赴澳大利亚新西兰考察档案工作

□江苏省档案代表团

2009年11月28日至12月5日，应澳大利亚新南威尔士州政府及新西兰政府的邀请，江苏省档案代表团一行5人访问了新南威尔士州立档案馆和新西兰国家档案馆。通过座谈、参观等形式，代表团较全面地了解了两国档案工作情况、经验和做法。新南威尔士州档案馆的阿曼达女士、拜比恩先生，新西兰国家档案馆的唐纳·瑞索先生给予代表团热情友好的接待。双方就共同关心的问题交换了意见，对档案业务进行了广泛交流与探讨，学习考察达到预期效果。澳大利亚和新西兰两国在档案馆建筑、档案工作体制和档案管理各方面富有特色，为国内档案工作创新思路，加强档案工作信息化建设提供了启迪和帮助。

一、档案管理体制

澳大利亚政府分三级管理，联邦政府、州立政府和当地政府，相应也设立了三级档案馆。澳大利亚国家档案馆成立于1961年，主要收集和保存联邦政府各部、皇家委员会，司法、军事、安全、情报、外交等部门档案，负责保管并提供利用联邦政府在全国所设各机构的档案，并负责文件管理标准及有关档案工作政策的制定。各州政府设立州档案馆，保管本州政府具有长久保存价值的档案。国家档案馆与各个州档案馆之间不相隶属，只有合作关系。各州有自己的档案法，不受联邦档案法管辖。从档案机构设置看，澳大利亚尚未建立全国统一的、纵向的、具有指导协调关系的档案行政机构，而是以档案馆为主体。档案的实体管理高度集中，联邦及各州政府保管档案的机构只有档案馆，不设各部门的专业专门档案馆。代表团首站访问的新南威尔士档案馆是州立档案馆，也是新南威尔士州档案界的权威，共有档案工作人员130人。新南威尔士档案馆遵循州档案法规系统，并依法管理整个州的档案工作，履行档案管理、保存、利用职能。馆内所保存的早期档案是1788年的罪犯档案，已被联合国列为世界文化遗产受到保护。档案事业发展所需经费一方面来于政府拨款，另一方面来于商业化运作的部分收入，即为政府机构提前将文件交档案馆保管支付的保管和利用费用。

第二站访问新西兰国家档案馆，据新西兰国家档案馆的接待人员介绍，1952年的大火烧毁了许多资料，新西兰政府于是开始创立国家档案馆，作为专职保管档案的馆库。这次参观的是总局，馆内工作人员有60多人，保存的是国家和惠灵顿市的档案。另有分局设有档案储存库，保存当地的档案资料。

二、档案馆建设

澳大利亚新南威尔士州立档案馆于1960年成立，分为两个部分。主馆坐落在距悉尼100多公里的蓝山地区，规模不断扩大，至今已占地六个足球场大。联为一体的六幢档案馆建筑，保管着新南威尔士州政府一百多年来的各类档案，档案排架长度达60公里。为方便公众利用，新南威尔士州政府在市中心设立了档案查阅利用服务中心，并负责新南州档案法规和档案工作标准规范的起草修订工作。查阅中心蕴含着浓郁的历史文化氛围。阅览大厅陈列着历史老照片，玻璃门印制着历史地图，展览室的历史资料排放有序，档案展版生动展现着不同的历史专题。查阅大厅明亮温馨，浅咖啡的地毯、鹅黄色的桌面、橘黄色的椅子和同样是橘黄色的墙面上随意地点缀着乳白色的圆型图案，营造出了历史文化与现代文明气息交融的优美阅读环境。

新西兰国家档案馆于1952年创立，档案馆建筑是旧大楼，作为档案馆后进行了防震加固改造，集中保管新西兰政府的各种档案资料，档案排架长度达82公里之多。档案馆设有严密的安保系统，若非跟随陪同人员进入库区，则无法单独出入库区。馆内设有温湿度控制系统，整个档案库的最低层在海平面以下三层，进入库区后感觉温湿度宜人，没有霉味和潮湿。高大优质的手动密集架交由知名机械公司制造，载重可达4吨/架，已使用10年以上，仍手摇轻盈。陪同的瑞索先生介绍自己曾在某部门工作，该部门使用电动密集架进行档案存放，常出故障，而馆内现用的手动密集架承重量大且灵活耐用，他幽默地调侃说可以永远使用下去。唯有美中不足的是建筑本身不是专门为档案馆设计建造的，还存在一些安全隐患。如原有的消防水管系统若出现问题，对纸质档案会造成损害。新西兰国家档案馆也是集人文、历史、休闲为一体，档案馆入口处的咖啡吧为查阅档案活动增添了几分轻松悠闲的色彩。目前，档案馆公众利用大厅正在扩建装修，将为公众提供更加宽敞、舒适、便捷的服务。

