高校档案信息化建设与管理探索

徐凯歌

（南阳师范学院 美术与艺术设计学院，河南 南阳 473061）

高校档案信息化建设与管理探索

徐凯歌

（南阳师范学院 美术与艺术设计学院，河南 南阳 473061）

档案管理是高校教育管理的重要组成部分,档案信息化建设已成为高校档案工作的当务之急。档案信息化建设是一项系统工程，内容主要有加强收集和编研工作，实行文档一体化管理；加强档案信息化建设的财政支持，加大软、硬件基础设施的投入；建立标准化、规范化体系，加强电子档案的安全管理保护；建立档案信息网站，加强高校档案管理的利用；加强组织管理，培养高素质、复合型院校档案管理人才等。

档案管理；信息化；高校

档案管理是高校教育管理的重要组成部分,是高校建设和发展中不可缺少的一项长期性、重要性、基础性工作。技术的发展大大加快了现代社会的信息化发展,信息化已成为全球经济社会发展的显著特征。信息化的触角亦延伸到高校档案工作中，引起了档案工作的深层次变革：档案管理模式已由传统的手工管理转变为综合应用计算机技术、网络技术的现代化管理；校园信息化建设产生大量的电子文件，新兴电子文件的归档和管理问题不仅为档案工作带来了新的挑战，也为档案管理带来了许多新的特点和课题，档案工作面临着前所未有的变革。随着我国高等教育事业的普及与迅猛发展,高校办学规模越来越大,办学条件日趋改善,对外交流程度也越来越高,因而产生的档案与日俱增。在这种形势下,如何有效地管理与利用电子文档，以数字化形式存储与利用，实现教育资源共享，为高校教育事业服务，已成为高校档案工作的当务之急。

一、高校档案信息化建设的意义

档案信息化建设是社会发展的需要。所谓档案信息化建设就是应用现代化科学技术手段和管理软件对档案信息资源进行整理、保存，并提供现代化、网络化服务的一种档案管理模式。高校档案信息化建设是高校数字化校园建设的重要组成部分，是利用信息技术工具获取、处理、传输、应用档案资源，提高档案管理效率与效益，实现资源共享，逐步实现高校档案资源数字化、信息服务网络化、电子文件和电子档案管理规范化的重要途径。

档案信息化建设是优化档案管理模式的必由之路。随着数字化校园的建设与实施，档案管理软件可以实现网上归档，将处理完毕的文件材料上传到档案管理网络中，档案工作人员在网络中进行检查验收即可，电子档案的系统化管理，能够从文件的产生、运转、归档、利用进行全程控制，实现了档案管理模式的优化。

档案信息化建设是实现档案信息资源共享的根本条件。档案信息化建设就是借助计算机技术和网络环境实现对档案信息资源的数字化和网络化，达到合理配置、科学管理的目的，为档案信息的充分利用提供前所未有的条件，是高校档案走出封闭、走向社会的有效途径。

二、高校档案信息化应采取的策略

档案信息化建设是一项系统工程，它包括：加强收集和编研工作，实行文档一体化管理；加强档案信息化建设的财政支持，加大软、硬件基础设施的投入；建立标准化、规范化体系，加强电子档案的安全管理保护；建立档案信息网站，加强高校档案管理的利用；加强组织管理，培养高素质、复合型院校档案管理人才等。

1.加强收集和编研工作，实行文档一体化管理

档案收集和编研工作是档案管理的基础，院（系）档案是学校档案的主要来源和基本单元，所以院（系）档案应多渠道、多途径地广泛收集档案材料，使档案信息资源的开发连续不断、系统完整、真实可靠，形成以收集整理为基础、开发利用为重点、现代化管理为目标的多层次、全方位服务的新格局，提高档案管理的水平。

尽管档案一体化管理的思路已提出多年，但由于管理体制和现代化办公程度不高，在实际工作中仍然存在着文书部门与档案部门各自为政的局面，造成人力、物力、财力上不必要的浪费。所以应加快实现文档一体化管理，充分利用校园网络资源共享的功能，将各种文件直接转换，进入档案馆数据库，减少档案人员的重复录入，保证档案信息的完整性。

2.加强档案信息化建设的财政支持，加大软、硬件基础设施的投入

高校档案信息化建设的成功开展，一个必不可少的先决条件是领导部门一定要重视高校档案信息化建设。同时，相关部门还要加强对档案信息化建设的财政支持，这也是关键。只有重视而没有实际的财力援助，高校档案信息化建设也只能是纸上谈兵，不能付诸实践。所以，相关部门应加大财力投入，开辟电子档案存储的新途径，为档案管理部门配备必要的计算机刻录设备，对应归档的电子文件、数据资料应采用通用格式的光盘存储。要及时修补影响管理软件安全的漏洞，对防火墙和防病毒软件实现全天候自动升级，搞好档案上传、下载的安全等级和访问权限。高校可以结合自己的经济能力，从实际出发，充分利用现有设备，按照“填平补齐、适当超前、适当延伸”的原则购置适当的技术设备。包括数据库服务器、路由器、图文影像扫描设备、海量存储设备等。在硬件管理上，要进一步完善电子文件和计算机设备的保管设施和环境，注意避光、防尘、防变形，远离磁场和有害气体，确保电子档案信息数据在保存和传输过程中的安全、稳定。

