企业档案工作面临的问题与对策

王林芳

（山西西山晋兴能源有限责任公司，山西 太原 030000）

1 企业档案工作的问题

1.1 档案管理分散

由于企业各单位各部门对企业档案管理认识深度不一，对其中明确规定的档案集中统一管理的基本原则不明晰，管理制度在很大程度上还停留在自发性层面上。各单位各部门档案管理形式不一，给档案资料的收集、整理、鉴定等工作带来诸多不便。

1.2 档案管理意识不强，基础设施配套不到位

目前我们对企业档案管理工作的认识不够，在企事业单位中，档案工作不易得到领导的足够重视，甚至有时常常被忽略。工作缺乏主动性和创造性，对企业档案工作采取了放任自流的态度。由于企业员工对“档案管理”的概念和作用知之甚少，档案意识相当薄弱，甚至有一些部门领导对加强档案工作存在偏见，认为加强企业档案管理没有实质性作用，在管理档案上舍不得投入精力、财力与物力。个别项目部和下属单位的档案工作没有实行岗位责任制，在管理方式上仍然停留在传统的手工收集与检索阶段，这在一定程度上影响了档案管理质量的水平。

企业里档案管理的基础设施配套不到位，硬件软件设施都比较落后，条件一般比较差，不符合档案室的基本要求。档案室狭窄、杂乱、“八防”设备不配套，是大多数企业单位普遍存在的问题。在库房、装具和设备上大多数企业的档案室都不符合有关标准和规定，温湿度控制上远远达不到对档案保护的标准。至于档案库房管理及相关制度方面更是一片空白。档案管理的基础设施配备不到位严重影响对企业档案工作的开展，甚至直接威胁到企业档案的物质安全，可能直接导致企业的档案受到严重破坏。

1.3 档案人员综合素质有待提升

目前企业虽然有一支稳定的档案管理团队，但团队的文化水平和专业素质还不适应企业开展档案工作的需要，导致归档文件的整理、分类和保管期限划分等问题上不够准确，档案不按时立卷归档和未及时移交综合管理部档案室等情况时有发生。

2 企业工作的发展策略

2.1 领导重视到位，改善基础设施建设

领导提高对企业档案工作的重视，改变以往对企业档案工作的不正确认识，把企业档案工作放在企业各项工作的重要位置，关心企业内的档案工作的进行情况，要求档案管理部门定期对领导进行工作汇报和工作总结。应将企业档案管理工作纳入企业的建设和发展规划中，保障企业档案工作得到足够重视。企业的领导层还应对企业档案工作进行部署监督，企业每年都应召开档案工作会议，对企业的档案工作进行相关的必要的部署，并且随时对企业档案工作进行监督检查，保证档案工作的部署安排能够得到贯彻落实。在监督检查中如果发现问题，应及时提出并予以改正。加大资金投入，改善企业档案管理的基础设施建设。在基础设施建设方面应花费大力气，因为基础设施建设是保证企业档案管理工作顺利进行的基础。基础设施建设不到位，企业档案管理工作就无从谈起。基础设施建设包括档案库房的建设、档案存放装具的选购和档案管理设备的配备以及档案库房管理的相关制度建设等各方面。基础设施建设应该达到相关的标准和要求，确保企业档案管理工作能够顺利进行。

2.2 加强档案队伍建设，配备高素质档案人才

档案事业要发展，人才是关键，将保障人员的配置作为企业档案工作的重中之重。信息化社会下的企业档案工作需要有一支高素质的档案队伍。他们既要掌握档案工作基础业务的相关理论知识，也必须掌握现代信息化的一些知识，只有这样他们才能做好当前形势下的档案工作。随着企业现代化改革的不断深化，企业档案管理的手段也随之进行相应的调整和变化，这就需要不断提高干部档案管理队伍的综合素质，做到知识化、年轻化、专业化，使档案管理工作既能继承和发扬老档案工作者的优良作风，又能根据工作的需要，与时俱进，开拓创新。努力加强档案队伍建设，需要下工夫、花气力，通过教育和培养等一些措施来锻炼档案工作队伍，通过做好思想政治工作和开展业务培训等方法，不断提高队伍的政治理论素养和业务工作能力。通过教育和培训，要切实改变档案工作人员配备不到位、档案工作人员素质不高、业务知识不熟悉的情况，切实提高企业档案人员素质，全面提升档案工作者政治、业务和技术水平。

