高校后勤企业精细化管理水平的提升途径

石金波 郭春东 张秀山

管理是组织将有限的资源发挥最大效能的过程。作为一种科学的管理方法,精细化管理是源于发达国家的一种企业管理形式,最早由日本的丰田汽车公司在20世纪50年代提出,旨在减少一切不利于给产品和服务的最终用户带来好处的活动,对工作流程、工作方法、工作质量等进行持续的改进,主要有两层含义:一是精细化管理排斥人治,崇尚规则意识,强调建立科学量化的标准和可操作、易执行的作业程序,以及基于作业程序的管理工具;二是要求管理者实现从监督、控制为主的角色向服务、指导为主的角色转变,更多关注满足被服务者的需求。从某种意义上讲,精细化管理为高校后勤企业提供了一种有效的管理范式。

一、实施精细化管理是高校后勤企业的必由之路

1.实施精细化管理是高校后勤工作改革发展方向。高校后勤企业在保障学校教学科研等工作平稳运行过程中,不但要具有高校的“公益性”,还要遵循市场规律来运营,唯有如此,高校后勤企业才能一方面体现存在的价值性,另一方面是在与学校这一特定市场需求的互动中实现可持续发展,也即高校后勤企业要以“学校”(可视为一特定顾客群体)为关注焦点,主动分析、研究其价值诉求,持续改进服务质量,最终达到共赢。

2.实施精细化管理是适应学校发展战略和自身工作性质的客观要求。人才培养、科学研究和为社会服务是高校的三大功能和任务。各高校通过加强学科建设不断提升办学水平和质量,科学管理和思想文化建设是两个必要支撑。高校后勤企业是保障学校教学、科研和师生生活等正常运行的具体实施部门,实行准企业化管理,其服务质量和管理水平成为了广大师生关注的焦点,从客观上要求高校后勤企业必须实施以精细化管理为主要内容的科学管理,通过程序化、规范化、科学化运作,降低办学成本,将有限资源投入到更迫切需要加强的环节。

3.实施精细化管理是增强综合竞争力的必然要求。核心竞争力是企业内部一系列互补的技能和知识的结合,具有使一项或多项业务达到竞争领域一流水平、具有明显优势的能力,是企业在经营过程中形成的不易被竞争对手效仿的能带来超额利润的独特的能力。核心竞争力主要包括核心技术能力、组织协调能力、对外影响能力和应变能力,其本质内涵是让消费者得到高于竞争对手的不可替代的价值、产品、服务和文化。

技术创新是企业核心竞争力的中坚力量,这一点毋庸置疑。但从世界优秀企业的发展看,只有技术创新,而无管理的创新是不行的。因此,高校后勤企业要想发展壮大,提高综合竞争能力,就必须大力实施精细化管理。

二、精细化管理水平的提升途径

1.广泛宣传教育、营造氛围,树立精细节约意识。(1)转变观念、达成共识。目前,精细化管理和节约型校园建设主要有三个方面的观念性误区:一是断章取义,错误理解精细化管理的涵义。二是习以为常的心理,满足于“差不多”。三是节约型校园建设是后勤的事儿,与其他部门和个人没什么关系。转变观念,领导要加强学习,从自身做起,率先垂范,先行一步。同时,需要全校师生在思想上得到转变,深刻认识实施精细化管理的必要性和重要性,同时认识到自己所肩负的重担,实现和衷共济,共同致力于精细化管理、节约型校园建设目标。

(2)加强宣传、营造氛围。精细化管理的主要特征可以用精、准、细、严四个字来概括。精:就是做精,精益求精,追求最好,不仅把产品做精,也把服务和管理工作做到极致,挑战极限。准:就是准确的信息与决策,准确的数据与计量,准确的时间衔接和正确的工作方法。细:工作细化、管理细化特别是执行细化。严:就是严格控制偏差,严格执行标准和制度。这些精细化管理思想和知识要渗透到每位职工、每个岗位,并反映到常态工作中,需要大力加强舆论宣传与教育,通过会议、培训、报纸、网站等各种形式和手段,切实营造学习、落实精细化管理的浓厚氛围。

2.制度创新,构筑精细、节约的防线。(1)明确岗位职责,实行指标管理。制度科学合理的关键点是要职责明确、标准清晰、奖惩结合。在实施过程中,需要制定详细的精细化管理方案,将后勤管理工作进行划分,对每项工作从管理目标、管理内容、管理工作标准等进行详细分解,并明确责任部门和责任人。各中心、部门在集团统一要求下,通过详细划分责任区域,明确各岗位职责,将具体任务和指标的控制落实到各个班组和工作岗位,做到每一个水电开关、每一台机械设备都有专人负责,定期检查,定期维护,以防责任事故的发生,同时避免能源浪费。

(2)优化工作流程,降低运行成本。建立并落实科学量化的标准和可操作、易执行的作业程序和工作流程,是实行精细化管理的必由之路。对影响和制约后勤集团科学发展的突出问题和工作流程进行认真分析研究,抓住要害,经过充分的酝酿讨论,集思广益,形成共识,固化形成切实可行的制度机制,力求精密细致,便于实施。

