水利水电工程档案质量探析

李 军

（黑龙江农垦勘测设计研究院 黑龙江 哈尔滨 150090）

水利水电工程建设档案是水利工程的重要组成部分,也是今后工程运行、改造、维护、扩建等最主要的原始依据。该文从目前水利水电工程建设档案存在的问题入手,分析了水利水电工程建设过程中控制档案质量的几个关键点,提出了解决问题的措施,供参考。

水利水电 工程档案 质量控制

水利水电建设是国家基础建设的重要内容，水利水电工程档案管理是水利水电工程建设的重要组成部分，必须将其纳入工程建设项目管理的全过程。笔者曾参与了黑龙江省省内一些水利水电项目的建设和工程竣工验收前的档案整理工作，深感水利水电工程档案存在着不容忽视的质量问题，需要引起各相关部门的重视。

1.水利工程档案存在的质量问题和原因分析

1.1 验收水利水电工程项目档案质量包括两个方面：首先是内容质量，具体指档案所反映的数据准确性、过程的真实性。第二是案卷质量，它是指档案的完整性、系统性、规范性程度。水利项目档案要求内在质量与案卷质量统一，而内容质量重于外观形式。文件资料短缺不全，在后期发现后采取东拼西凑、甚至造假的情况，即使有再好的整理形式，也不可能通过档案验收关。

1.2 在以经济效益为中心的利益驱动下，由于档案作用滞后，从短期效益衡量，不能直接产生经济效益，使档案工作在工程建设中不能排在应有的位置，故而没有切实将档案工作纳入水利水电工程管理体系，导致档案管理职责不明确，更谈不上严格的档案管理制度和制约措施，最终造成文件资料的原件不齐全，难以真实地反映工程建设的全貌。其他在工程建设中形成并应保存的管理性文件、施工记录、监理资料也存在归档不全问题。一些工程档案原件散失后，难以补救，直接影响了档案的整体质量。即使在整理阶段发现了问题，采取相应的补救措施，往往也难以奏效，这就是由于水利水电工程档案原始性的性质决定了档案文件资料的不可补和不可替代性。同时也决定了文件资料的形成积累必须同步进行，才能见效。

1.3 有些项目仅注重纸质文件资料的收集，而忽视工程建设中所产生的其他门类、载体档案的收集。由于水利水电工程的特殊性，涉及工程质量的隐蔽性、关键性部位（比如：大坝、溢洪道、厂房等建筑物的基础，隧洞沿线开挖及地质情况等）的照片、声像档案因其形式简单、直观，记录真实、迅速，具有较强的客观性、透明性和不可替代性，其价值是文字资料无法比拟和替代的。反映水利水电工程重大事件、事故必须有完整的文字、照片和声像等材料，因此，照片、声像档案的收集应成为水利水电工程档案管理的重要内容之一。一些工程虽然在建设过程中及时地照了照片（或录像），但未进行整理，有的甚至流失在个人手上，时间一长，造成丢失而无法搜集。

1.4 一些建设单位，在工程建设过程中，特别是建设初期，文件资料无专人管理，或有人管也是其他事务工作人员兼管，他们没有档案专业知识，也没有经过档案业务培训，不知道哪些文件材料应归档，连一些具有法律效力的现场记录也弃之不要，造成难以弥补的损失。或是不加分析，所有资料都作为档案保存。并且不知道怎样分类、组卷，文书、科技、会计等文件杂乱堆放，无从下手，尽管他们也付出很大的努力，但工程档案质量仍然不高。

1.5 由于水利水电工程具有投资大、建设周期长、参建单位多、标段多、文件资料在形成过程中所涉及部门人员多等特点，并且还因参建单位资质、档案意识及领导重视程度差异大，以至于同一项目档案质量参差不齐。大型重点项目档案质量相对好一些，个别中、小型工程档案质量水平仍然很低，档案原始资料在工程建成后被施工单位遗失或带走，造成工程档案原件不全、丢失事件时有发生。随着基本建设管理体制改革的进一步探化、豆腐渣工程的曝光以及各种利益的争端，水利水电工程档案的重要性逐步引起人们的关注。

