企业档案信息资源开发利用工作要不断创新与时俱进

王素香 范晓萍

（宾县档案局 黑龙江 宾县 150400）

随着知识经济时代的到来，知识和信息正在成为推动社会进步和发展的关键因素。作为企业科研生产、技术管理能力和水平综合表现的企业档案，是企业知识资源的重要组成部分，也是社会信息资源的重要组成部分。当前，企业档案管理由实体管理向信息管理、知识管理转变。在这一新的历史时期，我们应积极调整思维定势和价值取向，运用新管理理念、借助于现代化手段，努力探索和创新档案信息资源开发利用模式，实现档案价值的升华，达到充分为企业的发展，为社会进步服务的目的。

一、工作理念要与时俱进

企业档案管理的一些传统理念和管理模式，对做好不同时期的档案工作起到了积极作用，但有些已不再适应当前社会发展的需要，必须进行改革和创新。例如，多年来在档案管理上过于强调其管理功能，而忽视或轻视了管理的最终目的——利用。近年来一方面加强对档案信息资源利用的呼声越来越高，另一方面投入也越来越大，工作做了很多，但尚未取得突破性的进展，其关键因素主要还在于观念问题。在档案管理上的“收上来、整理好、等人用”的传统模式一直在制约我们的思维。这种思维定势严重阻碍和限制了档案信息资源开发利用上的创新和突破，为此，必须进行档案管理理念的更新和调整。

一是扩大收集范围，优化室藏。开发档案信息资源，首先要有资源可开发，这就要求收藏的档案信息在数量上是丰富的，在内容上是完整的。在档案收集方面的创新就在于要打破传统的收集理念，优化和调整档案收集范围，尤其要将一些新内容的档案材料如企业资产管理、知识管理、企业文化建设、新闻报道、广告宣传、公益事业等活动中产生的档案材料及时收集归档。其次要优化档案室藏，档案室应定期进行档案的鉴定销毁工作，及时剔除失去保存价值的档案，真正做到以最少的档案容纳最多的信息含量。

二是管理上淡化过程，注重适用性减少投入。对于归档后的档案材料的管理，除一些重要档案、珍贵档案和特殊档案应根据其重要程度、载体特性等做好重点整理、保管和保护外，对于大量一般内容和性质的档案材料，不宜再投入大量的人力和物力进行通常意义上的整理。从发展的角度来看，在保持档案自然形成规律的同时，应简化档案整理环节，将主要人力和物力集中于档案材料的前期收集、中期鉴定和后期开发利用上。

三是利用上加快开放，体现档案的最终目的。为维护国家和企业的根本利益，做好档案信息资源的安全防范和管理控制是必须的，也是必要的，但也不能因此捆住我们利用的手脚。一些本该解密的档案不按时解密，应该开放的档案不按期开放，使档案得不到及时开发和利用，人为地阻碍和限制了档案信息作用的发挥和效益的实现。在当前形势下，应秉承档案开放的范围应最大化，档案的保密范围应最小化的方针，坚持“以公开为原则，以不公开为特例”的理念处理好档案保密、利用和开放的关系。对涉及国家安全、利益的密级档案以及企业商业秘密的档案的利用一定要严格执行相关规定，并做好高度防范；对于一般性质的档案材料，尤其具备公共信息内容的档案，要加快开放进度，为利用者在合理范围内最大限度地利用档案创造一种宽松的利用环境、氛围和条件。

对企业档案信息资源开发利用，应根据对企业的影响作用和重要程度，实施分级管理和利用的原则：对于企业核心技术信息，如专利、专有技术、商业秘密等实行专人收集，核心管理，严控使用；对于一般技术信息实行常规管理，有偿服务；对于企业软实力信息，如企业文化、企业精神等实行广泛收集、系统管理，大力宣传，无偿利用。

