刍议规范水土保持档案管理的必要性及对策

尹义莉,赵 辉

(1.衡阳市建设工程质量监督站,湖南衡阳 421001;2.中国农业大学水利与土木工程学院,北京 100083)

当前,我国水土保持事业蓬勃发展,信息化、法制化的建设步伐进一步加快,社会公众的参与程度不断提高,水土保持管理的制度化、规范化和社会化不断加强[1-2],但是在水土保持档案管理方面却存在着一些与水土保持事业发展不相协调的问题:①没有统一的水土保持档案分类标准和编码体系,档案资料调阅、调集或查询困难,档案信息利用率低,或大部分既有资料未归档、建档,已成为制约水土保持信息化建设的瓶颈因素。②档案管理制度不健全、管理不规范、多头管理现象普遍存在,档案资料分布散乱,未形成上下协调、横向网络化的信息共享机制,档案信息透明度低,对水土保持生态工程建设、行政管理和宏观决策等的服务或支撑作用弱,往往造成信息不畅或重复性建设,如因水土保持监测信息的共享程度低,不少地方出现了监测站(点)低效重复建设或相关信息重复观测的现象。③专业或专职档案管理人员匮乏,少数地方虽配备有兼职档案管理人员,但往往人员不固定;大多数地方未配备档案管理人员,不对档案资料进行归档、建档,也无档案存储保管制度,受人员变动、机构撤并、年代更替等因素影响,档案资料缺失或流失严重,影响了水土保持工作的连贯性和严肃性。④水土保持档案普遍未实行专业化管理,档案资料保管或存储的软、硬件条件差,档案资料破损现象严重。⑤水土保持档案管理的法制意识不强,档案管理工作未引起各地的重视,也无专项经费投入,制约了档案管理的规范化建设。上述问题的普遍存在,已成为制约水土保持现代化、信息化和规范化建设的主要影响因素,在一定程度上也影响了水土保持施政能力和行政管理水平的提升,难以满足新时期水土保持事业发展的需求,加强并规范水土保持档案管理已刻不容缓[3-6]。

1 规范水土保持档案管理的必要性

1.1 是水土保持信息化建设的需要

新时期以来,水土保持工作领域进一步拓宽,每年的档案信息与资料呈海量级数增加,水土保持信息查询与交流日益频繁,行业内部、行业间以及社会公众对水土保持信息的需求不断增加,这些都要求水土保持档案管理尽快实现信息化、网络化和规范化,并逐步提高管理水平和利用效能。与此同时,我国社会经济的发展,计算机技术、网络技术的发展与普及,也为规范档案管理,建立水土保持信息平台,提高水土保持的信息化、网络化水平创造了条件。

1.2 是水土保持决策科学化的需要

水土保持工作涵盖水土保持生态工程建设、行政管理与监督执法、监测与科研交流等领域。进行科学决策与绩效评价需要的大量基础信息和资料很多都是来自既有的档案资料与信息。规范水土保持档案管理,不仅可及时提供大量可靠的决策信息与依据,而且有助于建立决策信息系统,改善决策方法,提高管理效率,进一步提升决策的科学性与客观性。

1.3 是水土保持法制化和规范化建设的需要

规范档案管理是水土保持法制化和规范化建设的基本内容。通过档案管理的规范化建设,可建立各级水土保持信息平台,实现信息共享,不仅满足广大群众及相关行业或部门对水土保持信息(如法律法规、监测与科研成果等)的需求,而且有助于水土保持行业在接受监督的同时,推进水土保持法制化和规范化建设的步伐,进一步提高水土保持行业管理的透明度,广泛争取群众和社会各界的理解与支持,提高他们参与水土保持的自觉性和积极性,从而推动水土保持事业的快速发展。

1.4 是提高水土保持行业管理能力和工作水平的需要

科学统一的档案资料分类与编码、完备的档案信息存储与数据库、便捷的调阅与查询支持体系、完善的配套软硬件设施、规范的档案信息管理等,不仅是水土保持行业自身能力建设的重要组成部分,而且是提高水土保持行业管理能力和工作水平的必备手段,有助于树立良好的水土保持行业形象。

2 规范水土保持档案管理的对策

2.1 建立水土保持档案资料库

水土保持是我国的一项基本国策,工作任务艰巨,工作领域宽,服务对象复杂,所涉及档案资料的内容与来源渠道多而杂。为确保档案资料的完整性与真实性,应规范并统一水土保持档案内容,建立科学完备的水土保持档案资料库。现阶段,有条件的地方应借助建设水土保持信息网络和信息管理系统的契机,建立水土保持档案资料库,资料库框图见图1。

2.2 统一档案编码和密级标准,建立水土保持档案管理体系

首先,应根据档案内容、来源或区域等因素,对各种水土保持档案资料按照一定的技术规则,统一进行档案的编码以及目录、卷宗编录,并以技术标准等形式,对内或对外发布信息,以便各方检索查询。其次,对各种存储介质或不同内容的档案资料的保存期进行合理划定,对需永久保存的档案资料予以备份处理;同时,严格筛查各种非永久保存的档案资料,对涉及群众生命财产安全或区域生态安全的重要档案资料,如重点淤地坝设计与施工等工程档案资料、重点水土保持生态建设工程档案资料、重大开发建设项目水土保持监测与验收档案资料等,一般应划定为永久保存类型。一些临时性或过程性的档案资料,可根据情况划定为非永久保存类型。对于非永久保存的档案资料,应合理确定其保存期,以免档案资料遗失、残缺。第三,应合理确定档案存储或保管的形式,其中短期、非永久保存的档案资料可交由行业部门档案室管理,长期或永久保存的档案资料应移交专业档案馆、公共档案馆或图书馆进行专业保存,以保证档案资料存储的质量要求;在有条件的地方建立档案代管或与公共档案馆、图书馆协作保管等档案管理机制。第四,应合理划分水土保持档案资料的密级标准和解密期限,进行密级或授权设定,制定水土保持系统内部、行业间和社会公众等不同对象间的信息共享规则,确保水土保持信息交流、查询渠道的通畅。

