浅谈档案数字化建设

熊亚丽

(四平市铁西区人民政府办公室 吉林 四平 136000)

一、档案馆数字化——数字化的起点

（一）档案管理的数字化

档案管理自动化是对档案馆自身管理行为现代化的确定，而这种现代化是建立在计算机数字化管理基础上的。这个特征是基础性的，有普遍意义的，是开展其他数字化工作的前提条件。因此，我们不能忽视档案管理具体业务环节的计算机数字化管理问题，如档案自动编目和自动检索，档案自动全文存储与检索，档案业务工作辅助管理，计算机辅助立卷，档案自动标引，文档一体化管理，档案馆办公自动化，档案库房保护技术现代化，档案数据库设计与建立等。而这些不仅是档案管理基本的业务环节，也是档案管理自动化的具体体现，更是档案管理数字化全面实现的基础。

（二）“文档一体化”管理

“文档一体化”操作管理软件与传统手工操作相比，避免应归档的文件材料人为遗漏，提高了文件归档的完整性和准确性，提高了文件立卷的效率，提高了档案的质量。但它也只是利用计算机技术来模拟传统手工操作流程，不是真正意义上的文档管理数字化。

（三）档案馆数字化管理系统的建设

档案工作数字化管理系统实际上是一个可以涵盖档案馆行政管理和业务管理，档案信息开发利用工作等诸方面的大型的系统工程。档案馆数字化管理应该以此为切入点，朝着这个方向积极发展。

（四）档案馆储藏信息的数字化

综合性档案馆通常都有数量庞大的馆藏，内容及形式也是丰富多样的。就传统的档案载体而言，其记录信息都是平面的，文字，图像，声音等不同载体的信息难以有机地结合起来。通过运用计算机技术与多媒体技术，所有的馆藏信息都能以数字化的形式存储，做到图、文、声并茂，档案信息的记录功能与显示功能得到了极大的强化，而且更有前景的是数字化后的档案信息能随心所欲地从一种媒介转换到另一种媒介，给长期以来沉闷，形式单一的档案信息贴上吸引人的“标签”。

（五）档案信息传输平台数字化

档案信息只有在传递过程中才能体现出它应有的价值，以往信息存在于一次文献即档案原件或经过处理的二次文献范畴内，人们需要档案信息，往往需要亲临档案馆，通过阅览摘录，静电复制或拍摄等形式来获取需要的信息。但档案信息在完成数字形式存在时，数字网络系统就将成为其主要的传输平台，为档案信息的快速流动提供可能。数字化了的档案信息在传递过程中可以同时进行多向传递，形成传递网络，而且通过因特网可以方便地进行远程传递，不受时间与空间的限制，利用者就可以在任何时间，任何地点通过计算机方便地利用档案信息。

二、档案数字化可改善档案管理工作

（一）形势发展的需求

其一，档案馆是保管和提供利用档案信息的职能部门，是本地区最丰富，最有实用价值的信息资源库。因此，要最大限度地满足利用者的需求，必须实现信息共享。其二，档案载体的更新换代迫切要求档案馆数字化。近年来，档案载体逐渐并迅速地被磁盘，磁带，光盘所取代或更替，电子档案的出现给档案馆提出了一个等待解决的课题，那就是电子档案的收集，保管，保护和利用手段，而解决这个问题的途径只有一个，那就是档案馆的数字化。

（二）社会的强烈需求

随着人们的时间意识越来越强，领导作出重大决策需要迅速，准确；各职能部门工作查考要求快速，及时；社会广大公众对档案信息需要量也不断增加，如婚姻档案，在一些农村，尤其是偏远山区的利用者要查阅档案十分不便，他们迫切需求信息共享。这是一个等待解决的重大课题。

三、档案数字化建设的内容

（一）推进档案数字化，必须提高档案标准化，规范化水平

档案信息数字化的现状是档案标准化，规范化滞后和应用软件紊乱，这些都严重影响了系统整体水平的提高。对这一问题取得共识是档案数字化建设思想上的一次飞跃，它使我们的观察视野从计算机系统扩大到整个档案信息管理。档案信息自动化的内涵包括档案工作的各个方面和各个环节，其中首要的是档案业务要规范，档案标准要建立健全和真正实施。档案标准和规范本身也是一个系统工程，要退经档案数字化建设，必须抓好档案标准化，规范化，掌握好两者相辅相成，互相促进的辩证关系。

（二）数字化建设要着眼于提高系统的整体水平

档案数字化建设的着眼点应是整个系统，组成系统的纵向和横向的各个节点都应达到一定水平，并通过网络加以联通，这样，才能发挥整体优势，提高系统的综合能力。部分节点甚至一个重要节点的障碍，都可能造成系统的梗阻。当然，要求每个节点的装备水平和应用能力齐头并进是不现实的，不可能“齐步走”。所以，鼓励和支持先进单位要提高水平，在一些单位进行较高水平的试点，以取得推广的经验，这对整个系统是有利的。