三、档案业务工作

1、馆藏档案。根据澳大利亚新南威尔士州档案法规定，档案馆负责管理历史档案和政府部门现行文件。新南威尔士州馆馆藏档案来自政府文件中心，凡涉及重要政策、决议、人权、出生证等方面的材料移交档案馆永久保管。有别于澳大利亚国家档案馆馆藏多关于国家安全、防御、军事、战争、外交等敏感内容，新南威尔士州档案馆馆藏主要包括交通、警察、环境、公共设施及公民身份状况等档案。

新西兰国家档案馆管理的是古老的历史资料和现行的政府资料，主要是纸质的，另有图册、照片、音像资料。在新西兰国家档案馆的珍贵馆藏中，既有十九世纪的地籍资料，也有第一次世界大战参战士兵的家族档案、反映战争场景的书画档案等。一幅古老火车站的原始设计图纸档案，呈现出160年前南岛淘金时代的繁华。由于开发金矿积累了巨额的财富，人们在当地建造了当时堪称世界一流的豪华火车站，至今仍跻身世界百座名建筑行列。时过境迁，金矿淘空，因气候寒冷，人们大多北迁了，火车站仍矗立其中。它的设计图纸仍在档案馆中见证着昔日的辉煌历史。一张1864年的老地图见证了当时政府与毛利人交战后夺取的400万公顷肥沃土地的版图。多年来经过毛利人的不懈抗争，新西兰政府与毛利人签订了协议，偿付给毛利人土地补偿金，这就是著名的《怀他明协定》。协定的原件也保存在新西兰国家档案馆。瑞索先生介绍在新西兰国家档案馆网站上刊载了数字化的《怀他明协定》。

2、档案数字化。对于档案的保护和复制，澳大利亚新南威尔士州馆采用了两种方式。一是缩微。经过多年不懈的努力，至1990年，转为缩微胶片的档案长度达7公里之多。查阅利用频繁的放在市中心的档案查阅利用服务中心，供社会大众使用。二是数字化。将利用率高的档案以扫描方式转为数字档案。澳大利亚和新西兰的档案数字化工作均以公众需求为原则，向公众开放、需求量大的档案类型，数字化程度比例较高。因耗资量比较大，澳大利亚新南威尔士州档案馆已数字化的档案比例在10%左右。新西兰国家档案馆的数字化程度不高，目前是致力于把已数字化的档案上载到网上，让社会公众更为便捷地获取档案信息。

3、档案利用。澳大利亚新南威尔士州档案馆、新西兰国家档案馆建立了电子查档系统，提取档案的信息要素存入系统，不仅为档案馆工作人员所检索，公众也可在网上从该系统中检索开放档案信息，乃至数字化的全文档案，不需要付费。如果网上查不到，利用者可到档案馆查阅中心现场查阅开放档案，还可到位于蓝山的主馆去查档。除了需要收取复印成本费外，其他服务全部免费。新南威尔士州档案馆建立了严格而易行的查档制度。公众来馆查阅档案，须提供两种身份证明，即护照和银行帐号，或社会保险号。同时签署一个读者声明文件，保证查档用途是个人事务，不可使用档案进行人身攻击。档案利用人群有两种:一种是普通大众。在澳大利亚和新西兰，社会大众寻根问祖较为普遍，很多对家族历史有兴趣的公民来馆查找与公民个人有关的档案，年轻人特别是学生对老影片很感兴趣，前往观看者众多。另一种是学者或历史学家进行专题研究而利用档案。新南威尔士州立档案馆每年接到2万多人的查档申请，网站点击率更高达150万人次/年。新西兰国家档案馆每年接到来自海内外的查档申请达4万多人次。

在澳新档案工作考察访问中，国际档案界同行们给代表团提供了有创意的、建设性的、可操作的经验做法，我们深感此次档案工作考察开阔了眼界、拓宽了思路、受到了启迪。我们看到了两国国家及地方政府对档案工作的重视务实的态度，国际档案界同行们的敬业服务精神，澳大利亚和新西兰民众的较强的档案参与意识，以及开放档案受到全社会关注的广泛性。具有特色的中国档案事业已取得了很大成就，形成了自身的体系和优势，我们同时要学习借鉴国际档案界同行的先进管理经验和好的做法，取长补短，不断完善，使江苏省档案事业又好又快地发展。