加强企业合同管理工作,规避国际项目风险

赵 泓

(中铁国际经济合作有限公司, 北京 100055)

目前,为应对金融危机带来的影响,国家一方面相继推出了进一步扩大内需、加大基础设施投入、促进经济增长的积极财政政策和适度宽松的货币政策等重大举措,确保国民经济平稳较快发展；另一方面,国家凭借雄厚的外汇储备,加大与其他国家和地区在能源、基础建设方面的合作,积极实施“走出去”战略,鼓励和支持中国企业走出国门。积极开拓海外市场,争取更多的国际工程,是实现企业国际化经营战略的重要途径。海外经营已成为我们企业生产经营中的重要组成部分。海外项目与国内项目相比,在法律、政治、宗教、劳工、汇兑、税收等方面更容易产生风险。因此,加强海外业务合同管理,控制海外项目风险就显得更加重要。本文结合自己的工作实际,对进一步做好国际工程承包项目的合同管理工作谈点粗浅的想法。

1 合同管理工作的意义

市场经济在某种意义上说是法制经济,是契约经济。合同是商品经济的产物,是商品交换的法律表现形式。企业的经济往来,主要是通过合同形式进行的。所以,一个企业的经营成败和合同与合同管理有密切关系。因此,必须十分重视合同与合同管理。企业合同管理是指企业对以自己为当事人的合同依法进行订立、履行、变更、解除、转让、终止，以及审查、监督、控制等一系列行为的总称。其中订立、履行、变更、解除、转让、终止是合同管理的内容,审查、监督、控制是合同管理的手段。合同管理必须是全过程的、系统性的、动态性的。全过程就是由洽谈、草拟、签定、生效开始,直至合同失效为止。我们不仅要重视合同签定前的管理,更要重视签定后的管理。决不能认为合同签定了,施工任务到手了,合同就束之高阁了。切记合同履行过程是实现权利义务的过程,不能仅仅把它看成单一的生产过程。系统性就是凡涉及合同条款内容的各部门都要一起来管理，动态性就是注意履约全过程的情况变化,特别要掌握对我方不利的变化,及时对合同进行修改、变更、补充或中止和终止。因此,在相对成熟的国际承包合同体制下,只要我们做好合同管理工作,投资就基本可得到控制,工期也较有保障,各方均在合同约束下不得不加强管理,工程风险可由各方比较合理地分担。可见,合同管理对企业的成败非常重要,是防范企业法律风险的基础性工作,在国际工程承包中具有重要意义。

2 合同管理工作中要注意的一些问题

2.1 合同签定阶段要注意的问题

(1)正视国际项目的各种风险

在国际工程承包项目中,存在着各种各样的风险,如：投标报价风险；政治、法律、社会风险；汇率和物价波动风险等。在与业主签定合同阶段要充分考虑这些风险的存在。

例如：某国际工程项目由桥梁工程、河道整治工程、引道工程、收费站工程等几个部分组成,合同总价上亿美元。该项目是通过国际竞标,在菲迪克合同条件下从事工程管理的一个境外工程项目,某公司中标成为该项目施工的总承包商。由于经验所限,加之对菲迪克条款和施工技术方案研究不够透彻,该项目的设计方案中存在诸多矛盾与变更,以及该项目有关情况本身比较复杂,如所在国政治和法律环境、罢工和第三方的干扰等多种不可预见因素的影响,加上当地地质条件复杂。该公司事前调研不充分、不仔细,没有重视该项目存在的各种风险,仅根据业主提供的参数制定投标方案,结果由于诸多因素的综合作用导致投标报价偏低,项目实际造价大大超出合同价格,以致项目前期亏损巨大。投标后,在设计图纸审查过程中发现一些图纸之间存在矛盾,但在投标阶段没有就此问题进行澄清,以致该问题遗留到了施工阶段。

由上例可知,在合同签定阶段一定要重视并认真做好投标风险辨识工作,投标前要认真研究招投标项目所涉及不同国家和地区的法律规范及招投标文件内容,广泛收集和掌握业主提供的有关项目的各类信息,充分考虑到各种风险的存在,以此为基础确定投标报价,制作好投标文件。

(2)精确界定合同工作范围和计量计价

例如：国外一个公路项目,业主与监理工程师以工地指令迫使承包公司加修8.5 km长、四车道22 m宽的公路,当时项目组没有仔细研究,更没有有效反对或提出条件,工作范围大大超出了原合同范围,造成巨大损失。

实例告诉我们,签定合同时,在精确划定工作性质和范围后,应周密、准确地进行计量计价工作,这当中要熟悉FIDIC合同规定的各种计量计价规则并灵活运用。要注意国内外不同标准、体系计量计价原则的差别。要注意边缘问题。如有的合同计价规定本身有不严密之处,与施工实际环节有出入。有些工序未包含在工作描述中,这部分工作就应该单独计量,甚至调整新的单价。因此,在合同签定阶段一定要精确界定合同工作范围和计量计价,防止增加各种不应有的额外工作。

