小议新时期档案管理的新特点与新思路

岳薇

（黑龙江省人事厅 黑龙江 哈尔滨 150001）

一、社会转型背景下档案管理的新特点

（一）电子化信息化的转变

由于办公自动化、电子政务等技术的不断发展和普遍应用，电子文件正在大量产生，并进一步成为新产生文件的主体，加之电子档案的生动、形象、直观、便捷的优势，打破了以往传统的档案形式，便于被人们接受和传播，也越来越受到档案利用者的欢迎。

（二）多样化的生成

社会格局的变化，新生事物的不断涌现，教育、科技、文化事业的迅速发展，社会的多元化发展，必然导致档案的来源、内容、形式、结构、归属、保存、利用等呈多元化和多样化。如档案的来源不光局限于组织单位中产生，也可以来源于个人、信息媒体、网络、社会团体等；档案的形式由纸质档案，发展为声像档案、电子档案等。

（三）网络化的出现

在现代社会，随着网络时代的到来，许多信息资源在网络上公布出来，其中也包括很多档案资料。如各类发布人才招聘网站、求职者的人事档案及用人单位的信息在网络上发布、大量的档案信息资料被复制和传播。政府部门也通过开通一些政务网站，发布部门的政策、制度，开展网络调查，增加政府工作的透明度。网络平台传播、共享的过程正是档案信息资源的传播过程。

二、新时期档案管理的新思路

（一）加强人性化

人本管理是现代管理中新的管理理念和方法。档案管理工作长期以来就是见物不见人。只有充分调动档案管理主体即管理者的积极性，才能合理高效为档案的利用者服务，从而达到档案服务的最终目标。一是重视档案管理者的培养。当前档案部门普遍存在管理者为非专业人员、兼职人员或学历低等现状。对此，我们应将管理者的培养纳入管理工作的目标之中，把每个人的个人价值和档案管理发展目标相结合，了解他们的个性特点，有针对性地进行职业培训，使每个档案管理者的个人价值实现融入到档案工作的发展规划和实践活动中。二是强调刚柔并举的人性化管理。过去强调执行各类规章制度、奖励惩罚等约束手段的刚性管理，忽略“以人为中心”的柔性管理。应该在正确应用制度赋予的权力时，结合个人的性格特点、专业特长等方面，通过以情动人、以理晓人和以诚待人来调动管理者的工作热情。三是建立有效的激励机制。对钻研业务、成绩突出的档案管理者要给予相应的表彰和奖励，并与职称晋升、福利待遇等挂钩。

（二）管理方法要科学

社会的发展、新领域档案的涌现以及档案信息化社会需求的变化，拓展了档案工作发展的“广阔前景”。这就要求档案管理者要与时俱进，树立新的科学发展观和工作态度，掌握和应用现代科学的理论、方法与技术，按照一定的原则和要求对档案进行科学管理，增强档案工作在新时期的应变能力、竞争能力与宏观调控能力，真正为社会的发展和改革事业提供有力的支持和保障。一是档案工作制度化、标准化和规范化。这几年，从国家到各部委先后出台或修改了多部档案工作的标准，如：《电子文件归档与管理规范》、《档案工作基本术语》、《医药卫生档案管理暂行办法》等，使得基层单位在工作上有了统一的依据和标准。作为基层档案管理者要认真学习和掌握这些标准，不仅如此，还要结合自己单位和部门的特点，制定出符合本单位情况的规章制度，这样才能使工作有依附点。二是科学的收集和归类档案体系。档案是指过去和现在的各类机构、组织及个人等的各类活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。按其归属权可分为公务档案和私人档案，按形成时间可分为历史档案和现代档案，按功能性质可分为人事档案、科技档案、文书档案等。针对不同特点的档案资源，要制定出合理的收集、保管、流向（寄存、捐赠、出售、出境等）的监管制度，使档案工作标准化、规范化，确保档案资料是真实的、可靠的、全面的。三是科学的档案检索网络体系。档案工作是一项服务性很强的工作，把握利用者的需求特点，成为开展档案服务的依据。借助网络化、信息化和计算机技术，拓展档案的服务领域。采取灵活多样的人性化服务形式，如：复印服务、检索服务等，让更多的群众走进档案，认识档案，利用档案。四是提供良好的档案服务环境。对档案的基础设施要遵循适用、经济、美观、灵活、安全的原则，体现“为民服务”的宗旨，为利用者创造舒适的服务环境。如提供一些老花镜、休闲室、停车场、残疾人专用卫生间等。除此外，档案工作者要有良好的职业修养，做到举止文明、用语礼貌、微笑服务。五是提升档案管理者的综合素质。目前在许多档案部门的档案管理者都存在自身学历低、知识结构不合理的状况，甚至是以兼职的身份从事档案管理工作。这就更要求档案管理者要提高自身的业务素质，不仅掌握档案专业知识，还要掌握信息技术和专业技术，懂得经济、法律、历史、外语等，树立终身学习理念，不断探究档案工作中的新思想、新思路。

（三）进一步加强人事档案管理队伍建设

档案管理队伍建设，包括思想道德建设、组织建设、专业知识学习、管理制度建设诸多方面。在确定人事档案管理人员时，要选择责任心强、业务素质好、热爱档案工作的同志担任。各级领导要从感情上、待遇上从优照顾档案管理人员。工作上既要放手，又要监督检查；既要注重实践，又要加强培训，以提高人事档案管理工作者的政策理论水平和业务技能，适应构建和谐社会环境下人事管理工作发展的新要求。针对当前人事档案管理方面出现的薄弱环节，必须进一步规范人事档案管理行为，结合人事档案管理的实际，建立健全一整套较为系统的人事档案收集制度、整理制度、保管制度，使人事档案归档齐全、保管安全、利用方便，让各项工作的开展有章可循。

[1]王增康，宋明远.人事档案管理与利用工作指导[M].武汉：湖北人民出版社，1995.

[2]李晨生.档案管理现代化[M].北京：中国档案出版社，1994.

[3]杨解非，张永捷.档案计算机管理[M].北京：高等教育出版社，1995.

[4]吴启瑞.对当前人事档案管理的思考[J].山西档案，2004，（4）：38.