谈现行人事档案管理

赵伟霞 张春妍

(1.绥化市农业技术推广总站；2.绥化市水政水资源管理委员会办公室 黑龙江 绥化 152001)

人事档案一直是记录个人成长工作经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作业绩等内容的文字材料，并按有关规定进行整理后组成的重要载体。装载着个人最原始凭证材料，是组织人事部门、用人单位及相关单位考察和了解个人的重要依据，是按照党的干部政策在培养、选拔和任用干部等工作中形成的记载，是决定一个人的命运的重要工具。

随着社会的发展、人才流动频率的加快，越来越多的“单位人”变为“社会人”，然而，许多人把档案转到人才中心后一去不复返，有的干脆怀揣档案去了天涯海角。突然之间，人事档案好象不重要了，失去了作用，“弃档族”日增，“废档”、“死档”不断增加。而另一方面，社会各方面面临信用危机，各行业、部门及用人单位对于个人的信用记录及以往经历无处可查，档案没有，一些单位只好由人力资源部的人通过非正常的方式和途径去了解，操作起来很麻烦，加大了用人成本。

出现上述问题，一方面与个人的主观原因有关系外，与现行人事档案管理的混乱且制度不适应市场经济的发展有很大关系。

一、多头管理

早在一九八八年，中组部、人事部“关于加强流动人员人事档案管理工作的通知‘人调发[1988]5号’文件规定”，流动人员人事档案统一由党委组织部门、政府人事部门及所属的人才流动服务中心等机构负责。其它机构不得承担人事档案的管理工作。但由于历史的、体制的原因，现在很多部门都在公开或私自管理人事档案，除人事部门所属人才交流机构外，劳动部门、失业管理部门、社会保险机构、一些社会团体也在管理；国企在管，一些私企也在管，一些民办中介机构利用各种名目也在管，甚至于把保管档案当成了谋利的手段，并不惜恶意竞争。众多部门管理档案，混淆了视听，令许多人茫然不知所往。

二、都不管

人事档案多头管理的同时，又存在都不管的问题，只是方便流转，所做的只是档案的收发手续，调一下没用的档案工资，至于档案材料的收集与归档，难于上青天。有的管理单位进出的人事档案，甚至于可以做到连封口都不开。

三、管理水平差

1、内容上，立卷不够规范，案卷质量不高

一是档案材料内容填写前后不一。“三龄一历”（年龄、工龄、党龄、学历）记载多样，个别干部的“年龄越填越小，参加工作时间越填越早，文化程度越填越高”。二是档案用纸规格不一。虽然规定档案材料要统一使用16开办公用纸，但现行的公文材料大部分是A4纸，高等院校印制的学历材料绝大部分也是A4纸，纸张大小不同，致使有的表格印制超过装订线，给立卷归档工作带来了麻烦。

2、使用上，技术手段滞后，运行效率较低

在整理档案过程中，有的单位没有启用干部人事档案电子信息化管理系统，大部分是靠手工操作，费时、费力，效率低，与行业整体的现代化、信息化、科学化管理水平不相适应。

3、硬件环境差，参差不齐

有的不具备最基本的保管档案的通风、防潮、防霉、防盗、防火条件要求，档案材料随处撒放，造成极大隐患，令存档人员忐忑不安。

4、管理人员少，素质低

一个人管理几千份档案，能管过来吗？另外，一些档案管理人员素质低，水平差，对档案缺乏责任感，不经过培训就上岗，不具备最基本的业务知识。

5、人事档案管理手段落后

管理手段原始粗放，手工记帐，重复无效劳动，人事档案管理软件落后且软件不统一，现代化管理手段缺乏。

四、人事档案调动流转手续繁杂

尤其是异地调动，有时一个人为调档来回奔走几次，搞得疲惫不堪，无奈放弃档案。一些档案管理单位故意刁难、滞留档案，违反规定保管、接收人事档案，给人事档案的管理带来许多副面影响。

人事档案出现的各种问题，原因是多方面的、深层次的，也不是一两个部门、一个地区的事，它是全社会共同要面对的问题，是社会发展到一定阶段必然要出现的问题，关键是解决问题，要根据发展要求，赋予其新的生命力，更好地为经济发展服务。人事档案作为最原始的信用记录，不能没有，其功能不仅不能弱化，反而更要丰富，要强化!

