跳出泥潭——总裁办的六大功用

东莞理工学院城市学院 黄岳钧

总裁办所从事的是“承上启下、继往开来”的工作，也就是既要让老板放心，又要让各方舒心；既要为老板的理念想法出谋划策，又要关注风险控制，进行公司资源的合理分配；既要从全局宏观面审视企业的流程体系，又要对企业微观面日常工作及细节进行仔细稽核；除此之外，还要兼顾总裁办的日常管理事务。而这些往往需要从业者深厚的职业素养功底以及对总裁办工作的清晰理解和明晰定位，才能跳出执行力的泥潭，真正发挥总裁办的功用。

功用一：战略与经营规划

总裁办与其他部门的最大不同之处就在于其工作交流对象是企业的老板和高层管理。离老板和高层管理很近，也就意味着离企业的经营战略很近。但在现实中，并不是所有的总裁办都具有企业战略与经营规划的职责和功能。多种因素造成了这一现象，其中最大的原因是企业老板对总裁办能承担职责的期望偏低以及总裁办工作人员对自身定位的理解缺失所致。

“总裁办”应把握一切机会，就企业运营实况及下一步经营提出职业性的建议，将老板抽象的理念变为可执行的具体措施，并提供方法与工具协助各子公司或部门努力实现企业的战略目标。

总裁办的“战略与经营规划”可细分为“战略企划”与“过程管控”两方面。在战略企划层面上，总裁办的主要功用是汇总各相关单位的信息资料，全局审视企业的战略方向是否正确而具有可执行性，并形成建议报告向老板汇报。“过程管控”层面则是在企业战略目标确定之后，将企业的战略分解到各相关单位，并对其实际层面的工作进度进行有效的管控。卓有成效的总裁办人员都会对“过程管控”非常重视。一个很重要的原因就是“过程管控”牵涉到企业的所有业务运作。企业各部门能否在计划的时间内一鼓作气地完成关键的业务环节是决定企业战略目标成败的“命门”所在。

为了实现“战略与经营规划”这一功能，需要熟悉企业产品、市场、研发、品质保障、成本控制等各个方面，才能站在全局的层面上看得清、望得远。除此之外，在各部门心力交瘁、无计可施的时候，总裁办人员还需要承担起咨询顾问的角色，提供方法建议或措施工具指导协助其完成任务。如当市场部门还在为开拓客户市场深深苦恼，不知从何下手时，总裁办就可以建议采用相应的新老客户产品矩阵分析方法，并指导市场部门详尽地分析公司各产品在新老客户的分布,从中抓出关键产品与关键市场。

功用二：流程体系的维护与完善

经常与老板对话的咨询顾问们会发现一种有趣而值得深思的现象。让老板放心的人，往往是具有全局观念，专业度高，与老板拥有共同的语言体系的人。令人遗憾的是，大多数人并没有意识到自己应该向这种方向努力，也许是缺乏勇气或信心。

企业战略的达成，不仅仅在于规划，而且在于执行。总裁办应该清晰地认识到战略的执行在于每一个流程的把控。当然不可否认，任何企业在经过多年市场的考验后，都拥有一套颇具特色的流程和方法论。然而，这套看起来行之有效的方法是否有效还有待商榷。在老板左右为难的时候，总裁办的另一项功能便浮出了水面，那就是流程体系的完善与维护。所谓流程体系，即是指为了给特定的顾客或市场提供特定的服务而精心设计的一系列活动。因此，维护和完善流程体系，就是对企业战略、增值营运流程以及支撑其系统、政策、组织、结构等进行有效地重塑，以达到工作流程和生产效率的最优化。

为了实现这一功用，总裁办人员需要从全局视野出发，描绘出以产品为核心的公司总流程（部门划分的依据），再从总流程引申出子流程（部门内部职责及分工的依据），并搜集相关资料和数据进一步进行系统分析，抓出企业问题的关键所在——即关键流程。关键流程应该是目前绩效低下、地位重要、落实可行的。关键流程的抓出，能为企业下一步管理工作树立针对性地改善目标。

这对总裁办人员的素质和专业程度提出了很高的要求。因此，总裁办的管理者不仅需要在办公室中进行行政作业，还需要走出去，熟知业务流程与系统知识，经得起其他直线部门发起的挑战。

功用三：稽核督导

稽核督导工作是总裁办最主要的职能。作为幕僚机构是有义务和责任去减轻老板们身上的重担，至少能让老板们的精力用在重要事情的决策上。因此，总裁办的稽核督导，实质上就是一层过滤网，过滤掉琐碎无效的行政、例行等事务信息，使关键信息及时地呈现在老板们面前。

