正确认识档案鉴定 提高鉴定工作质量

李明

（杜蒙交通 黑龙江大庆 166200）

档案鉴定，是判定一份文件材料价值大小，确定归档与否并科学划分保存价值的重要环节，是文件材料归档的首要环节，它决定着文件材料的“命运”或“归宿”。无论鉴定工作制度如何完善，都需要由人来执行，不可避免地带有一定的主观性。昨天形成的文件在今天鉴定，而鉴定的正确与否只有靠后人在实践中才能证明，因此档案价值鉴定成为档案工作中难度最大的问题之一。由于鉴定工作的特殊性，往往使档案人员在工作中难以把握“度”，要么“有文必档”，玉石不分，造成档案信息资源的无谓膨胀，占用大量的人力物力资源，使档案工作效率低下，难免让人有“社会包袱”之感；要么在鉴定工作中把关过严，把一些必须保存的档案销毁或误划保管期限，未能齐全完整地归档，给工作带来损失。从传统鉴定理论模式研究,到谢伦伯格的双重价值鉴定理论,再到布姆斯的“社会分析和职能鉴定论”,以及加拿大的“新宏观鉴定接收战略”,直至目前广泛关注的以电子文件鉴定为中心的“职能与技术鉴定双重支点”,是档案鉴定理论发展的历史进程。在这一进程中,呈现出三个明显的特点:一是来源原则在档案鉴定领域得到应用,档案学的两大特色理论交互发展;二是传统史学理论及思潮的影响及渗透逐渐减少,档案鉴定标准越来越社会化;三是鉴定标准日趋实用化,鉴定的实用主义功能目标反映越来越明显。

一、档案鉴定工作现状及问题

档案鉴定工作，是在“遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系”原则的前提下，科学区分各类文件的不同价值，确定归档和不归档范围，进而对归档文件材料划定不同的保管期限，分别整理，相对集中排列，为各单位档案日常管理工作及移交档案馆后进一步发挥档案效益打下良好的基础。然而，长期以来，由于对档案鉴定工作认识不清或未引起高度重视，随着档案工作的发展，在许多地方已日益显现出制约着档案业务建设的开展及档案服务功能的发挥的现象，如有的立档单位“有文必档”、“有收必档”，或对一些材料价值判别不清，不仅增加了日常工作量，给档案信息开发利用等工作带来负面影响，而且造成移交到档案馆保存的永久、长期档案(甚至有短期档案)在全宗间的大量重复。同时，给档案馆的整理、保管和利用等业务工作带来严重负担，无谓占用有限的库房客量，虽然一再扩建、新建档案馆，仍难以容纳不断增长的档案数量，而一些具有重要价值的档案资料又难以及时接收保管。

在现实工作中，由于对归档文件的价值签定不当，对归档文件处理不当而给工作带来损失的现象屡见不鲜。如云南省某企业按照会计档案归档办法，把有关职工工资名册等部分档案列为永久保存，而把大量日常预算、核算表册等列为短期保存，到期销毁，结后来企业撤并改制、破产审计工作造成困难。

1987年12月4日，国家档案局颁发了《机关文件材料归档范围和不归档范围》，它是各机关单位档案鉴定工作的基本依据。但是，这个规定只对国家机关的文件归档作了规定，而且各单位在理解上仍不同程度地存在差异，如一些既非红头文件又无领导批示的文件(如看似不重要的意见、请示、记录等)是否确无保存价值。例如，某单位向上级部门提出工作中存在的问题及解决办法，上级领导并未作出任何批复或指示，按照立档规定p这些文件可不作为归档文件。但是，这些问题在今后的工作中由于得不到上级部门的解决而给工作造成损失，有了这份归档文件，其责任(至少大部分责任)都应归咎于上级部门。

此外，长期保存的案卷满30年或50年后怎么重新鉴定，短期卷到期如何签定和销毁，已保存在档案馆内的各全宗间的重份文件怎么处理，在收集或征集散存在社会上的档案时如何多角度判别其价值等等，都是值得深入研究和认真思考的问题。

二、提高素质，完善制度，从源头上把好档案鉴定质量关

(一)提高档案人员业务素质，具备广博的学识修养

档案鉴定工作看似简单，其实具有相当的难度。如何从多角度判定一份档案的价值，是对档案人员学识修养的一种考验，是提高鉴定工作质量的主要因素。一份文件材料，除了有工作查考、凭证等作用外，从文化的角度看，有的还有书法、审美等多方面的价值。例如，在民国档案中，有的档案内容一胶．谈不上什么查考利用价值，但是，在书法或审美等方面有独特的价值。一份民国公文空白稿纸，没有书写任何内容，但在版式、栏目设计上有一定特点，对研究公文的演变规律也有其不可替代的价值。

收集、征集散存在社会上或民间的档案，是档案能否尽可能地“再现”历史，全面反映社会发展变化的一项重要工作，是丰富馆藏的重要方面。有些民间“档案”．文化内涵丰富，往往有民俗学、艺术等多种价值，在鉴定中，档案人员更要有相当的学识，否则要么视“宝”为无用之物，要么收集一些“膀品”、“废品”。

(二)与时俱进，完善制度

由于各单位业务工作不同，鉴定档案文件内容各有差异。各单位应在认真学习国家及行业有关文件的基础上．参考相关单位的做法．结合工作实际，在充分讨论的基础上，科学确定归

档及不归档范围，制定可操作性强的鉴定工作制度，尽量避免工作中的主观随意性。随着单位工作的发展，归档及不归档范围也在不断变化，要不断总结，对现有制度作出相应的调整。

三、正确认识“必要重复“和“不必要重复”，提高鉴定工作质量

一般说来，绝大多数档案仍产生于党政机关及其管理的企业、事业和各种社会团体中，处理好“必要重复”和“不必要重复”的关系，是提高鉴定工作质量，有效避免保存档案大量重份、档案信息重复性膨胀的关键环节。在一个立档单位中，无论对上级下发的文件，或平级机关来文、下级机关的报告等，业务主管机关、其他确需告知机关或有相应业务处理的承办单位可作必要重复保管外，其他收到类似文件的机关如一般告知的机关均应作不归档处理。方针政策性文件或技术资料． 要视与本单位工作查考价值大小确定是否归档和划分保管期限。对于既难以归档又不宜销毁的有一定查考利用价值的材料，可编为资料留在单位使用。

由于目前档案鉴定工作的现状，特别随着电子文件的大量产生，国家有关部门急需将档案价值鉴定列为重要研究课题，不断探索鉴定工作中的新问题，出台一系列可操作性强的行业标准，以利于档案鉴定工作的规范化、标准化，使文件归档完整、精炼，在相当的程度上再现历史，成为人类文化活动的结晶，为各项事业的发展作出应有的贡献。

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