会计人，月结时你也可以不加班

斯奈克玛航空工业(苏州)有限公司 韦韧慰

每逢月底和月初时，在很多企事业单位、行政机关，你经常会看到财务部门的会计人员在辛勤地忙碌着，有的人在电脑上敲敲打打，有的人致力于一大堆单据里抬不起头来，有的人在不停地打电话催促别人，晚上财务部更是灯火通明，大家在集体加班赶做凭证，登账，对账，计算成本,编制报表等等。这热闹的景象都是为了财务的月结。在这几天里，单位里无论多么紧急的事情都得给它让道，有些公司大家已经约定成俗，这时候千万不能去打扰会计，否则账就会算错了，后果“很严重”。月结时的忙碌大家都司空见惯，而且会计这时候加班是天经地义的事儿。

为什么作为会计人月结时会这么忙碌呢？在此我们先了解一下会计的概念。

会计是以货币作为主要计量单位，运用一系列专门方法，对企事业单位经济活动进行连续、系统、全面和综合的核算和监督，并在此基础上对经济活动进行分析、预测和控制，以提高经济效益的一种管理活动。每个经济实体都离不开会计，而作为会计，每天都在跟数字打交道，来核算记录公司发生的每一笔经济业务，在月末和下个月初时，我们还要根据账册里记录的完整准确的经济业务记录来编制财务报表，通过财务报表综合反映企业的生产经营及财务状况，其信息用于指导经营和生产。因此顺利地完成月结，及时准确地出具财务报表，对一个企业的生存和发展具有至关重要的意义。

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财务部本需要在一个会计期间结束的短短几日内，完成月结和出具财务报表。由于时间短，经济业务复杂，数据量大，会计人员需要加班加点才能完成。这样看来加班似乎非常合理，其实不然。我们可以运用精益生产的理念，组织财务部门的相关会计人员将结账相关的价值流程图（VSM）画下来，记录每一步流程花费的时间，对花费时间较长的步骤分析原因，进行一场头脑风暴，瓶颈在哪里，如何解决，进而针对问题点提出改进措施和实施可行的方案。通过分析，一般我们发现月末忙的原因主要集中在以下几点：

1．一些会计人员平时不登帐，等到月末时集中记账。很多会计人员平时工作不紧不慢，所有的凭证堆积到月末时才录入系统，量大时间短，势必发生错误的概率高，出现错误时又要调账，反反复复，更拖延时间。

2．业务部门未在系统完成相关的动作，会计人员需要等待和催促。许多企业目前使用ERP系统来归集日常的经营活动，根据部门职责的划分，不同的部门来处理不同的经济业务，以达到职责不相容和牵制的目的。业务部门当月数据的完整和计时记录，才可以保证财务数据的正确和可靠性。

3．财务部有些业务需要等其他业务完成了才可以做，大家对自己的“前道”的完成情况不了解，处于盲目的等待状态。

针对第一点会计人员在月末集中登账的问题，在财务部内部改月结为周结，要求会计人员每周将手头的业务及时录入ERP系统，并按周将明细账过入总账，由报表会计或总账会计每周一进行检查。这样等月结时只是录入最后一周的经济业务，每个月的工作量均衡地分配到了平时，效率会大大提高。

实际情况中，业务部门往往不清楚财务部门月结对自己工作的具体要求，单凭简单的口头交流，很难准确地了解自己该做什么，也很难及时地予以配合。财务部应该根据各业务部门在ERP系统的经济业务，列出详细清单 (Check list)，标明四个具体点(Who-负责人,What-具体事项,When-期限,Where/How-在哪里或方式),通过召集会议的形式，取得各部门领导的支持。其目的是将责任落实到人（可以标出具体业务人的名字来替代部门经理），并限定最后期限，要求相关部门在规定时限内完成事项。我们的做法是，每月结账日的前三天，由财务部发出结帐通知，告知结账的相关信息，以附表一的形式提醒相关部门须完成的事宜，并配备有关联的会计人员进行跟进和督促。这样的方式非常直观和明了，且责任到人，如果由于具体某个人的原因导致月结延误的话，那么这个人应该感到非常内疚。

解决了外部问题，财务部门内部会计人员处理数据的计划性和有序性就成为月结顺利进行的关键。我们根据编制报表的时间要求，采用倒推法，来确定每项任务的完成时间。也就是说从需要完成报表的时间向前推算，考虑每项任务需要完成的时间，订出如附加二所示的日程表,此日程表具体到时间点，在财务部内部进行交流和取得相关责任人的同意，在每次月结时将应完成日期更新，以此作为月结的指导性文件。

附表二的内容，越详尽越好，最好将所有跟月结相关的事宜列在上面，进行跟踪，同时也提醒会计人员不要遗漏某项内容。我们在实际操作中，将附表二追加两栏“实际完成时间”和“签字确认”，打印出来，张贴在财务部的白板上，实施可视化管理。每一位责任人完成某项任务后，在表格上签名确认，并注明完成的时间。下一步骤的人就可以开始自己的任务了，所有的会计人员只要看看这张表，对结帐的状况一目了然。结完帐后，报表会计将实际完成的时间与应完成时间进行对比，判断此项任务是“提前”“准时”或“推迟”完成，据此评价每个责任人的准时完成率。每一项任务作为一个事件，在“应完成时间”内完成定义为准时，准时完成任务数占全部任务数的比率即为准时率，并将其图表化，准时率的趋势图如下附表三所示。

此图可以清楚地反映出每个责任人当月准时完成任务的比率，财务部负责人要求每个责任人对自己月结过程中的延误，分析原因，提出改进方案，如果目标过高时，在不影响报表准时报送的前提下，也可以予以调整和修改，经过不断分析，改正，提高，我们月结的总体准时率从三月份的77%提高到五月份的90%。

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以上方法是本人根据公司财务部门月结过程中的经验和教训总结出来的，其中表格中的项目反映的是本人所处公司的实际类型，当然你可以结合公司的实际情况进行增减和修改。希望上面的方法能给予启迪，起到抛砖引玉的作用。当然月结不加班目标实现的前提条件是业务部门的全力支持配合，本部门会计人员的团结合作，相关人员养成日常积极高效的做事习惯，同时有很好的内部控制流程来规范日常的工作。财务部门的负责人应该做好与相关部门，本部门的沟通和协调工作，让每个人意识到自己在整个环节中的重要性，严格遵守制订出来的“游戏规则”。

通过以上方法的实施，作为会计人，你可以自豪地说：月结我们不加班。