试论文书档案如何逐步实现计算机有效管理

李媛媛

（杜尔伯特蒙古族自治县民政局救助管理站 黑龙江 大庆 166200）

试论文书档案如何逐步实现计算机有效管理

李媛媛

（杜尔伯特蒙古族自治县民政局救助管理站 黑龙江 大庆 166200）

较之于传统的文书档案管理方式,计算机管理具有多方面的优势：可减轻管理的劳动强度;有利于文档的补漏增缺;有利于保持文件的原始面貌;使文档资料的利用简便、准确;有利于文档资料的保密;有利于提高文档管理工作质量。当前要从多方面推进文书档案计算机管理:更新思想观念,适应社会的发展;加大文书档案计算机管理的投入;加强文书档案管理队伍建设,提高计算机管理水平;加快文书档案管理的现代化进程。

文书档案计算机管理分析

1.文书档案现状与存在问题

档案工作是一项基础性的工作，不可能超越现实技术和经济水平进行发展，计算机应用和办公自动化中的档案管理也不可能一步到位。况且档案工作的价值、效益不能在短时间内立即显现出来，传统观念阻力较大，所以被重视的程度远不如其他工作，投入的资金也很有限，这就需要我们设法把有限的资金和人力用在最有效的地方，以最少的投入取得最大的回报，避免重复输入增加的工作量，按“节约型社会”的新精神来办事。现在很多单位档案管理工作还停留在初始的低级阶段，以为摆上几台计算机，录入档案目录就是现代化管理，档案管理缺乏深层次的提高。更主要的是，由于各个单位档案管理软件千差万别，水平参差不齐。软件的来源，有的是自己编制的，有的是行业推广使用的，有的是购买而来的，出现了档案管理软件“各自为政”的状态，计算机管理档案的优越性远远没有发挥出来。软件水平低、通用性差，实用范围小，已成为制约档案现代化的主要障碍。虽然，档案现代化管理已成为档案工作者的共识，但如何进行有效管理仍然是摆在我们面前的主要课题。

2.做好基础性工作，加快文档一体化管理的步伐

文档一体化最大限度保证了电子文件的原始性、真实性和准确性。电子文件一经生成，就按照文档一体化方式进行管理，积累、鉴定、整理、归档。在尚没有统一、标准规范的通用软件前，必须做好以下三项基础工作，以加快文档一体化进程。

2.1 根据实际情况逐步应用计算机中适用的程序来管理

随着计算机的普及，人们对计算机应用能力得到提高，尤其是近几年各种应试考试和工作中广泛使用，计算机已成为不可缺少的一种工具。现在计算机普遍装有Excel软件，可以在ExceI中制作表格，开展文书档案机读目录是一件很容易的事。导入、导出数据变得便捷并且在Excel中制作的表格，待将来使用标准软件完全可以进行数据转换。这样我们先做机读目录的准备既有现实使用价值，又为今后升级发展提供有效的平台，不会造成重复输入的浪费，又符合了《规则》要求。

2.2 收集保存现已形成的电子文件和文档

目前各级国家机关和事业企业单位的公文基本上用计算机打印并有规范化、标准化格式要求，文稿经打字后很多都存储在计算机硬盘和磁盘、光盘等介质上。正式文件印制好后，人们往往不注意收集打好的电子文稿，有的分散在拟稿人手中；有打印室的单位经常存放在打字员的计算机中，保存积累到—定数量时就被删除，这样造成了人力的极大浪费。从发展的角度看，计算机全文检索势在必行，为期不远，以后需要再来重新录入或扫描的话工作量是何等之大，可想而知。所以，笔者认为，在现有条件下采用最简单的方法即将打印过的文件，按发文字号排序，按年度、机构（或问题）打好公文包，文件夹，刻录在光盘上并备份保存。这样既保证了电子文件的原始性、真实性和准确性，又为计算机全文检索打下基础，同时节省日后录入的巨大工作量。这样做的结果，现在日常工作中就能利用计算机查找档案，满足其基本要求，从而减少纸质档案的磨损损耗，延长纸质档案的寿命。

