水利档案信息化管理的探讨

□张学俊

水利档案是在水利建设和水利科学研究过程中逐步形成的，是水利建设成果的历史记录，它将为今后的水利建设提供重要的参考信息，它是整个国民经济建设和社会发展的决策依据之一，档案信息化工作，是促进档案管理现代化水平全面提高的一项重大举措。加强水利档案信息化，实现水利档案信息资源共享，对发展水利事业具有重要意义。

一、档案信息化

所谓档案信息化，就是在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和为社会提供服务，加速实现档案管理现代化的进程。具体地说，档案信息化包括档案信息存储的数字化、管理的虚拟化、传递的网络化、内容的知识化。

二、档案信息化的作用

(一)可充分利用和发挥现有微机的潜能，提高利用率。目前，大多数基层档案馆(室)对计算机的应用单一，开发功能简单，有的仅仅用于档案著录或文件打字贮存，利用的低效率造成人力、物力、财力和时间的极大浪费。必须使现代化设备物尽其用，有效地为档案信息化服务。

(二)缩短二次文献信息的加工时间，提高档案信息的时效性。选题-选材-编辑-出版是手工信息加工模式，这一工作方式，从文件资料形成到开发“二次文献信息”的时间长，往往造成信息失效，严重影响了档案信息的应用价值。档案信息电子化后，编者可直接利用机读形式的档案，在电脑上完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文献。

(三)档案信息电子化，可一次投入，多次产出，消除经费对信息加工工作的限制。出版手工编研信息成果需要较多的经费，但目前乃至今后一个相当长的时期内，期望国家给档案部门拨较多的经费进行信息编辑是不现实的，依靠自身解决也不是件容易的事，解决不好，档案工作者的辛勤劳动成果只能“待字闺中”。

(四)档案信息电子化，信息成果可多份拷贝，既能扩大社会影响，又能拓宽服务范围，档案部门的地位自然也就得到了提高。

(五)档案信息电子化，可使档案信息顺利地与最新技术接轨。虽然“信息高速公路”在我国尚在起步阶段，但档案管理要注意这方面的发展动向，超前拿出对策，使档案工作适应这一客观形势的变化和要求，使现在的劳动电子化，为档案管理步入“信息高速公路”打下基础。

三、水利档案信息化

水利工程档案是在水利建设和水利科学研究过程中逐步形成的，是应当归档保存起来以备查考的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录，也是水利建设成果的历史记录，它将为今后的水利建设提供重要的信息参考。水利档案信息化就是把这些原始资料通过现代电子技术进行收集立卷、整理编目、著录标引、检索利用、价值鉴定、档案统计、加工整编、库房管理、字迹恢复、安全管理、系统维护等，使其成为整个水利建设和水利发展的决策依据之一。这样，必须做好如下几方面的工作：

(一)建立水利档案管理网络。建立水利档案管理网络就是把分散的档案进行整体管理，做好水利档案工作的组织保证。建立网络的原则：一是覆盖范围要大，即相关业务部门均应有专人负责本部门文件的收集、归档工作，尤其是临时机构及外部施工点，更不能疏漏；二是人员要精干，职责要明确；三是专、兼职相结合，由行政办公室负责综合协调管理。

(二)作好水利档案信息安全管理工作。档案信息安全包括档案信息系统安全和档案信息内容安全。

解决好电子文件的保存问题。以化学磁性材料为载体的电子文件，从理论上讲能够长期保存，因为它的信息读出是无接触式的，不存在磨损。电子文件记录在介质层上的信息被密封在塑料保护层内，不怕外界磁场的影响，不会直接受到空气中的灰尘、水分及有害气体的侵害。但是，由于电子文件形成的时间短，缺乏实际贮存的验证，所以，电子文件中原始信息的长期保存问题是有待于档案工作者进行深入研究和探讨的重要课题。目前，对于长久保存的电子文件，需要定期进行复制，以防止信息损失。

(三)深化水利档案信息管理。要充分发挥档案的利用价值，不只是简单地整理好文件、图表、声像等资料，还需要做好档案检索工具的编制、档案文献的汇编以及档案参考资料的编写。此外，我们还要把档案信息进行优化。随着水利事业的发展，基层单位档案数量不断增多，信息量不断增大，如果一直采用手工书写进行档案管理，则很难提高档案的利用效率和管理质量，现代化技术应用于档案管理已经势在必行。如缩微技术在档案管理中的应用，可解决长期困扰档案管理的图纸问题。档案信息储存在计算机中，不仅便于检索、延长保存期和增加保密性，还可通过对比来选择最佳水利施工方案，以达到节约人力和物力的目的。因此，要加大对档案工作的投入，尽快配备必要的先进设备，加快档案管理现代化的步伐。

总之，水利档案信息自动化的实现需要多学科、多专业配合，多部门合作，多环节配套，是实现水利现代化的一个全新课题。