二、服务机制要与时俱进

机制创新在于整个行业信息资源和整个企业的信息资源通过一种有效运行机制，破除各自为政和条块分割局面，达到提升档案信息服务水平，实现档案信息资源集成共享的目的。

一是整合行业信息资源。对于县级企业来讲，作为其主管部门的中小企业局（现科技与信息产业局已并入），就应当建立工业系统档案信息资源中心。首先以某一产品的研制开发、某一事件的发展作为突破点，组织系统内各相关企业单位，按着统一模式和要求，提供相关档案信息数据，建设成为一套完整、系统的信息库，在不断完善和改进的情况下，逐步向其他产品和专题推广和扩大，逐步建立起工业系统的信息资源库。资源库的档案信息数据内容要新，技术含量要高，借鉴价值要大。保证这些信息在不违背有关规定的情况下，能够向整个工业系统内的所有单位提供服务，实现行业系统内的资源共享。

二是整合企业内部信息资源。现代企业不但要有较强的经济、技术实力，同时还应具有较强的软实力。对于企业的软实力，个人认为主要应包括：企业的形象、资信、品牌、精神内涵、文化素养等因素。企业的软实力在一定程度上是决定一个企业能够“做多大、走多远”的关键因素之一。这说明档案信息资源在企业软实力的彰显和推广方面将大有可为，因此，应对企业内的相关信息进行整合，尤其将分布在企业内不同职能部门中的档案、情报、史志、宣传、展览、展示等功能进行重新组合和优化，在充分发挥档案信息资源存史资政作用、依据凭证作用、宣传教育作用、为民服务作用的同时，最大限度地发挥档案信息资源的文化资源作用。

三、服务方式要与时俱进

围绕社会发展和企业变革，找准档案利用工作的切入点和结合点，挖掘蕴涵丰富的档案信息资源，不断增强服务的主动性、自觉性，把握好服务的时机性。服务方式的创新就在于服务方式的多样性，满足于不同利用者的不同需要。

一是通过网络建立自助服务系统。依据于数字化技术、网络化技术，建立起一个具有较强服务功能和实用性的网站，开展档案自助服务。利用者可以在任何时间、任何地点，通过网络查阅自己需要的档案信息。档案部门把开放的档案信息通过网络向用户提供无障碍的不间断的服务。自助服务可以节省大量人力资源，减少相关的纸介质，使档案信息利用者获得更高的服务水平。

二是设立网上档案信息论坛。论坛可以为利用者提供开放性的分类专题讨论服务，进行市场档案需求信息调查、信息反馈、在线服务、技术支持等活动，它能有效地增加对需求的了解程度，也加强了对利用者的服务效率和亲和力。

三是建立智能检索系统。为快速有效地向利用者提供系统、完整的所需档案信息，在大量传统档案与数字档案并存的条件下，应该利用已有的目录数据库、全文数据库、超文本技术和多媒体技术建立起一个形式统一、内容稳定、功能齐全的检索系统，为利用者提供便捷的信息查询、检索方式，实现多条件检索、全文检索、多媒体检索等，从而实现信息检索的智能化，提高服务效率和服务效果。

四是设立特种档案室（柜）。为了真正有效地发挥档案信息资源在企业中的作用，我们应该对在企业发展中具有重要作用的档案和利用频率较高的一些档案进行重点和特殊管理。这些档案主要是指企业所拥有的珍品档案、重要档案以及具有特殊意义和作用的档案。根据自己单位的实际情况，将这些珍贵的、重要的档案以及经常使用的档案材料进行重新整理组合，组建起实体的或虚拟的特种档案室（柜）。特种档案室对这些档案的管理和使用应突破传统概念，基本达到收藏的档案要少而精、管理要科学实用、保护要及时有效、利用要便捷有益。从而真正实现对这些档案信息资源的精品管理、长效管理、智能管理、有效保护和重点开发利用的目的。

五是建立档案展厅或展室。每个企业都收藏有一些非常珍贵、稀有的档案珍品，例如国家、省、市领导人视察企业的照片、图片、录音、录像、指示、批示、题词等；企业获得的国内外重大荣誉证书、奖杯和奖牌；企业重要决定、重大事件的处理等材料都是企业档案中的珍品。这些档案珍品以及大量珍贵的历史信息，对于宣传和弘扬企业文化，推动企业各项事业的发展，都具有不可估量的作用。在档案开发利用中，利用资源优势，积极开发和挖掘档案中的珍品和各类信息，通过举办各种展览向企业、社会提供多方位的服务。