此外,在合同签定中还要注意合同文字严谨,以免导致合同难以履行或引起争议。合同条款要全面、完整,避免有缺陷、漏洞。对于境外合同文本,由于国情和语言文字不同,加上翻译问题,这些合同文本存在不少疑问。对这些疑问不能回避。必须在合同上加以澄清,弄清其含义,或堵塞其漏洞,以免造成损失。

2.2 合同履约阶段要注意的问题

(1)加强合同履约阶段的监督和管理

对合同履约过程进行监督和管理是合同管理工作的重要部分。合同签约的目的主要是保障合同及时有效履行,防止违约行为的发生。所以,企业合同管理部门对合同的履约进行监督是十分必要的。通过监督可以知道企业各类合同的履行情况,及时发现影响履约的原因,以便随时向各部门反馈,排除阻碍,防止出现违约,加强合同履约的监督和管理既要保证自己严格按合同约定行使权利和履行义务,也促使对方严格按合同履行义务。其主要工作就是要做好合同履行记录,跟踪合同履行过程,把好合同结算关。因此合同履约阶段的管理工作非常关键,为了保护合同得以切实履行,需要合同管理部门同财务部门、项目管理部门等密切配合,实施有效的管理,才能得以实现。

(2)工程变更及索赔

一项大的土木工程总要有变更,也会存在非承包方原因的工期延长或工作量增加,因此也总是存在着索赔的问题。在国际工程承包中经常遇到业主和监理工程师将事实上的变更工作挤入原工程清单旧科目和单价的情况,或是只发出口头指令,却不以书面确认,使承包商蒙受损失。在这种情况下,我们应该目光敏锐,及时发现,据理力争,及时要求书面确认变更令,确认计价方案。只要是监理工程师指示的施工方法、次序，或质量要求、标准的变更,即便没有变更令,根据合同解释原则,也可以视为可推的变更令。此外,由于国际工程项目的复杂性,再加上业主、承包人和监理人员有时是来自三个国家的人员,各方对工程项目建设的目标有所不同,而导致因为修改设计，增加或减少工程量,修改施工计划等产生索赔。在索赔发生后,既要找到充分的索赔依据,还要运用恰当的施工索赔条款,才能成功地得到合理赔偿,使工程风险降至最小化,有效地挽回企业的损失。

在合同履约阶段,如因甲方造成的工期延误、阻工、外部条件变化及增加额外工作等情况出现时,应及时收集、整理索赔证据,提出费用与工期索赔要求,否则将是合同管理工作的失误。

合同管理工作可按合同评审、合同订立、合同实施、合同综合评价阶段总结出合同管理工作流程(见图1)。

图1 合同管理工作流程

3 有效应对海外项目风险

海外工程项目常常面临着许多风险,在做项目时风险是客观存在的,企业不可能永远避开风险。企业要生存、要发展,就要勇于面对风险,并善于管理风险。风险并不可怕,可怕的是对风险一无所知或不知所措,而正确的做法应该是：正视风险,分析风险,防范风险,利用风险。国际项目常面临的主要风险包括：

(1)国别风险——因项目所在国政局不稳导致的各种风险；

(2)项目适用标准选择不清的风险；

(3)汇率风险；

(4)物价上涨风险；

(5)投标报价风险；

(6)政治、法律、社会风险；

(7)其他风险——施工现场条件、气候、施工组织、劳工素质等不确定性因素带来的风险。

这些风险,需要我们的合同管理人员和项目管理人员高度重视。通过与业主积极沟通,积极进行各种索赔等风险控制和风险转移的手段管理风险,仔细研究FIDIC条款和合同文本,最大限度为企业减少损失。

合同关系是一种法律关系,违约行为是一种违法行为。针对我国公司合同管理普遍偏弱的情况,可以多进行一些普及和研讨活动,使合同管理人员掌握合同法律知识和签约技巧。增强合同管理人员的责任感和法律意识。同时应针对市场法律环境的变化,研究法律适用对本企业的影响,在学习中培养并不断增强法律意识。另一方面,要熟悉企业的生产经营活动,认真总结企业经营管理实践中正确运用法律手段的经验,提高运用法律意识、合同意识来思考问题与处理问题的能力。只有这样,才能在国际项目中规避各种风险。

4 结束语

合同管理是一项十分重要的工作,关系到企业战略目标的实现和企业持续健康、稳定的发展。合同管理不再是简单的要约、承诺、签约等内容,而是一种全过程、全方位科学的管理。总之,事前采取周密的防范,事中采取有效的管理,事后做好妥善的补救是做好合同管理,避免产生损失,实现企业效益的指导原则。在当前的国际环境下,企业应增强自我保护意识,充分运用国际法律规则来管理合同,巧妙地避免和转移各种风险,以提高企业的管理水平和经济效益。

[1] 任学强.权利与技术：FIDIC合同条件下的承包商索赔[J].国际经济合作,2006(1)

[2] 赵富田.浅谈工程项目建设中的施工索赔[J].应用技术,2006(5)

[3] 朱 珊.国际工程承包中的项目风险管理[J].建筑经济,2004(5)