2.提高水利工程档案质量的措施

2.1 提高各参建单位领导干部的档案意识，加强对他们进行建设项目档案管理法律法规的学习教育，提高对水利水电档案工作重要性的认识，确实把档案工作列入领导的议事日程和目标责任制。各参建单位的档案工作要由一名单位主要领导分管，并能及时解决档案工作中存在的问题。

2.2 要确保水利水电工程档案的质量，必须确立建设单位在工程建设中档案管理的主导地位，由建设单位来负责整个建设项目档案资料的统一管理。作为建设单位首先必须建立工程建设档案管理的组织网络，明确各参建单位的职责；其次，建立工程建设档案的管理制度，对于各参建单位在建设过程中档案资料的形成、归档作出明确的规定，并将其列入有关的合同，使各参建单位在平时的立卷、归档过程中有章可循，把规范化管理纳入各单位和相关人员的职责，与经济责任制挂钩，严格考核，真正实施档案材料的超前控制；再次，必须实行档案工作与工程建设进程的同步管理，做到工程进行到哪个环节；档案工作就延伸到哪个环节。第四，建设单位档案人员必须参与工程建设项目的档案管理工作，加强技术指导。

2.3 重视水利水电工程档案的原始性积累。水利水电工程档案是直接反映建设项目质量的重要载体，档案原件是解决工程质量、经济纠纷的重要依据和凭证，因此保存原件就显得尤其重要。另一方面加强隐蔽工程、关键部位质量资料管理。由于水利项目隐蔽工程在建成后不可再现，其工程质量资料是质量和监督过程的实际记录，它既可以反映施工单位的工程质量，也可为工程竣工后正常运行、维护提供依据和保证，同时也可为工程运行过程中出现的质量问题，提供技术数据和补救措施，因此，做好隐蔽工程、关键部位质量、保证材料、记录资料的归档是这项关键的工作内容。

2.4 提高水利水电项目档案专兼职人员的专业技术水平，加强档案业务指导。首先要抓好水利水电建设项目档案人员的在岗培训，使他们不仅掌握水利水电档案工作的基本要求和方法，掌握档案管理的专业知识和操作技能，还要懂得工程建设方面的知识；其次，档案行政管理部门须加强对水利水电工程档案的监督与全程指导，各方面严格执行重点建设项目档案登记备案制度，另一方面还要深入工地现场进行具体指导，解决实际问题，确保水利水电工程档案的质量。

2.5 建立新的档案管理体制，使项目档案工作与项目建设“三同步”。管理制度是保证档案工作正常运行的重要依据。为确保重点技改工程投入生产后，为管理、维护、改造和扩建等提供可靠依据，使工程达到预期的经济效益、社会效益和环保效益，把与工程有关的全部档案收集完整是很重要的环节。坚持档案工作与工程建设“三同步”，是基建档案工作的一条关键经验，一是项目建设前期阶段就应及时建立档案工作，加强对前期阶段产生文件材料的管理；在合同中明确对文件材料编制、整理及提交的具体要求。二是在检查落实建设项目的实施过程中，同时检查落实档案工作的情况。三是竣工验收时，同时验收工程档案情况，在竣工阶段，必须按照要求认真进行项目整套竣工档案资料的汇总、编制、整理工作。

2.6 积极推行“四制”管理，落实档案工作领导责任制。“四制”（即项目法人责任制、招标投标制、工程监理制、合同制）管理，着重落实建设项目档案工作领导责任制，将档案工作纳入工程质量行政领导责任制进行监督；将工程档案，资料收集整理纳入工程监理；将竣工档案交接工作纳入合同管理。组织建设单位认真学习有关文件规定，落实建设单位对建设项目档案负责制。切实做到“三同步”（即工程项目分阶段建设与提出归档要求同步；检查工程项目进度和质量与检查工程项目档案的管理状况同步；验收工程项目与验收工程档案同步）以确保工程项目档案的完整、准确。