如何加强高校档案收集与归档工作

王玉华

(伊春林业管理局教师进修学院 黑龙江 伊春 153000)

高校档案记载了教学管理工作的内容、方式和效果，反映了学校各个历史时期的教学管理和教学发展情况，在教学管理中发挥着重要的作用。教学档案的管理工作是高校档案工作的起点和基础，是教学管理和教学评估不可缺少的重要一环。一个学校离开相应的教学档案，其教学活动就无法正常进行。只有及时完整地收集教学档案，交对其进行系统化、科学化的整理归档，才能使教学档案更好地为提高教学质量、改进教学方法和进行教学研究服务。

一、高校档案收集与归档工作的重要性

1.高校档案收集与归档工作是高校档案形成的基础。高校在教学、科研、行政管理等活动中形成的大量的具有保存价值的原始文件材料，这些原始的文件材料由部门兼职档案员按照一定的方式收集、整理、分类、装订、立卷之后移交到档案馆统一保管，才能称为档案。因此，收集工作是档案形成过程中最基础的重要环节，如果没有收集工作，“巧夫难为无米之饮”，档案管理工作就推动了根基，其他环节的工作就无从谈起。

2.高校档案收集与归档工作是档案集中统一管理的必要手段。《高等学校档案工作规范》中规定:“高等学校档案必须实行集中统一管理，确保完整、准确、系统、安全。”高校在都学、科研、行政管理等各项实践活动中形成的有保存价值的档案材料，必须作为宝贵财富集中起来。只有全面的收集与整理归档，才能使档案材料做到齐全完整。避免其处于分散状态，组成一个全宗内的档案，便于开发用；只有全面的收集与整理归档，才能全面反映高校历史有真实面貌，更好地发挥高校的现实和长远作用；只有全面的收集与归档，才能集中管理，有效保障档案的安全，不会造成档案的丢失、损坏、泄密等。

3.高档档案收集与归档工作直接影响档案馆在学校的地位和自身的发展。高校档案收集与归档工作做好了，可以在一定历史条件下大大增加馆藏，并为以后的档案利用提供条件。如果高校在历史和现实的实践活动中形成的档案材料，不能完整、准确、系统地被收集起来，所归档的只是一些支离破碎且保存价值不高的档案材料，就会影响到档案馆其它各项业务的开展，给档案工作的利用等环节带来许多麻烦，不利于提升档案馆在学校的地位和自身的发展。

二、当前高校档案收集与归档工作中存在的问题

1.档案收集与归档工作缺乏强而有力的制约措施。《档案法》中明确规定:“对国家规定的应当立卷归档的材料，必须一，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何人不得据为己有。”但在实际工作中，部分教职员工，包括学校各级领导，对档案工作的重要性缺乏足够的认识，对档案收集与归档工作不够重视，档案意识比较淡薄，平时不注意档案材料的保存和积累，工作完成后，任意随手把一些有价值的文件资料扔掉；有的教职员工认为自己手中掌握资料今后用起来方便，出现不愿意上交等现象屡见不鲜。由于对档案工作缺少一种强有力的制约措施，档案收集不齐、收集难的问题长期得不到很好地解决。

2.文件材料收集不齐全，内容部分失真。档案在形成的初期是分散的，将文件材料转化为档案，只有通过收集与归档工作才能实现。因此，要摆正部门立卷与学校档案馆接收之间的关系，高校实行部门立卷制度，然后由各部门按时向学校档案按理部门移交档案。当前高校普遍存在由于收集与归档工作不到位，应该归档的文件材料残缺不全，不能完整地反映教学活动及学校发展过程的全貌；或者有部分档案记载的内容与事实不符等问题，造成部分档案质量下降，直接影响了高校档案的价值。

3.档案管理手段落后，人才缺乏。随着以计算机技术为代表的现代化信息技术的迅速发展，采用先进的设备和技术实现现代化管理，已成为对高校档案工作的全新要求。但目前高校档案管理的现状是设施，档案收集、整理、利用等业务工作，还是以传统的手工操作为主，辅以计算机管理；长期以来，由于档案工作性质及工件环境的影响，档案人员的思想观念相对落后，现代化管理知识相对缺乏。

三、提高高校档案收集与归档工作的方法

1.建立健全档案的收集与归档制度，领导重视，全体教职工配合。高校普遍存在着收集与归档范围、内容及标准不明确，缺少有效的监督和约束力，时常有为了局部利益和个人使用方便而不愿意把资料交到档案馆的情况，这些就造成了档案收集不齐全的局面。因此，要有一个管理各部门档案的机构，形成而下的档案管理工作网络，制定出可行的管理制度。档案管理者严格按照健全的规章制度履行职责，才能把工作搞好。其次，高校要成立专门的领导机构抓档案工作。把档案工作列入学院的总体工作规划，定期召开工作会议，交流经验，总结教训，解决工作中存在的问题。并把档案收集与归档工作列入各部门负责人的职责范围，年终业务考核时，对各部门档案收集与归档工作情况进行通报。

档案的收集与归档工作，繁杂而又琐碎，它不仅需要档案管理人员耐心细致的开展工作，还需要各部门及至每个职工的积极配合和大力支持。因此，搞好档案的收集与归档工作，要在全体教职工中宣传、执行好《档案法》及相关政策法规，坚持依法治档，使广大职工懂得必须将工作中形成的、国家规定应当立卷归档的材料定期向档案馆移交，任何人不得据为己有。这样，既增强了教育职工的责任意识，也畅通了收集渠道。

2.档案管理者有要高度的事业心和责任心。档案收集与归档工作的质量很大程度上取决于档案管理者的事业心和责任心的强弱。档案的收集与归档工作繁杂而又琐碎，要做好档案收集与归档工作，不仅要耐心细致，还必须采取行之有效的方法。要集中收集每年校内各部门在上一年所形成的综合文件性的档案材料。但高校有些大型重要活动或会议不是每年都进行的，如庆典、党代会、教代会、团代会、学代会等，对于以上活动所形成的各种文件材料，要采取专题收集的方法。档案工作人员还应该发挥主观能动性，积极主动做好档案的日常收集与归档工作，不能只是坐等材料上门，要主动出击，随时了解，重点追踪，做到学校工作开展到哪里，档案收集与归档工作就延伸到哪里。对于一些档案意识不强的单位和个人，档案工作人员要耐心宣传，要有高度的责任感，积极做好思想工作，进行跟踪收集。

3.加强业务培训，提高档案管理者的业务水平。档案收集与归档工作看似简单，实际上十分复杂。不仅要有很强的档案意识和高度的责任心，还要有一定的档案知识和处理技能，并且要有基本的档案价值判断能力。而且随着计算机的普及和通信技术的广泛应用，高校产生的电子档案日益增多，这就需要运用到计算机技术。所以，从事高校档案工作，不仅需要掌握档案学基础理论，具有专业知识、业务实践能力和专门的知识结构。进入知识经济时代，新知识量呈指数级上升，知识的更新周期不断缩短。在这种情况下，档案管理工作者应该积极参加档案业务培训，掌握当前档案发展趋势和档案信息工作相关的新知识、爱岗敬业、无私奉献、与时俱进，造就出一支政治素质好、事业心强、业务精通、能适应高校现代化管理的档案队伍，为高校的档案管理工作发展提供条件。