现实中，有些总裁办的人员辛辛苦苦地进行稽核工作，但毫无结果建树。究其原因在于没有稽核到重点上，只是将部门递交上来的信息进行汇总，简单地往上传递。这样的结果降低了自身的价值，加重了总裁的负担，实在是不明智的举动。

因此，稽核的过程在于敏锐地抓出各部门递交资料上的漏洞或掩饰之处，抓住关键控制点，并结合实际工作情况，紧紧追查督促，打破沙锅问到底，要有勇气挑战直线部门。这样的稽核才不会认认真真走形式。

稽核的结果在于督导，稽核出了结果，就要布置下一步的督促和追踪计划。每一次讨论的结果，执行部门是不是去执行了、执行是不是到位了，相对上一次进步了多少等，都需总裁办的人员去监督。只有总裁办人员仔细监督，问题才不会越积越多，关键控制点就会越理越清晰，流程才会越来越顺畅，下面的人工作才会有压力和动力，老板的常规事务才会越来越少。

功用四：风险控制

企业经营过程中，一定会有与许多风险进行亲密接触的机会。经营者只要一着不慎，就会全盘皆输，乃至惨淡收场，留下令人遗憾的结局。

在这个风云变幻的时代，企业经营者一方面需要勇气去开拓新市场、发掘新机会、创造新局面，一方面又需要以谨慎的态度去控制潜在的风险和危机。因此，老板们的每一个决策，实际上都是艰难的选择，是与自己的一场激烈较量。

总裁办能做的事，就是尽可能地将相关决策资料进行详细地整理分析，以数据和客观事实作依据，提供尽可能理性的建议供老板参考，以降低老板们头脑发热的概率，使风险得以回归控制范围之内。

由于“岗位职责的大小”与“离老板的距离的远近”在很大程度上成“反比”关系，因此总裁办就应当部分或全部担负起“风险控制”这一功能，想老板之所未想，提高风险与危机意识，强化企业内部风险控制的能力，建立并完善内外部风险防范体系和危机处理机制，使老板们的决策更加准确，战略方向更加明晰，管理环境更加安全。

功用五：公司资源分配

任何企业战略目标的达成都需要充分和有效的利用资源。许多企业在规划战略目标时，往往会步入一个陷阱，即只对公司的成长目标投入太多的精力和兴趣，而没有系统地审思实现战略目标需要配置多少资源，更没有进一步地制定与目标实现配套的资源分配计划。这样就会使企业的战略目标变得很虚幻，不能给企业带来任何帮助和指导。

由于缺乏明确而有力的资源分配计划，企业内部各利益方常常会就资源的争取产生摩擦，进一步使资源配置不合理，从而导致公司目标无法实现。

总裁办作为老板的左右手，就应站在经营者的角度去看待资源分配这一问题。企业要在竞争中赢得市场，需要重视经营过程的每一个环节、产品的种类与品质、客户的满意、成本的降低、渠道通路的开拓等，都需要不同的资源去满足。但企业拥有的资源有多有少，不可能拥有满足所有战略计划的资源。因此，可以主导的原则是如何将有限的资源分配到企业最关键的环节、最具价值的环节，提高资源利用的最大化。

因此，总裁办应该清楚地了解公司的战略目标及市场定位，合理地分析新、老客户与传统产品、新产品之间的关系，找出产品及市场未来的发展方向，进行合理地资源布局，并以数据和客观事实为基准，形成专业性的报告建议，供总裁们参考，辅助企业老板们实现事业的永续经营。

功用六：日常管理事务

总裁办除了需要出色地完成上述五大功能之外，还应该将办公室内部事务做到位。“攘外必先安内”，如果总裁办内部人心涣散、日常事务乱成一团，想要指望这样的办公室去完成上述任何一项重要功能，却是不可能实现的。

总裁办内部合理的分工，职责的明晰、制度的健全、资料的管理以及日常工作的良好运作，都能让总裁办的效率得到提升，有力地支撑上述五大功能的实现，最终赢得老板的赏识和尊重。

总裁办的工作充满着弹性和艺术，考验着总裁办人员的思维、经验和执行力。但只要能够清楚地认知所负的职责，明确自己的定位，逐渐完善总裁办的六项功能，就一定能辅助企业更好更快地发展，体现总裁办独到的价值与功能。