知识管理视角下的企业档案信息化发展研究

范桂红

（黑龙江大学 黑龙江 哈尔滨 150080）

随着档案工作的发展，企业知识管理是企业管理理论发展的新阶段，其核心是将知识资源的知识资本作为企业管理的基础与核心，企业知识管理的基础是企业信息化管理。知识管理的任务就是要管理好智力资本，运用集体的智慧，提高企业应变和创新的能力。企业档案要发挥其作为智力资本的作用，这就要求我们不断将企业中的“隐性知识”转化为“显性知识”，为企业的创新发展服务，在企业档案信息化的背景下应用知识管理方式，这就是企业档案知识管理所要达到的目标之一。

一、信息化背景下的企业知识管理

企业信息化是为了改善企业的运营效率,提高企业对知识的依赖程度,增强企业的竞争力。因此,以信息化为基础的企业知识管理,就是企业或组织将存放在文件中,或者存放在员工头脑中的知识和技能收集起来,加以组织、整理和分类后,存放在基于计算机的信息系统的数据库中。然后，通过信息技术、计算机网络和通信技术，提高信息和知识的存储、查询、更新和交互的能力,将这些知识、技能和信息传递到能帮助企业实现最大产出的地方。

二、知识管理背景下的企业信息化的发展

大力加强企业档案信息化建设，是发展生产力的现实需要，是提高企业竞争力的重要举措。企业信息按其来源可分为内部信息和外部信息两大类，企业内部信息是指企业内部产生的各种信息，它反映企业目前的基本状况和企业经济活动的信息。企业外部信息是指企业以外产生但与企业运行环境相关的各种信息。其主要职能是企业经营决策时作为分析企业外部条件的依据，尤其是在确定企业中长期战略目标和计划时起着重要作用。

1.企业档案信息化是企业信息化适应知识经济时代发展的要求。在企业的经营过程中,企业需要借助于档案信息化的手段,来为知识管理提供技术和资源方面的强有力支持。可以说,企业档案信息化建设在企业知识管理实施过程中发挥了不可替代的中介作用,它不仅帮助企业认识了知识管理的内容和对象,同时,它也为企业知识管理的实施提供了有效的技术支持和实践手段,从而成为企业知识管理理论与知识管理实践之间有效沟通的纽带。

2.企业档案信息化为知识管理提供技术上的可能性。企业知识管理的发展与信息技术之间存在千丝万缕的联系,许多企业在以信息技术为依托的信息管理方面已经起步,取得了一定的成绩,并获得了一些宝贵经验。因此,开展基于企业档案信息化的知识管理实现模式研究,将对解决以上问题具有重要的作用。

3.企业信息化建设为知识管理建设确定时机。企业的知识资源一般分为数据、信息、知识和智力四种基本类型,相应的企业知识资源的管理也可划分为数据管理、信息管理、知识管理和智力资源管理四个阶段。在不同的阶段,知识资源的管理对企业档案信息化基础设施的要求也不相同,这样,我们根据企业档案信息化发展的不同程度,即可确定当前企业信息化状况适合于何种知识资源的管理阶段。

4.企业档案信息化转化为企业信息知识化。企业知识管理是一种管理模式，也是一个过程。知识管理的基础是企业信息化，档案知识化管理也需要对信息内容实施信息化，借助企业网络实现知识的有效传递与共享。随着现代信息技术的普及与应用，企业信息化是其发展进程中不可逆转的趋势。档案部门应在观念、人才、基础工作等方面做好信息化准备，趁势推动档案工作信息化的进程。

就知识与信息关系看，知识应是知识化的信息，信息只有知识化才能实施管理。信息知识化的主要含义：一是指在企业信息化的进程中有大量电子文件产生，如何使有保存价值的电子文件档案化、知识化；二是指如何捕捉企业经营活动中产生的非文献记录的知识与信息，特别是如何挖掘企业的隐性知识，并及时将其显性化、档案化、知识化。按知识管理的要求，档案部门应认真研究信息知识化的途径、对策。

三、知识管理对企业开展档案工作的策略分析

企业档案是企业内部宝贵的显性知识，企业在日常管理中应该给予足够的重视。知识管理在强调显性知识管理的同时，也注重对隐性知识的挖掘，企业档案中蕴涵着大量企业无形资产，知识管理时代的企业档案部门除负责企业显性档案知识资源的归档、整理与保管外，另一个重要的时代使命是从显性档案知识资源以及企业人员脑海中挖掘出隐性知识，并及时归档，为企业的经营、管理、决策服务。

1.企业档案部门要注意档案实体的安全管理与责任管理。任何时候，档案实体的安全与责任管理都是企业档案工作开展的基础，只有稳固这个基础，才能以不变应万变。随着企业管理环境的变化，创新和智力资产已经成为企业抢占市场制高点的核心武器，企业更加重视智力资产的保护和更新。在这种形势下，企业档案实体保管要准备好几个转型：首先及时顺应企业管理环境的变化，完成工作目标的转型，从原来管理和服务的目标转移到创新目标上来，在充分利用固有知识资源优势的同时，不断进行资源的更新和补充；

2.适应自身变化，完成工作重点的转型。知识经济时代，企业档案内容呈多元化特点，需要管重点也发生了转移，如传统纸质文件向电子文件转移，普通文件向技术文件转移，随着企业的改制，还出现了资产评估文件等，企业在管理过程中也必须完成工作重点的转移。

3.要挖掘显性档案知识资源及企业人员脑海中的隐性知识。企业显性档案知识资源中仍大有文章可作，档案部门应充分挖掘其中的隐性知识并及时归档。人是知识的重要载体，企业在知识管理时代必须建立吸引人才、留住人才的长效机制，同时还要充分利用员工头脑中的经验知识，扩大知识共享的范围。而企业档案部门则应与企业员工保持密切的交流与联系，共享知识，并及时进行知识归档。

四、档案工作者在企业档案信息化中引入知识管理模式的作用

档案知识管理的关键因素是人才。而就档案工作而言就是档案工作者。档案知识管理建设，是对传统档案中的档案进行筛选，找出信息含量参数高的档案，用现代电子技术进行管理。现代社会产生的档案，伴随着电子文件和新型载体文件的出现，从内容和形式上都比以前大大复杂化。而要求档案工作人员的专业结构发生变化。一方面，要求大量信息处理人员，信息分析研究人员，计算机软件、硬件人才，网络环境与运行维护人员，产生信息服务人员;另一方面，要求档案工作人员自身业务知识的不断补充与更新。因此，现代化的档案工作者仅仅具有合理的知识结构是不够的，还需要具备一定的信息分析和处理能力，特别是现代信息技术的使用能力、信息获取、信息加工处理能力，只有这样才能实施和胜任数字化和现代化的档案信息管理工作。企业档案工作在有效使用知识管理模式时可以使企业的档案信息有效的转化为企业信息知识，这样可以使企业的信息得到充分的利用，为企业的经济发展服务。所以档案工作者只有通过自身的努力，提高自身的素质，才能适应档案知识管理的要求，为档案管理的发展做出贡献。

总之，将企业档案信息化工作纳入企业知识管理系统中去，这是适应知识管理环境下企业档案信息化工作发展的实践举措。企业管理环境的变化给企业档案工作带来了很多新鲜元素，同时也迫使企业档案工作面临着很多前所未有的新问题。因此，档案工作者应该在今后的实践工作中，把档案信息化建设的理念逐步运用到企业管理中去，是档案在企业追求经济利益最大时发挥应有的作用。

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