如何撰写好档案志

张福平

（宾县地方志办公室 黑龙江 宾县 150400）

如何撰写好档案志

张福平

（宾县地方志办公室 黑龙江 宾县 150400）

随着全国范围的绝大多数省、自治区、直辖市的第二轮编修地方志工作的启动，几乎所有省、市、县的档案行政管理部门，都相应的承担起了所在行政区域的档案志的编写任务，以为所在区域的地方综合志提供史料，笔者就是在这种大背景下，与人共同承担起了《宾县档案志》的编修任务，下面就档案志的编写谈点拙见。

一、编写档案志的指导思想与意义

修志是我们中华民族的优良文化传统，老一辈无产阶级革命家一贯重视这个传统，曾多次予以倡导，我们编写档案志要以马列主义、毛泽东思想、邓小平理论、“三个代表”重要思想和科学发展观为指导，坚持四项基本原则，维护档案工作在党和国家建设中的真实面貌，写出档案工作在改革开放三十年里的巨大变化。我们说以马列主义、毛泽东思想、邓小平理论、“三个代表”重要思想和科学发展观作指导，就是要坚持辩证唯物主义和历史唯物主义观点，坚持实事求是的原则。撰写档案志具有重大的意义：一是它将为各级档案行政管理部门从行业出发制订规划，因地制宜制定方针大计提供依据；二是为档案行政管理部门的领导干部总结历史经验教训，从实际出发，实施正确领导，做好今后的档案工作提供借鉴；三是为编写地方综合志及其他科研工作提供史料；四是培养档案干部知识化、专业化的一个有效途径；五是宣传档案工作的重要手段。为此，各级档案行政管理部门务必将此事抓好抓出成效。

二、编写档案志的方法步骤

1.组建修志班子。省、市，县的档案部门，都要高度重视编修档案志工作，要有个专门的班子。班子多少人，这要根据任务量大小、时间长短而定。这个专门班子一定有领导挂帅、牵头，研究问题，解决问题，因为有些事是要有人拍板定案的；二要有一定文化水平和写作能力，并且熟悉档案专业知识的参加，具体撰写人员，很重要的一条就是要热心修志工作，有事业心。俗话说：事在人为。如果对修志不感兴趣，是难担当起档案志编修这一大任的。

2.拟定篇目。篇目就是编纂档案志时搜集资料和编志的提纲、框架，是编修人员根据对本区域档案工作的历史和现状的了解，经过具体研究定下来的，但它不可能是最后成书的目录。最后成书时，还要按照掌握的资料和认识，作进一步的研究修改。拟定篇目应注意的问题：一是内容上要繁简得体；二是排列上要顺理成章；三是章节上尽可能避免重复、交叉；四是局部服从整体。档案志的写作断限一般在10～20年，内容包括档案工作的方方面面，需要足够的章节来囊括，一般来说档案志应由机关企事业档案工作、档案馆工作、档案事业管理、机构与队伍、保管与移交、接收与征集、馆藏等篇、章、节。

3.搜集资料。资料是编纂志书的基础，档案志资料征集工作也应当先行，这项工作是整个编修档案志过程中最长的阶段。俗话说：巧妇难为无米之炊。只有具备了大量的、可信的资料，才能写好档案志。如果说搜集资料是编修档案志工作中的一个重要阶段，那么汇编资料则是搜集资料阶段必须完成的工作。按照档案志的篇章节目顺序一一排列，汇编成册，然后对照篇目检查资料：纵是否断线，横是否缺项。“纵不断线”是说档案行政管理机构的建制沿革、档案业务指导、档案馆工作、升级与目标管理、法制建设等各项工作的资料，均得完备，其特点是“时经事纬”，即以时间为经。“横不缺项”是说，用以构成档案工作全部的每一项工作都不可缺少，否则就叫缺项。

4.分头撰写。档案志也可以折成几大块；大家分别去撰写，众手成书。至于谁该承担哪一部分，要视每位编辑的特长和对资料熟悉的情况而定，比如：文学功底较强的编写人员，可承担“人物”、“概述”部分的撰写，对馆内工作较熟悉的则可撰写“档案馆工作”。对编写人员要给予宽松的环境，这其中包括好的工作条件，还有安静的环境，不必非得实施坐班制。

5.总纂定稿。因为档案志出于众人之手，内容上、文字上必然参差不齐，这个人写得好，那个人写得差，风格也不一致，重复、交叉很难免，只有进行总纂才能保证质量。总纂时，主要把握住“四关”：政治关、语言文字关、逻辑关、史实关。

三、编写过程中的几点体会

1.立目编写更好些。档案志中，表述同一主题的资料过多，这种现象较普遍，可分成节、目来写。比如：“指导检查”，能表述“指导”的就有会议资料、文件资料、年度及中长期计划资料、典型引路资料，如果混着写则显得杂乱，如果分成“召开会议”、“制定计划”、“典型引路”等目、节来记述则显得条理清晰得多。

2.如何防止“流水账”。档案志中，许多资料的内容是每年都重复的，比如：每年召开的档案工作会议，会议内容几乎一样，如果每年的会议都一一记述，容易写成“流水账”。那么该怎样记述呢？不妨选有代表性的一、二次会议来细述，其它则可缩写在一块。比如，《宾县档案志》：“1986年至2005年底，共召开全县档案工作会议21次，其中，1987年召开的档案工作会议规格为最高，县委书记方世昌、县长刘金泉、县委副书记白振清、副县长何甫声到会并分别作重要讲话。”

3.有的内容应一事两述。在撰写档案志中发现，有的事物仅在一篇（章、节）中记述还不够，还应在另外的篇（章、节）中加以记述，不过记述是要找准角度和侧重点的。比如：“升级与目标管理”这项工作，应在两部分内容中加以记述，一是在“档案事业管理”中侧重记述档案行政管理部门如何指导升级与目标管理工作；二是在“机关企事业档案工作”中记述机关企事业单位档案升级与目标管理的时间、级别等内容。“移交与接收”，也应一事两述，移交侧重写机关企事业为主体的主动行为；接收则侧重记述档案馆为主体的主动行为。

4.应该用表格表述的几处。档案志中“档案馆工作”之“全宗名称及顺序”、“档案馆档案利用情况”；“档案事业管理”中的“2005年末全县中级职称以上人员明细”；“机关企事业档案工作”中的“2005年末全县机关企事业室藏档案情况”、“2005年末全县机关企事业档案室设备统计”、“升级与目标管理情况”、均可用表格来表述。

5.如何写好概述。档案志各篇、章、节的记述范围不同，内容各异，作为各篇、章、节浓缩的“概述”，应纵叙历史，横陈现状；档案志中的目与节、节与章、章与篇的关系是个体与整体、局部与全局、微观与宏观的统属关系。一个目、一个节的分别记述，因它们是个体，是局部，是微观，势必难以反映全部档案事业，只有统率所有节目的“概述”，从整体、全局、客观上加以通而概述之，展现整个形势。在概述档案事业时，要概述断限的开始和末尾状况，通过前后对比，彰显档案工作的变化、发展和成就。

6.可设附录。对于档案志篇目所囊括不了的地方志工作内容和党史研究工作内容，可在档案志后设“附录”，内设“地方志工作志”、“党史研究工作志”。