对医疗设备采购合同的风险管理

罗峥，刀庆威

昆明医学院第一附属医院 资产管理部，云南 昆明 650032

采购合同不可能对所有可能的情况都作出规定，也不可能将所有的规定制定的完美无缺，合同必然伴随着风险。在合同生效前对尽可能出现的风险进行识别，有利于避免或减轻风险的出现。使采购项目能最优的达到预期的既定目标，在合同中合理分担风险，有利于项目的顺利实施。

1 采购项目风险

1.1 采购项目风险定义

医疗设备采购项目是具有明确的开始和结束时间，必须在规定的成本、质量和范围等限制条件下完成的一次性采购工作。采购项目的一次性特点就决定其不确定性导致的风险发生概率较高，因此对采购项目的风险识别和管理是必要的。采购项目风险就是为实现项目采购目标的活动或事件的不确定性和可能发生的危险。

任何一个风险都涉及到原因、后果、概率、事件。风险管理就是围绕：① 它是一个什么事件；② 是由什么原因引起的；③ 发生后导致什么样的后果；④ 它发生的概率有多大。风险管理就是围绕四个要素而做的识别和评价潜在风险，并选择、制定和实施风险减缓策略和应急计划，以减少风险影响的过程。

采购项目风险主要有两种类型：可识别的风险和不可识别的风险。可识别的风险是指在签订采购合同（即项目发起阶段）或采购项目计划期间识别的风险。在大多数情况下，这些风险都是显而易见的，而且对于每个项目人员（或者至少某个人）而言都是可立即发现的。比如在医疗设备采购合同中，在评标之前对潜在供货商的资信、供货能力、履约能力以及售后服务保障的了解，可以有效地避免采购项目风险的发生。不可识别的风险是指有可能发生，但发生的可能性即使是最有经验的人也不能预见的风险。比如地震、战争或政策的变化等。

1.2 项目风险管理应对策略

项目风险管理是根据项目识别风险、估计风险发生的可能性和评价风险发生的后果，在对项目风险综合权衡的基础上，提出项目风险的管理措施和处理办法，以有效地消除或控制项目风险。项目风险管理有以下几种常用应对策略：

(1)风险减轻 通过缓和或预知等措施来减轻风险发生的概率或控制风险发生的后果。对于可识别的风险，可通过一定措施有效地减轻或避免风险的发生。

(2)风险分散 如果一个公司本身没有能力承担项目风险可能导致的损失，则可以通过与其他公司组成联营体，增加承受风险的单位的办法来分散风险。

(3)风险转移 借用合同或协议，在风险事故一旦发生时将损失的一部分转移到有能力承受或控制项目风险的个人或组织。

(4)风险回避 项目风险发生的可能性太大，一旦发生后果太严重又无其他策略可用时，主动放弃项目或改变项目目标。

(5)风险接受 发生可能性较小或发生后影响较轻的风险，可以是主动的或是被动的接受。主动接受：为风险准备相应的不可预见费，用来补偿风险发生所导致的损失；被动接受：不采取任何措施，一旦发生承担风险的后果。

风险评价和管理是有效的采购和合同管理的中心环节，一些风险因素与采购过程独立联系，只有它们被有效管理，从合同管理的角度来讲是可以被消除或减轻的。风险因素与合同管理的影响相联系，首先是在合同准备阶段，当订立合同管理方案时，其次是在合同订立后，当执行合同时。把识别出来的每个风险和策略合编在一起，再加上关于风险追踪的安排，可以编制一份项目风险登记表作为采购项目风险管理的基础性文件。

2 对合同风险管理的问卷调查

笔者于2008年4月分别对省内33家医院从事医疗设备管理人员和107家医疗设备供货商进行问卷调查。医院（甲方）调查对象主要是医院设备采购、管理人员；供货商（乙方）调查对象主要是医疗设备或消耗品销售、医疗设备售后保障人员。调查表内容采用李克斯五点量表设计，内容主要有签订采购合同的主要风险、合同履约期的风险和导致合同风险的原因等。本次共发调查表200份，实际回收有效调查表共177份，其中甲方调查表有59份(包含省内33家医院)，乙方调查表有118份（包含107家医疗设备或器械的供货商）。

