效益，当时签定价格也事过境迁。作为内部审计人员只能起到亡羊补牢作用，无法弥补经济损失和实现审计效益。设备采购合同审计的主要出发点和落脚点就是强化和提高医院经济合同内部管理，降低采购成本，提高医院效益。所以，要提高审计质量，就必须运用恰当的审计方式、方法，卓有成效地进行物资采购合同内部管理，降低成本。

三、设备全过程审计的内容

1.事前审计。事前审计主要是指设备立项与设备购置计划的审计。设备立项是指设备使用科室提出设备购置申请后，先由医院设备管理小组进行集体讨论、评审，然后交由医院党政联系会讨论决定是否采购。如果立项环节管理不好，就有可能导致整个设备采购资金的浪费，因此立项环节在整个设备采购中处于非常重要的地位。审计的内容主要包括：设备立项的手续是否符合规定；材料是否齐全；是否组织专家组进行了可行性评审；专家组的评审是否依据医院的有关规定和医院发展规划、教学科研、实验室建设的需要及经费情况分轻重缓急进行的；对于大型仪器设备购前是否进行了充分的市场和用户调研，对仪器设备的性能、技术参数、规格型号、售后服务等是否进行了认真的论证等。设备购置计划通常由设备申购科室编制并交由设备主管部门汇总编制，经财务部门审签、医院领导审批后组织实施。计划环节可以说是具体实施设备采购活动的起点，对设备采购实行计划管理，有助于在确保医院经营、科研需要的情况下落实采购资金，保障整个采购活动的有序进行，提高设备采购工作的效率和采购资金的使用效益。如果变更是否严格按规定的程序进行等。

2.事中审计主要是指招、投标和经济合同的审计。目前，大多数企事业单位普遍采用招标采购，它是一种在市场经济条件下比较完备、先进的物资采购模式。因此，加强对设备采购招投标环节的审计监督不仅具有重要的现实意义，而且具有直接的经济效益。审计的内容包括：招标文件是否完整、合规；是否包括对招标项目的技术要求、对投标人的资格审查标准、投标报价要求和评标标准、办法等所有实质性要求和拟签订经济合同的主要条款；技术要求是否正确，是否满足需要；对投标人的资格要求是否清楚，确定的评标标准和方法是否公平、可行、先进合理；是否含有限制或排斥潜在投标人的内容等。开标评标定标阶段是完成招投标工作的实质性阶段，大多关键的招投标工作都在这一阶段完成，并且招投标前期工作的质量情况也能在这一阶段上体现出来，因此开标评标定标阶段也应作为审计重点。审计的内容包括：是否具备招标条件；招标方式的选择是否符合规定；是否在规定时间停止接收投标文件；投标人是否具备投标资格；是否当场检查投标文件的密封情况；是否按程序公开唱标；评标委员会的产生及组成是否符合规定；评标过程是否公正、保密；评标委员会是否严格按招标文件确定的评标标准和方法评标；开标、评标、定标程序是否符合规定等。

3.事后审计主要是指设备使用效益的跟踪审计。已购设备的管理情况如何，使用情况如何，是否达到设备立项时的要求等，这些因素直接影响到医院资金的使用效益。对于购入设备主要审计的内容包括：设备购置是否按计划进行，有无调整计划的情况，造成这种调整的原因是什么；设备到货后是否安装调试，运行情况怎样，技术指标能否达到规定要求；设备是否配套，配套情况怎样；维保方式的确定；新仪器设备的操作规程等规章制度是否完善；使用设备的经济效益怎样；设备的使用是否达到了预期效果等。另外，对于科研设备调查应结合其取得的科研成果进行，对于经济实体设备调查应结合其取得经济效益进行，对于专用设备调查应结合其专门用途进行。

综上所述，找到了设备采购过程的关键控制点，实际上也就找到了审计监督的切入点，但是如何审计，何时介入监督过程，还要根据各医院的实际情况具体分析，这就要求审计人员必须不断学习，拓展思路，以提高审计人员管理工作的水平。总之，医院内部的设备采购审计要以经济效益为中心，实现审计监督的重点向事前转移和实现事前、事中、事后全过程的监督，才能更好地发挥审计职能，防止采购资金的浪费。