浅谈电子文件归档管理

王 苹

（中航工业综合技术研究所，北京 100028）

1 国内外现状

1. 1 国外现状

20世纪90年代以来，世界开始步入信息化、网络化、数字化时代。欧美许多国家的档案馆纷纷在档案管理工作中确立了网络环境下档案管理与服务的基本框架，通过完善档案管理法规、强化档案资源建设、建立档案馆网站或档案资源网络等手段促进档案信息在更大范围内的共享。其中，以美国为首的西方国家兴起的办公自动化，在 80年代至90年代得到了较快的发展，随之出现了一种全新的文件载体——电子文件，随着办公自动化（OA）的普及，电子文件不仅在数量上与日俱增，而且种类日益丰富，电子文件的管理变得越来越复杂和困难。为此，美国国家与文件管理局（NARA）于2000年3月与美国国家科学基金会合作，创建了一个电子文件档案馆，旨在实现提供数字资源利用的同时，管理、维护各种类型的电子文件，保证其真实性、完整性和长期可读性。同时计划将所有纸质档案实现数字转化。目前，设计工作已经基本完成，工程进入实施阶段。

1. 2 国内现状

我国档案信息化建设起步较晚。1996年4月，国家档案局把电子文件研究项目列入科技计划，揭开了对电子文件管理问题有计划有组织研究的序幕。2001年1月，我国首家《电子文件归档与电子档案管理》软件系统成功面世。2002年，GB/T 18894－2002《电子文件归档与管理规范》颁布。2003年7月，国家档案局第6号令《电子文书归档管理暂行办法》颁布。对电子文件的归档与管理，具备了管理法规和技术标准的支持。一些地方和单位已经开始进行电子文件归档与管理的具体工作。

1. 3 航空工业现状

“十五”期间，在“以信息化带动产业化”快速发展的形势下，众多企业集团和研究所相继建立了各自的内部园区网络，行业之间通过“金航网”与“兴航网”进行互联互通，一些对外业务则通过Internet开展。电子文件的数量也呈级数增长。与此同时，航空工业档案工作全面展开了档案信息化的发展与建设，并形成了一定的规模。 进入“十一五”以来，进展加快，成效明显。2002年颁布了航办联字（2002）256号《航空工业电子文件管理暂行办法》，2008年颁布了HB 7836－2008《航空工业电子公文文档一体化管理规范》，HB 7837－2008《航空工业数字化工程文件档案管理通用要求》，2008年3月启动了数字档案馆建设试点工作。

1. 4 待解决的问题

当前电子文件的完整保存、真实保障和安全保密、长期可读等问题仍然是档案工作者面临的重要课题。由于各级组织、机构不同程度地存在着电子文件归档方法不恰当、管理方法不科学、管理制度不健全、管理系统功能不完善等问题，直接威胁着电子文件档案信息的有效收集、长期留存，影响着信息资源的整合与利用，给电子文件的有效管理和共享带来严重风险和隐患。电子文件收集归档的方法和手段虽有不少，但多停留在研究层面、制度层面或起步阶段，实际操作中还受到诸多因素的制约。行业内真正实施电子文件网上在线归档的单位为数不多。有些正在实施，有些刚刚起步，更多的还在观望。电子文件的归档管理理论和方法有待在实践中进一步探索和完善。

2 我所电子文件的归档实践和做法

随着我所信息化建设的发展、办公自动化的应用和普及，各种科研生产、经营管理文件在计算机上产生、在网络上进行处理，形成了大量的电子文件，为将具有保存价值的电子文件完整归档和妥善保存，我所投入了足够的人力物力财力，在行业内较早开展了电子文件网上归档业务。项目从2007年4月份起步，至2008年底全面铺开，大致经历了起步、完善和实施3个阶段。

2.1 起步阶段

起步阶段（2007年4~12月），打通了网上归档流程，制定了规章制度。

项目初期，主要任务是安装网络6.0版兰台档案管理软件、调整数据库结构、著录字段、完成了档案数据迁移、进行系统调试；与OA建立系统对接并完成联调联试，为相关人员进行网上归档赋权，打通OA网上公文和科研项目电子文件的网上归档流程；对档案人员进行系统培训，选择若干有代表性的单位做试点，开展归档试运行等。

与此同时，考虑到网上归档工作牵扯面广、涉及人员多、专业性技术性强等特点，为确保电子文件网上归档工作有章可循，有法可依，根据档案管理要求、电子文件和档案管理制度和标准，结合本单位业务特点和工作流程，在项目起步阶段，档案人员就着手进行了制度建设。针对归档人员和档案人员分别编制了《文书档案网上归档实施细则》、《文书档案网上归档著录规则》、《航空行业标准档案网上归档Web著录规则》、《科研档案网上归档Web著录规则》等，并在归档实施前对相关人员进行了集中培训。

