档案信息化与档案保存价值

李 丽

（黑龙江省八五三农场 黑龙江 宝清 155630）

档案部门要积极参与电子政务建设，把电子公文归档管理作为电子政务建设的重要环节纳入其功能总体设计框架中，探索利用统一的网络平台整合档案信息资源、最大限度实现信息资源共享的有效途径。随着电子政务建设的加快和信息网络化的普及，各级档案馆档案数字化、网络化也将在不远的将来实现，这是社会发展的需要，也是档案工作发展的必然趋势。档案信息化要求改变档案工作观念。传统的档案工作用手工操作，利用的是纸质档案，并形成了一整套较为完善的对纸质档案管理和利用的传统思想模式，今后档案工作将逐步由手工操作转向计算机操作，利用档案在网络上进行，人们对档案工作的思考也要随之由观念转变为在数字化、网络化的前提下进行，并用发展的眼光看待档案工作，才能避免在今后的工作中少出问题，少走弯路。这一变化将牵动传统档案工作一系列的改变，档案保存价值就是其中之一，在档案网络化条件下，传统的档案工作该如何进行调整才能与之相适应，笔者提出以下观点供同行商榷。

1.档案信息化要求调整档案保存价值的内容

长期以来由于信息传输滞后的原因以及为了方便长远查找利用，有关重要文件材料的价值都定得很高，纸质档案占据着利用工作的主导地位。今后查找档案主要在档案网络上进行，打破了时间和空间限制，人们查找档案随时随地都可以进行，不再局限于纸质档案上，档案不再有分级永久重复保存的必要（除本单位制发文件外），重复保存档案的价值也不用再定得很高，因此，有必要调整档案保存价值的内容。永久保存档案的内容应该调整为：本机关制定的属于法规政策性的文件，处理重要问题形成的文件材料，召开重要会议的主要文件材料，重要的请示、报告、总结、综合统计报表等。不再包含直属上级机关颁发的属于本机关主管业务要贯彻执行的文件材料。因为上级主管部门下发的重要文件材料，主管机关已进行数字化、网络化处理，纸质档案已经永久保存，在网络上可以查到，下属机关没有永久保存的必要，长期保存即可。长期保存档案的内容调整为：本机关一般工作问题的文件材料，一般会议的主要文件材料，人事管理工作形成的文件材料，下级机关报送的重要总结、报告和统计报表等文件材料。而直属上级机关颁发的属于本机关主管业务并需要贯彻执行的一般文件材料（实际效用一般都不长），在网络条件下不需长期保存，短期保存即可。短期保存的档案是在较短时间内有利用和参考价值的文档。重心应该调整到针对本单位主管业务形成的文件材料上来，不应该再把与本单位业务有关，但又不属于本单位主管业务的文件材料也作为归档的重点保存。永久档案应坚持谁制发谁主存的原则，以避免各一级立档单位之间重复保存大量文件材料。所属二级立档单位的档案不接收进馆、不接收进档案室，因为二级立档单位拥有的文件材料大多数属于主管部门下发的文件材料，主管单位已经保存。即使是二级立档单位形成的重要文件材料，按照规定，二级立档单位也要上报上级主管部门，主管单位必然将其随同相关材料一并整理归档，若再进馆、进档案室，必然造成重复。再说，二级立档单位大部分在基层，信息化程度低，档案保存在二级立档单位档案室可以方便基层利用。长期保存的档案应以主办机关为保存重点，其他有关单位则作短期保存。普发性文件和有利用价值的参考性文件材料短期保存（参考性文件材料也可以作为资料保存3～5年后销毁）。明确了单位归档重点，可以避免档案重复，延缓各档案馆、单位档案室档案数量膨胀、库房爆满现象，档案数字化工作也就有了重点。

2.档案信息化需要调整地县档案馆保管档案的重心

档案工作网络化后，长期保存的纸质档案应由机关档案室保存，地县档案馆只接收永远保存的纸质档案和长期保存档案的磁盘供查找利用。这样做，一是因为查找档案更多的是通过档案网络查找，地县级档案馆已没有保存长期纸质档案的必要；二是方便机关利用；三是减轻档案馆保管工作压力；四是档案馆可以利用现有的较好条件更好地保管好永久纸质档案；五是可以腾出时间、精力、资金加速档案信息化建议，不用在管理大量玉石不分的档案上长期消耗大量的人力、物力、财力，造成资源浪费。

3.改变档案信息化建设滞后状况

从对我省各地考察了解情况看，各地县档案馆现代化建设步伐缓慢，档案数字化工作才起步，利用档案还停留在手工操作上，跟不上现代工作发展的步伐，与先进地区相比较差距较大，主要原因是：①认识不到位。档案人员要充分认识档案工作现代化建设的重要性和必要性，把档案信息化建设作为重要的基础业务来抓，要从根本上尽快转变思想观念，提高思想认识；②资金不足。要多渠道争取资金投入，解决档案设备严重缺乏问题；③档案人员计算机基础水平有待提高。档案人员普遍缺乏计算机基础知识也是影响档案信息化建设的又一原因，档案信息化建设并非只靠少部分人就能够完成，需要全体档案人员的共同参与，因此档案人员要通过各种途径参加培训或自学，提高计算机基础理论水平和应用能力，才能加快档案信息化建设。

4.制定统一规范标准、使用统一软件

4.1 要有统一的规范和标准

档案数字化建设，各级档案馆、档案室逐步在做，但是没有统一的输入规范标准，往往是各地档案馆（室）所存档案不分级别、年代、效用，不看效果，全部录入，录入没有侧重点，利用较多的档案不能及时录入，迅速提供利用，上级统一下发文件重复录入，影响信息化建设速度，造成不必要的大量资源浪费。因此上级主管部门要制定统一的规范标准，规范档案录入工作。各级档案馆应将本地区制发的文件材料作为录入首选，再根据本地区工作实际选择输入其他文件材料，使录入有计划有步骤地进行，早日实现档案全面网络化。

4.2 档案系统软件使用要统一

现在档案系统软件各省都在开发，各家软件各有优势。各省、各地使用多家软件，不统一，势必造成部分档案馆走弯路，影响档案信息化建设速度，影响网络条件下提供利用。档案信息化建设需要统一的档案系统软件，不能各行其事，才能加快档案信息化建设，提高利用率，查找准确率。

5.档案价值的实现，档案作用发挥的程度如何，取决于一定的条件

一般说来，其基本条件有4个方面：

①档案利用实践。档案在日常存放的静态中，其价值处于潜在阶段，只有在人们利用的过程中才能表现出档案的价值，并校正和提高人们对档案价值的认识。

②社会发展水平、社会制度和档案管理政策，对于档案利用的需要和可能提供利用的程度，有很大的制约作用。社会进步程度愈高，愈能为档案的开放利用提供更多的条件，充分实现档案的价值。

③社会档案意识，特别是人们对档案的认识水平、重视程度和利用动机等因素，都影响档案发挥作用的状况。人们的档案意识越强，档案价值愈能实现得充分；档案价值的实现，又促进人们档案意识的加强。

总之，调整传统档案保存价值对于档案信息化建设来讲，只是其中的一部分，传统档案管理、利用与信息化档案管理、开发利用等等问题还有许多值得我们探索、改进和完善之处。档案信息化建设是一项艰巨的工作，需要全体档案人员长期共同努力才能实现。

[1]陈兆祦.谈加强档案保存价值鉴定工作的若干问题[J].山西档案2004（6）