2.3 提高档案法律意识,建立并完善水土保持档案管理制度

提高档案法律意识,建立并完善档案管理制度,是规范档案管理的前提。首先,应针对水土保持档案资料的采集(调集)、分类、移交、归档与建档、保存期划定、密级划分、保密与解密规定、查询与借阅、信息共享以及档案信息对外发布与服务等环节,制定统一规范的档案管理制度。其次,对行业自管以及专业档案馆、公共档案馆或图书馆管理等不同的档案管理形式,制定相应的档案管理制度,并进行规范化管理。第三,加强管理与执行检查,确保档案管理制度的落实,并在实践中不断完善水土保持档案管理制度。现阶段可制定相应规则,将档案管理纳入水土保持工程建设、项目验收、成果鉴定等管理环节,对档案资料的收集、归档与建档、档案移交等进行专项验收,以提高档案管理意识,规范档案管理行为。

2.4 培养并造就一支高素质的水土保持档案管理队伍

规范水土保持档案管理,人是关键。首先,应建立各级档案管理机构,配备专业或专职档案管理人员。在工作过程中,应尽可能避免因人员变动、机构调整等造成档案资料的丢失。其次,应对专业或专职档案管理人员进行培训或轮训,培训内容包括档案分类与编码、档案保存技术、档案查询与借阅、档案保密等,以提高档案管理人员的专业素养。第三,建立档案管理人员定期考核或评比制度,确保档案管理制度的落实,提高档案管理人员的责任心与使命感,提高档案管理工作质量与服务水平。第四,建立对外交流与合作制度,尤其要加强与公共档案馆或图书馆等专业档案管理机构的交流,在水土保持信息对外公开、有偿服务等方面探索提高档案管理效能的有效途径。

2.5 挖掘档案资料潜力,为水土保持及社会公众提供服务

规范档案管理的最终目的是为水土保持及社会公众提供优质服务。因此,在水土保持档案管理中应强化专业化和社会化服务意识,以提供科学、完善的水土保持信息等为重点,更好地为水土保持管理服务,为行业和相关部门服务,为社会大众服务。与此同时,应充分挖掘水土保持档案信息与资料的潜力,进行科学分析与评价,服务于水土保持宏观决策、水土流失治理、水土保持监督管理与执法以及水土保持监测与科研等。另外,可根据法律法规的要求,探索并规范水土保持档案信息的有偿服务途径,增加水土保持档案信息的社会服务性,扩大水土保持的社会影响力。

3 结语与建议

3.1 结 语

规范档案管理是水土保持信息化建设、水土保持决策科学化、水土保持法制化和规范化建设以及水土保持行业自身能力建设的需要。现阶段,我们应从建立水土保持档案资料库、统一档案编码和密级标准、建立水土保持档案管理体系、提高档案法律意识、建立并完善水土保持档案管理制度、培养并造就一支高素质的水土保持档案管理队伍、挖掘档案资料潜力、为水土保持及社会公众提供优良服务等方面,规范水土保持档案管理。与此同时,我国社会经济和水土保持事业的迅速发展,计算机与网络技术的发展与普及,都为用科学手段规范水土保持档案管理创造了条件,规范水土保持档案管理势在必行。

3.2 建 议

(1)制定水土保持档案管理发展规划的近期目标,即用 3～5 a的时间,建立全国统一的水土保持档案分类标准、编码体系、管理制度,培训并配备水土保持档案管理人员,完成既有档案资料的归档与建档工作,初步完成国家、流域(省)、县三级档案资料库的软、硬件建设;远期目标,即再用 5～10a的时间,在全国建立规范的三级水土保持档案资料库,规范水土保持档案的行业管理与专业化管理行为,实现水土保持档案收集、建档、查询、移交等管理环节的信息化、网络化。

(2)各地应提高档案管理法制意识,重视水土保持的档案管理,切实加强领导,安排专项经费,确保档案资料收集与建档、资料库建设、人员培训等档案管理环节的正常投入,保障档案管理工作科学有序地开展。

(3)对档案管理人员进行培训,提高档案管理人员的专业素养,提高档案管理水平。

(4)对既有水土保持档案资料进行收集与修补、快速归档与建档,尤其是重要的资料(如重点工程档案资料、治理成功典范等),以免因年代更替、人员变迁等原因,引起档案资料的缺失,造成不可挽回的损失。

[1]刘震.新时期我国水土保持工作的主要特征[J].中国水土保持,2009(10):1-4.

[2]刘震.努力完善五大体系推进“十一五”水土保持工作新发展[J].中国水土保持,2006(11):1-3.

[3]沈克芬.浅议档案管理对水土保持业务工作的支持[J].水土保持研究,2003,10(2):91-92.

[4]李德.浅议水土保持档案管理的功能[J].中国水土保持,2005(2):41,47.

[5]苏杭生,陈志伟,唐万龙,等.基层水土保持档案系统的建设[J].中国水土保持科学,2004,2(3):126-129.

[6]薛敏.水土保持档案管理工作探讨[J].山西水土保持科技,2008(2):18-19.