3.建立标准化、规范化体系，加强电子档案的安全管理保护

电子文件对计算机等设备软、硬件环境的依赖性决定了其管理收集、归档、利用的技术性，其形成的整个过程由一系列严密的电子文件技术标准作支撑。所以建立一个标准化、规范化、大多数软件都能接受的文件信息存储及交换格式标准，才能保证高校校园网、校际网、教育系统网、档案系统网之间档案信息存储、交换的顺利进行。

电子档案的安全主要是档案信息存储安全和利用安全。应采取有效措施和技术手段，建立档案数据备份和恢复机制。在技术安全管理方面，要做到内部局域网与外网连接，以保证安全。访问电子文件采取控制技术，对单位的档案资源，采用身份认证技术防止非法访问，在某一个结构的网络和不安全的网络之间设置障碍阻止对本机信息资源的非法访问。

4.建立档案信息网站，加强高校档案管理的利用

高校档案的收集、保管，其最终目的就是为了迅速获取信息并加以利用。档案信息网站的建设将为档案信息的充分利用提供前所未有的条件。利用校园网建立档案信息网站，实行信息上网发布、电子邮件服务、联机公共目录查询和光盘远程检索服务，同时开展档案信息咨询服务，为用户进行定向、定期的交互式信息咨询，运用现代信息技术对档案信息进行加工、提炼和深层次开发，提供更多可深加工的信息产品，拓展档案信息网站的服务功能，提高档案服务质量。在服务中求效益，做好档案的提供利用，使档案文件资料产生出一定的社会和经济效益，促进高校档案工作向有益的方向发展。高校档案部门还可以通过互联网、校园网和档案馆网页等渠道，实现档案管理自动化信息的及时更新和信息资源共享，提高信息的利用率，使校领导及院、系、处领导随时能查阅和掌握高校工作情况，提供优质的档案信息检索和查询，提高服务效率。

5.加强组织管理，培养高素质、复合型院校档案管理人才

建立电子档案管理队伍是网络的组织保证。由分管档案工作的校院领导牵头，组建校、院办公室分管档案工作的领导和档案部门领导的领导班子，各部门分管电子档案工作的负责人参与，配各专门的电子文件管理人员（信息员），共同组建一支电子档案管理队伍。

高校档案工作既是一项业务性工作，又是一项管理服务性工作。电子文件归档，电子档案保存及开发利用，都要靠管理人员。这就要求从事档案工作的人员，既要有扎实的业务水平、广博的知识并掌握现代网络技术，又要有较强的管理能力和服务意识。档案馆的网络化、自动化建设是建立在计算机科学与档案学专业基础之上的。知识经济时代，档案馆工作人员是信息资源与用户之间的桥梁与纽带，是高知识含量信息产品的设计者、生产者和操作者。所以，档案工作人员的知识结构和能力结构也要有相应的变化，他们不但是档案学、文书学、信息传播学等方面的专业人才，而且是计算机应用软件开发、通信工程技术、信息网络、信息管理、数据库生产和服务、办公室自动化及计算机辅助设计技术等方面的专业人员，还要熟练地掌握外语。这给从事高校档案工作的人员提出了更高的要求，要求档案工作人员加强政治理论和档案业务知识学习，切实提高档案管理人员的业务素质和工作能力。必须具备档案现代信息加工处理技术的能力，能系统地掌握现代化管理知识和档案专业知识，通过长期的学习和知识更新，不断地改进工作方法，促进自身整体素质的提高，培养和造就一批电子档案管理人员。

总之，高校档案信息化是一个复杂的过程，我们不能够简单地诠释高校档案信息化，档案部门应运用科学发展的观念，从多方面入手促进信息化建设，我们要在实际的档案信息化建设过程中不断发现问题，总结经验，解决问题。创新开展高校档案信息化建设，把高校档案从单一的档案实体保管建设成一个开放的信息资源中心。

[1]葛凤云.试论高校档案管理工作[J].天津农学院学报,2000（4）.

[2]秦捷英.试论高校档案管理工作[J].湖北广播电视大学学报,2010（2）.

[3]葛凤云.谈高校档案管理人员应有的素质[J].天津农学院学报,2000（4）.

（编辑：隗爽）

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1673-8454（2010）19-0023-02