2.3 文件和档案密不可分，文档一体化是档案现代化管理发展的基础

进行档案现代化管理，就必须从基础的环节开始，从文件的形成阶段着手。对文件运转的各个阶段，包括文件的起草，签发等各个环节实行自动化管理。文件办理完毕后经过主题标引等前期准备工作，通过自动组卷功能来完成立卷归档工作，避免以往立卷归档时重新录入的重复劳动。实现文档一体化管理，可以大大提高文件运转速度，从而提高行政管理效率。档案和文件既然本质上具有同一性的特点，那么档案工作就不应该与文书工作相分离，而应当是文件运转过程中不可少的不同表现形式。随着办公自动化技术的应用和深入发展，无纸办公已成为可能，人们通过先进计算机技术对文件、档案的全部信息进一步统一管理，其转换形式是多样的。如利用计算机网络，从文件信息的生成到档案情息的转化，以及档案信息的提供利用等实行一体化管理，能获得明显的效益。但目前文档管理的计算机软件的五花八门，从标准化的角度出发，还需研制一套质量好、标准高、通用性强的软件，才能使档案的计算机管理工作登上一个新台阶。

从文件运动周期的角度看，文件与档案的关系决定了它们具备实行一体化管理的条件。 一方面，现行文件与档案是一个具有内在联系的整体。它们的物质形态、内容主题以及社会本质都是相同的，均是附在有形物质上的信息，其区别仅在于是现行文件还是历史文件。其实，从现行文件到历史文件，是一个完整的运动过程。文件与档案只有运动阶段的区别而无本质的不同，对处于不同阶段的文件实行一体化管理，是顺理成章的事情。在体制上，文书处理部门与档案部门只是分别管理处于不同运动阶段的文件，分属于不同的职能部门，这是不争的事实。同时，在文件的制作阶段和现行使用阶段，文件处于不停的运动中，适宜于分散保存，以便于随时查用和迅速运转，这项任务主要由文书处理部门承担。当文件处于“休眠”状态，宜集中保存，这样既有利于信息载体的完整、安全与科学管理，又有利于向社会系统地提供利用，这就有了档案馆（室）的工作。因此两者都是为了存贮信息，传输信息。可见，把文书和档案工作纳入一个大系统内进行统一管理，有利于文档信息系统整体化优势的发挥，有利于档案现代化管理的快速发展。

3.逐步实现档案的计算机全文录入和检索，对电子文档进行有效管理

3.1 在已形成本单位电子文件的同时，可以把外来文件用扫描仪完善电子文件内容。如本单位形成的请示，经上级或主管部门答复后的批复，可通过扫描将批复放在请示的电子文件内，这样一个完整的以事由为主的电子文档就建立了。

3.2 把已建立的电子文件，按年度——机构刻录成光盘。利用者可以在计算机查找功能框中输入1—2个标题词就能找到档案内容，减少档案原件的调用次数，从而延长纸质档案的寿命。检索时用“标题词”替代“主题词”，简化查找时间，提高效率。“主题词”虽然有规范统一的功效却同时存在着查找烦琐、效率较低的弊端。怎样取其利避其弊，我们认为可以采取以“标题词”替代“主题词”的做法。电子目录已把题名或文件主题录入了计算机，完全可以利用计算机中查找的功能进行处理。例如：题名为《局机关目标管理责任制暂行办法的通知》中，标题词就有“机关”、“目标”、“管理责任制”、“办法”、“通知”等大量词可以进行检索。这种做法不仅解决丁手工标引速度侵、计算机自动标引主题词不准确的缺点，而且解决了主题词的词义含量问题。

3.3 随着软件的不断修改完善，统一、标准的通用软件出台后和办公自动化的运用，再导入已建立的机读目录和电子文档比较容易，可以实现信息的一次输入，多次利用，这样不会造成工作的重复进行和人力的极大浪费。在推进档案管理现代化的进程中通过实行标准化、规范化的工作，提高档案管理基础工作水平，从而使计算机对文书档案进行有效的管理。

[1]丁巨元,陈海峰.王东华文书档案计算机管理系统的研制[J[.2001（6）.