在项目进展过程中，档案人员及时与OA系统专业人员协调，将管理要求向前延伸，把需要和可能在文件形成阶段实现或部分实现的管理功能尽量在这一阶段完成。如补充并规范了文件形成阶段的著录字段内容及与兰台数据库字段的对应关系；在几组相关联的字段之间建立了互为绑定的著录关系；将反映文件特性的基本字段信息作为一个整体归档；设计结构合理的归档文件数据库及其目录数据库，并保持文件库和目录库之间的对应或链接关系等等。

2.2 完善阶段

完善阶段（2008年1~ 11月），改进和完善了系统功能，提高了归档质量和工作效率。

在系统归档试运行的过程中，不断磨合，充分暴露、及时发现和完整记录OA及兰台系统在功能、性能、流程等方面存在的各种问题和不足，向有关部门和人员提出二次开发需求和改进意见，使系统功能得到进一步改进和完善。期间，设置了4个归档域：未归档域，用于存放准备提交归档鉴定的文件；鉴定中域，用于存放提交档案人员进行归档鉴定的文件；预归档域，用于存放符合归档要求、准备归档到档案管理系统的文件；已归档域，用于存放完成了归档任务的文件。在文件归档鉴定域中增加了文件的查重功能、批量问题描述、批量不合格文件退回的逆向操作功能等等。通过交接双方问题反馈和意见交换的网上互动，保证了归档电子文件的完整性、真实性和可读性，提高了电子文件的归档质量和工作效率。

为使归档人员、OA专业人员、兰台系统专业人员明确并认同归档要求，正确理解档案部门对系统功能的改进需求，并准确无误的落到实处，档案部门通过与相关人员个别交换、专题会议、组织培训、登门走访等各种形式，在充分沟通、交换意见、达成共识的基础上，提出需求，明确要求，责任到人，确定进度。并在实施过程中，随时掌握进度、协调问题，确保需求逐一得到落实。

2.3 实施阶段

实施阶段（2008年12月起至今），网上归档业务全面铺开，满足电子档案管理要求。

经过第二阶段几次较大规模的系统二次开发、功能改进和调试，以两个年度、6个批次、3 000余份电子文件的归档实操进行验证，结果令人满意，标志着该系统的集中调整和改动已基本结束，取得了相对稳定成熟的阶段性成果。具备批量接收归档电子文件的条件，基本能够满足电子文件归档和后续管理需求，达到了预期目标。

在实现电子文件网上在线归档的同时，为确保归档电子文件的长期保存、有效利用和万无一失，在 “双套归档制”（即在归档电子文件的同时，归档一套相应的纸质文件。）归档原则基础上，采取了网络文件、介质文件和纸质文件的三套制归档、三保险归档办法，即在网上归档一套电子版文件的同时，再同时归档光盘文件和纸质文件各一套，并要求三套文件在内容上保持一致。

2.4 实施的意义

通过项目实施，不仅收到了成效，积累了经验，更重要的是使档案人员从最初对系统知识和操作技能的知之不多到今天的熟练掌握，从对功能模块的被动接受到准确找出系统存在的功能缺陷，从向专业人员虚心求教到为归档人员提供耐心指导，为下一步开展电子档案网上提供利用和数字档案馆建设奠定了坚实的基础。

3 对电子文件归档的认识

3.1 放宽视角，统筹兼顾

虽说电子文件是文件的一种类型，具有文件的基本特征，但与以往任何形态的文件相比，电子文件又有许多不同的特点，如对硬件和软件的依赖性、非人工识读性、信息与载体的相对分离性、对背景信息和元数据的依赖性、信息共享的便利性和安全维护的复杂性等。这些特性给电子文件的归档管理工作增添了前所未有的艰巨性和复杂性。在纸质环境下使用的管理模式、归档方式、归档要求等已经远不能满足新形势下对电子文件的归档需求。比如纸质文件时期，文件信息与载体是不可分离的整体，档案部门关注的重点主要是归档文件的完整、准确、系统及外观质量完好情况，而在电子文件时代，必须同时考虑电子文件的完整性、真实性和可读性等。

也就是说，在接收归档电子文件时，视角不可局限在以往的基础上，而要放大视角，增加关注和把关内容：不仅要求归档的电子文件在数量上齐全完整，反映单位科研生产管理活动的全貌，还要确保其电子文件的内容、结构以及生成的背景信息没有缺损；不仅要求归档文件的各种审批、签章手续齐全，内容准确，还要确保电子文件经过传输、迁移等处理后其内容、结构和背景信息依然保持不变，与形成时的原始状态一致；不仅要求归档文件外观质量完好，清晰可读，还要确保电子文件经过存储、传输、压缩、加密、媒体转换、迁移等处理后还能够正确识读和输出，并保持其内容的真实性。否则，出现任何问题，都会导致文件不能正常使用，文件信息就成了“死信息”，再有价值的东西也失去了存在的意义。

