浅谈铁路工程的合同管理

周建荣

随着铁路项目市场竞争炽热化,施工行业出现了许多困境,工程标价低、工程质量要求高、市场材料价格不稳定、工程成本不断攀新、管理难度不断加大等因素影响着施工企业的前景,特别这次世界的金融危机,更是风险迭出。铁路建设项目经过规划、勘察设计、施工到运营一般要经历十年左右,有的甚至十几年的时间。合同管理基本上贯穿于整个勘察设计、施工的全过程,合同管理是降低工程成本,提高经济效益的重要途径。

1 合同管理

合同确定工程项目的价格、工期和质量等,规定合同双方的责、权、利关系,因此合同管理是工程管理的核心。合同管理贯穿于工程项目施工全过程和各个方面,对项目实施和投资起到制约和总保证的作用。没有合同管理意识则项目目标不明确,项目管理难以形成系统,高项目目标难以实现。项目管理以合同管理为起点,它控制着整个工程项目管理工作;合同管理本身所具有的管理和工作过程,构成工程项目合同管理子系统,由分析、合同资料、合同网络、合同实施控制和索赔等构成(见图1);合同管理和其他管理职能密切联系,这种关系既是工作流,又是信息流。

2 铁路工程合同管理的特点

1)工程延续时间长,工程价值量大、价格高。在这个过程中合同是连续且不间断地进行,从合同策划直到合同完成为止。合同管理的好坏直接影响到工程投资成本和投资预算的执行情况,尤其是工程合同执行过程中投资价值量大,一个微小的偏差都可能造成极大的投资损失。2)内外干扰事件多,合同变更频繁。合同实施必须根据工程建设的实际变化适时调整,所以合同管理就必须是动态的,合同控制和变更管理力度需要不断加强。3)合同管理工作极为复杂、繁琐。4)工程技术、质量标准高,要求相应合同实施的技术管理水平要高。5)合同条件复杂、合同条款多、所属合同文件多,与主合同相关的合同多。6)合同参与单位、协作单位多,通常涉及总包、分包、材料供应商、设备供应商、设计单位、监理单位、运输单位和保险公司等十几家甚至几十家。7)合同实施。过程复杂,从合同策划到合同结束要完成很多过程。整个过程中稍有疏忽都会导致直接的经济损失。在工程过程中各种合同文件和相关资料繁多,必须及时取得、认真处理、妥善保存。8)合同风险难以控制。从合同策划、合同实施一直到合同收尾,这个过程无时无刻不存在合同投资风险,尤其在合同实施过程中,一些预期的合同风险若把关不严就会造成很大的隐患。

3 加强铁路工程合同管理的建议

1)制定完善的合同管理架构图。合同管理架构是合同管理的基本规划,在项目管理工作开始的前期,应详细分析建设工程项目合同管理的一切影响因素,在与相关方充分沟通的前提下制定出科学合理而又符合建设工程项目实际情况的合同架构图,使之成为进行建设工程合同管理甚至整个工程管理的纲领性文件和最具指导性的文件之一;同时,制定建设工程项目合同架构图也是进行项目管理的基础性工作,做好这项工作能为今后的管理工作创造非常有利的条件。在制定合同架构图时,应结合建设工程项目具体情况注意以下要点：a.最大可能地将建设工程项目管理工作全部纳入到合同架构图中,以该合同架构作为理清项目管理关系、管理思路的基础性工作;b.通过分析项目的特点及业主的管理需求,确定出科学的工程承包管理模式;c.通过分解项目管理工作内容,划分各个工作的内容范围及工作界面;d.通过对工程内容和设计文件的深入分析提出工程分项承包划分建议;明确工程内容、分包工程范围、供货范围,进而明确总包、分包、供货商之间的合同关系或工程参建方之间的合同关系;e.合同架构图的制定应保证：设计和施工充分衔接、各工作界面明确且充分衔接;f.合同架构图的制定应具有可操作性,以减少工作界面、便于协调管理、利于降低成本为核心原则;g.在项目建设过程中,应根据项目的实际进展情况及时地对合同架构图进行修改和完善,使之更加符合工程项目的实际情况且更具操作性。2)确定合同管理工作的重点。运用合同手段使所有项目参建方按照建设工程项目的质量、进度、投资目标的要求完成合同任务;通过合同手段处理各个设计单位、监理单位、施工单位内部的管理、配合关系及他们之间的协调配合关系,使他们既能够得到其他单位的配合顺利完成合同任务,又能够严格地履行对其他单位的配合义务使其他单位也能够顺利完成合同任务。建设工程项目合同管理工作的重点有：a.针对建设工程项目的特点制定科学合理的项目合同架构体系,具体内容本文前面已有论述。b.结合项目特点,编制合法、完善、严谨的合同文件,从而建立起科学的合同文件体系。c.建设工程项目合同履行管理。合同履行管理是督促建设工程项目各参建方严格按照合同约定履行合同义务,顺利完成建设工程项目建设任务的阶段。3)制定完善的合同管理制度。制定出完善可行的一系列合同管理制度,如合同评审会签制度、合同交底制度、合同文件资料归档保管制度等。4)开展合同风险管理,加强索赔管理工作。事实证明,合同成本的亏损,其直接因素主要是法律意识淡薄、相关经验和知识缺乏所造成的。很多案例都说明如果事先进行有效的风险预测、引入相关机制、签订明确有效的合同,大部分建筑施工中出现的问题都是可以被预见和避免的。施工合同的签订,不但可以明确双方所具有的权利和义务,还可以作为索赔的重要依据。在具体的施工过程中,施工单位不应仅仅把合同当成自己身上的“紧箍咒”,而是应该认真研究合同,利用合同来保障自己的合法权益,同时结合法律进行分析研究,采取最有效的管理和索赔策略。5)合同管理人才的培养。企业最有效的提高自身对于合同问题处理能力的方法莫过于加大对专项人才的培养和招聘的力度。一个优秀的合同管理人员不但要具备合同管理的相关专业知识,更应该具备整个工程中各种技术的相关知识,并且熟练的掌握各种法律和法规,只有这样,在合同的订立、修改和解释的过程中才能够做到游刃有余。同时,好的合同管理人员还应做好工程的索赔管理以及翻译外文合同的工作。但是在我国这方面的人才大量缺乏,各个企业也没有培养这类人才的意识。6)营造良好的合同管理法律氛围。市场经济首先是法制经济,加强施工合同管理,保证建筑市场正常健康发展,离不开有效的法律机制作后盾。7)建立合同文档。合同文档是工程进行的重要参考,也是合同出现问题时的重要证据。随着工程项目牵扯的问题越来越多,工程项目的相关合同档案越来越复杂,要对合同文件进行有效的管理,就必须建立一个行之有效的系统和现代化的管理手段。事实证明,通过互联网和计算机技术进行合同管理是一套行之有效的方法。

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