首先档案部门利用室藏资源优势举办档案珍品展，通过展览展示企业优秀历史和文化。让企业员工和来厂视察参观的领导、宾客亲身感受和领略档案文献的生动性和直观性；其次根据企业发展需要，配合企业中心工作举办展览，充分体现档案服务的时效性；第三是配合政府和社会重大纪念活动，紧盯社会热点举办展览。尤其要发挥档案信息在青年职工以及青少年爱国主义教育中的作用。

六是设立开放档案室。在企业技术发展和企业文化建设中，一些档案信息发挥了巨大的作用。但是，多年来，企业档案室所收藏的档案材料往往只面向相关工作人员，而不面向全体职工，其结果是档案部门表面上给员工的印象是一个神秘的，与普通员工无关的管理机构，而实质上部分割断了档案信息的利用和企业文化的传播。企业档案信息资源中的文化资源对企业员工的影响和作用是巨大的，有必要对档案资源中所蕴含的对提高企业软实力具有决定作用的文化资源进行开放和推广。一方面在企业内对企业员工开放相关的档案材料，另一方面对企业形象具有正面影响力的档案材料应通过各种途径对外开放。适当的进行档案开放，既有利于企业档案工作的发展，更有利于企业形象的树立和宣传。

四、服务领域要与时俱进

服务领域的创新就在于在保持原有服务领域的基础上，拓展新的服务领域和范围，更加广泛深入地挖掘蕴含在档案信息中的对企业和社会有价值的信息资源，服务于企业、服务于社会。

一是为社会服务打开一扇窗。企业在自己发展壮大的同时，也深深地影响和带动了当地的政治、经济、技术和人文的发展，它往往就是当地的一部发展史。所以在不违背保密和知识产权保护等相关法律法规的情况下，把一些档案信息对社会公开或开放，为社会提供可能的服务。这是展示和宣传企业的一个机会，它的社会效益和经济效益是不言而喻的。在档案信息资源开发利用方面，我们应有一种开阔的视野。事实证明，在对别人开放的同时也是在宣传和展示自己，封闭别人的同时也封闭了自己。

二是为普通员工服务打开一扇门。客观地讲，多年来，档案提供利用服务对企业普通员工的大门是关闭的，大多数员工对档案室到底保存了些什么，管了些什么，一直心存神秘。他们对企业发展变化过程及历史的认识大多是通过一代代人的言传来了解和理解，没有多少人能够有机会近距离地真实体验和感受历史留下的沧桑和厚重。在档案里凝集了企业的历史和光辉，它会成为企业广大员工的一部非常好的教材，我们要打开这扇门，无条件地向广大普通员工展示企业的历史、精神和传统文化。

三是融入企业文化建设领域。档案不仅是企业的信息资源，同时也是企业的文化资源。当前的企业文化建设是通过挖掘和利用企业的文化实力来增强企业软实力的过程。因此，充分发挥和运用档案信息资源中的文化资源因素，是增强企业软实力的手段之一。企业文化是企业有形资产的无形表现和无形资产的有形表现的总和，具体地说：有形资产通过专有知识、品牌、证书、广告等形式表现出来，而无形资产则通过人的大脑思维定势、特有的精神面貌、先进模范人物、新闻报道、各种成果等表现出来。企业文化资源管理创新在于正确理解企业文化的有形与无形的关系，把握好无形表现和有形表现。

总之，企业档案事业要发展，就必须从实际出发，走创新之路，与时俱进。只有这样才能使档案事业充满生机和活力，才能使档案事业可持续发展。创新是永无止境的，也只有不断地寻找与时代发展的结合点，企业档案信息资源开发利用工作才能真正实现突破，适应新时期企业发展的需要。