3.2 需求牵引，多套归档

对于传统的文件类型而言，一般情况下，只要求归档一套原件即可。而今，由于计算机技术和信息化技术的发展尚未达到完善的程度，许多关键问题悬而未决。如一方面电子文件的法律凭证性、管理制度、管理方法等存在这样或那样的问题，另一方面电子文件载体（如光介质或磁介质等）的安全性、稳定性及其保存寿命等还不能准确回答是否可以满足永久或长期保存电子档案的需要。在这种欠成熟的技术环境下，为确保归档文件的完整与安全，便于今后工作的长久保存和有效利用，“双套归档制”就成了文件载体转换时期不可避免的必然选择。只要电子文件管理中的关键问题得不到根本解决，双套归档就有其存在的合理性和必要性。

然而，虽然双套归档起到了双保险的作用，但同时也加重了档案部门的日常工作，同样的一份文件，工作量较以前增加了一倍，管理成本提高了许多。但为确保归档电子文件的完整、安全并长期可读，档案人员必须顺应形势，按照管理需求，严格实施双套归档制。不仅如此，对比较重要的电子文件的归档，还应采取电子文件、光盘文件和纸质文件同时收集归档的三套制归档方式。

3.3 工作前伸，前端控制

传统文件、档案管理是分阶段、分环节进行管理和控制，文件管理和档案管理作为两个相对独立的系统分别运行，互不干涉、互不交叉。档案工作的起点是从归档环节开始的。即在文件办理完毕、完成了现行使用效能后，将有保存价值的文件收集起来，归档保存。电子文件则不同，由于它是在电子文件管理系统中形成的，电子文件、档案的管理制度、方法和策略都要通过电子文件管理系统来实现，因此在文件系统设计阶段就必须考虑归档需求，否则待文件形成后，到归档阶段才考虑或要求为时已晚。为此，尽管归档才是档案部门正式接管电子文件管理工作的起点，但是档案部门对电子文件管理工作的介入必须向前延伸，实施前端控制。以文件生命周期理论为基础，把文件从形成到永久保存或销毁的不同阶段看作一个完整的过程：电子文件的形成是前端，整理、编目等具体管理活动是中端，电子文件的保管和维护是末端。从文件生命周期的“前端”即形成阶段就开始控制电子文件的归档活动，保证在文件归档的同时，将相关信息能够完整地移交或发送给档案部门等。

3.4 系统思考，协同作战

电子文件的产生、积累、整理、归档以及检测、保护等等，都是在一定的技术环境下完成的，为此，可以毫不夸张地说，电子文件归档工作是一项复杂的系统工程，它不仅需要投入相当的人力、物力和财力，还必须实行跨部门、跨专业的通力合作，协调配合。

一般来说，一个单位要开展电子文件的网上归档业务，需要成立由电子文件形成部门、计算机与信息管理部门以及档案部门等相关部门的领导和专业人员组成的项目组，相互配合，共同完成。其中：电子文件形成部门或单位熟悉各项业务，了解电子文件形成的自然规律和文文之间的历史联系，是电子文件归档的主要责任者；计算机与信息管理部门既是电子文件归档管理系统开发、设计、安装、调试单位，也是维护文件档案数据和文件信息的专业技术部门，是实现电子文件网上归档的支撑和保障，在工作中处于举足轻重的地位；而档案部门具备档案管理知识、掌握归档原则、方法，了解本单位各类文件和档案全局情况，是电子文件归档需求、归档流程、归档管理、归档要求的提出者，也是评价系统完成电子文件归档质量的评价者，可以发挥把关和统筹作用。 3个方面、4种业务的职能相互渗透、互为条件、互相依存、取长补短，是完成电子文件网上归档必不可少的条件。因此，与纸质文件相比，电子文件涉及的工作范围更大，专业领域更广，制约因素更多，其系统性自然就更强。

4 结束语

电子文件的出现是一场记录革命，也引发了包括文件、档案管理在内的记录管理的革命。这场革命反映在管理技术、方法、体制、原则、理念等各个层面。电子文件已经成为人类社会记录信息、传递信息、留存信息的重要工具，并将进一步成为未来社会文件的主导形态。电子文件管理理论和方法的成熟程度直接影响着从纸质世界向电子世界的变迁。因此，对电子文件和电子档案管理的研究也成为文件和档案工作者不可推卸的历史责任。