调查表中甲乙双方共有167人（占总调查数的94%）认为双方在签订合同时都要考虑到今后纠纷的出现。调查对象143人（占总调查数的81%）认为合同条款不清楚是导致厂商在签订合同时最容易出错的原因。调查对象137人（占总调查数的77%）认为在医院与厂商签订医疗设备采购合同应使用院方的标准格式化合同样本。但乙方调查对象100人（占乙方调查数的85%）都认为在签订院方的格式化合同时，院方有必要解释其具体条款的含义。

对于单个医疗设备采购合同来说，风险等级取决于成本、质量、履行期限、售后服务等许多方面的因素，在医疗设备合同管理中，对合同风险的管理是最被忽视的。经过对调查结果的统计表明，甲方有40人（占甲方总调查数的68%）认为医疗设备采购合同中最重要的风险是售后服务难以保证，其次为医疗设备的质量保证、设备的技术参数指标难以核实。而调查表中乙方有62人（占乙方总调查数的53%）认为最重要的风险是合同价款的支付，其次为出现纠纷难以界定责任、出现违约难以索赔。甲乙双方都各自从自己的利益出发，所关注的风险也各不相同。

在177份问卷调查表中，有157人（占调查总数的88.7%）都非常同意在验收环节出现问题时采取具体问题具体解决是最好的办法。其实很多验收环节的问题在合同签订前都是可以识别并避免的，正是由于对合同风险的忽视，很多医院设备采购或管理人员、供货商大都仍然认为在问题出现后再采取解决措施是最好的办法。

3 合同风险管理登记表

项目在实施过程中会因为项目外部环境、政治、经济、社会和内部管理，存在着各种各样的风险。将项目实施过程的风险识别出来，采取必要措施有利于项目的顺利完成。

在对问卷调查表进行统计分析后，针对医疗设备采购合同管理过程的风险，对云南省的几所大型医院的设备管理专家进行访谈。依据访谈结果分别对合同前期管理、签订过程、履约过程做风险登记表。根据风险的特征、发生可能性、发生后果等选择一种风险应对策略或一组风险应对策略组合，制定具体的应对措施。合同前期管理风险登记表见附表表1；合同签订过程风险登记表见附表表2；合同履约过程风险登记表见附表表3。

4 小结

随着新技术、新材料的广泛运用，医疗器械的新品种不断增多，医院对医疗器械采购的种类和范围逐步扩大，这给医院的医疗器械采购工作带来了巨大的挑战。为了主动应对这种挑战，就需要进行医疗器械采购合同的风险管理，把有利事件的积极结果尽量扩大，而把不利事件的后果降低到最低程度，保证采购工作的顺利完成。

在合同执行的不同时期建立起上面介绍的三种风险登记表，对采购合同生命周期的已识别风险进行详细的描述，在罗列出已识别风险之后，这些风险的根本原因可能变得更加明显。针对不同的风险制定应对策略和具体措施，并记录在案，可用于支持本项目和其他项目的风险识别工作。识别风险过程的主要目的就是完善风险登记表中的内容，这些信息有助于医疗器械采购人员提前对未来采购项目的风险进行规划。

把风险管理工作当成日常管理工作的重要组成部分，通过对医疗设备采购合同的风险进行系统的管理，我们可以不断地识别、分析、追踪、控制风险，特别注意那些可能影响到采购项目进度、成本和质量的潜在风险，采取必要的风险预防和控制措施，以主动的方式对待将来可能出现的问题，避免“救火”式的被动应付。

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附表：

表1 合同前期管理风险登记表

表2 合同签订过程风险登记表

表3 合同履约过程风险登记表