“没规矩不成方圆”，社会生活的方方面面需要秩序，人才流动也要有序流动，人事档案管理的改革势在必行，乱后必有大治！其出路就是提升人事档案的利用价值，结合人事档案建立个人信用档案，进而联网建立全国统一的公共信用体系，真正决定一个人在社会生活中的命运，使其深入到每个人的经济社会生活的方方面面，时刻提醒人们凡事要三思而后行。

1、首先要立法。并树立全国“一盘棋”的思想

通过立法、执法建立信用档案的规范管理和失信惩罚机制，同时对档案管理行业进行监督和管理，保护好个人隐私权。

2、实现档案材料收集、归档和鉴别的规范化

干部人事档案管理质量的提高，重要一条就是要及时收集和补充档案材料，而材料收集、归档、鉴别是否规范化将直接影响进档材料的质量，对收集到的档案材料，从手续是否完备，表述是否准确、精炼，观点是否明确等方面进行认真细致的鉴别，对于不符合要求的及时退回，限期纠正再归档，对于不属归档范围的材料，及时退给有关单位，做到不散失、不积压。

3、改进档案的检索与查阅方法，实行计算机管理，提高档案管理的信息化

对于干部人事档案的检索，无论是采用“四角编码”法还是“笔形编号”法均是利用姓氏检索的方式进行，这两种方法均有一定的科学性，但用记起来费时，用起来繁锁，工作效率低。为提高效率，可考虑采取以英文字母的顺序号进行编排，便于记忆，利于查找，提高速度。同时，为提高档案管理水平，可以采用计算机管理人事档案信息，研究建立两个系统：检索系统和利用系统。同时，运行干部人事档案原件管理系统，使查档人员利用计算机在不接触干部档案的前提下查阅干部档案原件，不仅可以提高查阅档案的速度，同时也有利于干部人事档案的保密和安全。

4、分类管理

国家公务员的档案由组织人事部门按管理权限建立并管理；其余人员的档案，则打破身份、学历、职称、行业、地域等各种限制，由政府人事部门所属人才交流机构建立并统一管理。

5、建立信用档案，建立征信体系

明确与公安、银行、工商、税务、民政、法院、企业及相关单位的关系，及时收集信用记录入档，及时为相关部门提供资信证明材料。联合征信，资源共享。强制规定，哪些材料需入档，哪些单位及个人需提供材料，经济生活哪些方面需要提供资信证明材料等。档案管理机构逐步蜕变为独立的富有权威的征信机构。

6、人事档案管理机构实行许可证并年检制度

制定硬件、软件标准，并加强执法检查；同时，档案管理人员也要进行培训并实行资格证制度，并定期考试更新知识。统一服务标准和收费标准。

7、利用现代化管理手段

人事档案管理也要与时俱进，不断学习掌握现代档案管理理论与新技术的运用，开拓创新，开发新手段，加大投入，对人事档案实行动态化管理和维护，开发研制人事档案管理软件，建立数字档案和多媒体档案，并实行联网，通过现代化手段建立人才信息收集、反馈和跟踪系统。

8、开发式管理

树立人事档案利用的“受众”意识，变过去“守摊式”服务为开发式服务，重视研究人事档案用户的多方位需求，有针对性地提供个性化服务。“服务为主，适当收费”。

只有与时俱进，注重档案的服务性，才能提高档案的利用价值，牵一发而动全身，人事档案管理制度的改革、信用业绩档案的建立必将使人事档案焕发新的生机与活力，必将使社会生活中的诸多问题不攻自破、迎刃而解，必将为社会经济的发展提供强有力的保障。

[1]王云庆苗壮《现代档案管理学》青岛：青岛出版社2002年220

[2]傅华《聚焦人事档案》《中国档案》2003年第4期

[3]吴建美《高校人事档案管理浅议》《江苏广播电视大学学报》2006年第6期