此外，要加强对档案人员队伍的管理，各企业单位应该明确一名领导分管，同时按规定配备档案管理人员，而且必须是大专以上文化程度具有档案专业知识的人员，保证档案队伍的素质。通过大力整章建制，建立健全严格的责任制，建立监督制约机制，定期考核，奖惩分明，形成人人向上、个个争先的良好氛围。通过竞争激励机制，按照德才兼备原则，把档案干部队伍中的优秀人才使用好、提拔好，同时积极创造条件，为档案干部学习深造、交流锻炼提供机会，充分调动和保护档案干部的工作积极性。

2.3 加大档案执法力度，建立健全自身法律法规

大力宣传贯彻《档案法》，增强档案法制意识。加强业务规范建设要坚持依法治档，加强《档案法》宣传贯彻力度，增强企业员工档案意识，明确企业档案分管领导，落实专人负责本企业档案工作。必要时由档案行政管理部门会同企业主管部门，开展集中式的执法检查。执法检查中一经发现损害档案事业的行为事实，对极少数严重不负责任的单位和当事人要依法进行处罚。开展以案学法活动，通过对查处案件的通报，维护依法治档的严肃性，提高档案法制部门的执法效能和权威。必要时

考虑制定政府规章，将企业的档案管理工作进一步纳入法制化轨道，真正做到有法可依、有章可循。完善企业档案管理工作的体制和机制，要完善快速反应的工作机制。对企业档案处置中的一些共性问题，档案行政管理部门要及时研究并提出对策，对少数企业存在的一些个性问题，要加强协调沟通，按照一企一策、一事一议的办法加以变通解决。提高认识，依法管理。各级档案行政管理部门要加强宣传，提高企业依法管档的意识；要依据法律法规，对企业档案工作实施法治化、规范化管理；要针对企业档案管理中存在的问题和违法行为，加大行政执法力度，加强联系，积极引导。

要建立健全企业档案工作的法律法规建设。各企业单位应根据自身的特点，给本企业量身定做一套属于自己的法律规章制度，这样今后本企业单位开展档案管理工作时就有法可依、有章可循。有了自己的法律规章制度，就可以应付本企业的各种特殊情况，有利于更好的开展本企业的档案管理工作。

2.4 加快档案信息化建设，开发利用档案信息资源

随着信息处理技术的不断发展以及计算机应用的日益普及与深入，政府机关和企事业单位信息化进程也不断加快。因此，要大力推进企业档案信息化建设。根据企业档案信息化建设的需要，应把企业档案信息化纳入企业现代化建设的总体布局，推进企业档案管理与企业信息化建设同步进行。充分利用计算机技术和网络技术，逐步实现档案资源上内部局域网，资源共享，进一步提高档案管理现代化水平。企业档案信息化建设的目标和主要任务是：加快企业档案信息化基础设施建设，加强电子文件归档和电子档案的规范化管理，实现电子文件的实时管理与利用，推动企业档案信息资源的数字化和数据库建设，加快推进企业档案信息化标准体系。基本实现档案信息利用服务网络化、档案管理工作自动化、信息管理法制化。

总之，档案工作总则是对企业档案工作的根本性判断和界定，也是企业档案工作的原则。这些原则高度概括出企业档案工作的作用、意义和要求，是基于相应的社会发展阶段、基本经济制度、法律法规环境的要求而形成，是经过企业档案工作长期实践的检验和提炼，也是企业档案工作经验的总结和创新思维的体现，反映出对企业档案工作的基本要求。具体体现在日常的工作及管理之中，档案管理人员对每一位利用者都能做到热情接待，百拿不厌，百问不烦，想方设法为他们排忧解难，让每一位利用者希望而来，满意而去。面对新时期企业档案管理工作机遇与挑战，我们要进一步加强档案意识，与时俱进，不断开拓创新，促进档案管理工作新发展、新突破，要充分发挥档案资源利用，使档案管理更好地服务于社会，服务于企业的长远发展。因此，做好档案服务工作主要是做好档案信息资源的开发利用工作。