(3)加大监控力度,严把节能关。针对高校是知识和人才聚集地的特点,充分利用现代信息手段,建立网络互动的保修与反馈系统;根据大学生思想活跃、积极参与活动和本身作为被服务对象的特点,发动和号召大学生进行信息反馈和建言献策等,可进一步完善服务质量监控体系。检查内容包括人、机、料、法、环五个方面,其中,对“料”的检查,即对影响过程能力的原料、辅料、材料,包括水、电、蒸汽等各种能源的使用情况进行监控,确保各类原料、辅料、材料的发放、保管、使用和回收严格按照有关规程进行,对水、电、蒸汽等流程性材料的压力和流量进行监控。

(4)规章制度固化节能经验,归口管理封堵资源流失。为确保将节能降耗作为一项长效机制加以贯彻实施下去,要经常性地汇总梳理服务一线各部门、人员的宝贵经验,整理形成质量手册或各类规章制度和操作规程,予以明确固化,实行归口管理,封堵各类资源的流失,真正实现“凡事有章可循,凡事有据可查,凡事有人监督,凡事有人负责”。

(5)激励与约束有效结合,营造公平和谐氛围。严格的绩效考核机制一方面可以作为选拔任用员工的参考。在公平、公正、公开的阳光操作的考核制度中创造性地开展工作,向成绩倾斜,向正气倾斜,让德才兼备、业务精湛、道德高尚、成绩突出的职工得到相应的认可、干得心情舒畅,让“有作为就有地位”的意识深入人心。另一方面可以通过考核结果探寻提升执行力的途径。从考核结果优秀的方面总结出工作经验,加以推广;从考核结果不理想的环节探查原因,加以改进。

3.技术创新,助推精细、节约进程。近几年,各高校纷纷建设新校区,扩大办学规模,后勤服务领域随之不断扩大,经营项目分散在不同行业和不同校区,信息的层层流转降低了管理效率,给管理和服务带来了一定的困难,通过技术创新可有效改善状况。例如:通过实施信息化建设,引入办公管理系统和信息交流平台,推进文件管理、公文审批、行政事务和档案管理的网络化,实现无纸化办公和网上实时交流,可使管理模式由金字塔型转向扁平化管理;对原有水电控制设备进行摸底分析和技术改造,安装水电表等计量装置,实施计量收费制度,但要注意结合实施效果和工作标准进行相应的奖罚;等等。

4.素质提高,建设精细、节约队伍。(1)加强培训,提高素质。培训是提升后勤管理干部综合素质的重要内容和手段,一方面使后勤管理干部更新观念、增长知识、提高技能、改进方法,激发他们的创造力和潜能;另一方面可以增强他们自身的素质和能力,提高人力资源价值。对于一些专业性特别强的岗位,可选派相关工作人员进行专项技能训练和学习,鼓励员工学历深造。在培训中,要讲究质量和效果,必须根据后勤干部的文化程度、社会阅历等情况,选择不同的培训内容,把理论培训和实际案例结合起来,让干部带着问题参加培训,使培训工作能对实际工作产生实质性的指导作用。在培训过程中要努力提高员工几种技能:经营能力、管理能力、科学决策能力、协调能力、服务能力,使后勤管理队伍成为一支专业型、知识型的年轻化服务队伍。

(2)选拔任用好干部。选拔聘用的干部首先应具备以人为本的管理理念,其次,热爱后勤管理工作,有先进的服务理念和灵活的工作方法,能规范员工服务,保障学校教学、科研活动顺利进行。此外,后勤管理人员还应有一定的市场策划意识和经营管理能力,能深入社会,分析市场,做出预测,制定与高校建设和发展相适应的方案措施,满足高校发展的各项社会需求。新时代的高校后勤管理队伍必须具有建立在科学合理知识结构基础上的雄厚扎实的文化底蕴和专业知识。

(3)规划好职业生涯。职业化的内涵可分为三层:一是职场氛围,二是专业化的队伍和标准,三是员工的技能和敬业精神。在新聘期内,后勤集团把提高员工的职业化素质和专业化水平作为工作的一项重要内容,把员工培训、员工职业生涯规划和后勤企业的长远发展结合起来,建立一套初级、中级、高级培训的晋级培训制度,使培训不仅是学习的机会,也是考察人、选拔人的机会,以人的全面发展来带动后勤事业的发展。

建设节约型校园需要把高校办学效益、经济效益和社会效益结合的目标点放在提高后勤保障的资源效益、结构效益和保障功效上,后勤建设既要考虑自身效益又要兼顾社会效益和生态效益,既要考虑当前利益又要实现自身效益和社会效益双丰收。

(2009年河北省科学技术研究与发展计划(第五批),课题名称:《大学园区精细化管理模式研究》,课题编号:094572163)

(作者单位:河北科技大学后勤集团河北科技大学党委组织部)