浅谈项目建设单位如何做好工程档案管理工作

卜凡坤 侯仰增 陈 凯

（江苏省徐州市水利局 221018）

徐州市故黄河市区段河道综合整治工程是徐州市2006年度和2007年度重点工程，工程总投资9078万元。工程建设工期长，于2006年初开工，2007年10月完工，历时近两年。工程建设内容多，包括9.8km河道疏浚、沿线污水管道改造、景观建设、绿化、亮化、文化工程。工程建设过程复杂，共进行了设计招标5次、监理招标1次、施工招标10次，参建单位70余家，共进行了4次验收和移交。工程建设中形成了大量的资料。笔者结合该工程档案管理工作的一些做法，谈一下对建设单位如何做好工程档案管理工作的认识。

1 高度重视工程档案的管理工作

水利工程档案是水利工程实体实现过程中所形成的各种文字、图纸及声像资料，做好工程档案的管理工作，不仅对工程顺利通过验收和工程审计具有重要的意义，而且对工程后期管理维护和其他工程设计也有重要的作用和参考意义。

建设单位作为工程建设的组织者和现场管理者，不仅直接承担工程档案的收集、整理、归档的任务，还同时负责其他工程参建单位工程档案管理的监督和协调职能。要切实做好工程档案管理工作，必须从认识上高度重视。建设处成立伊始，处领导就高度重视工程档案管理工作。专门成立工程档案管理室，配备了专人负责工程档案管理工作，购置了电脑、打印机、复印机、传真机等档案管理设备，购置了档案皮、档案盒、卷内目录、备考表等档案管理材料，建立健全了档案收集制度、档案借阅制度、档案监督制度、档案验收制度等档案管理各项规章制度。

2 明确档案管理责任

水利工程一般工期较长、投资较大，工程参建单位多，涉及到建设单位、设计单位、监理单位、施工单位和设备供应单位等。各参建单位在工程建设中承担不同的任务，在工程实施过程中形成了大量不同的资料，因此，必须按照水利工程验收规程的有关档案收集整理规定的要求，明确各单位的档案管理责任，各负其责，共同做好工程档案管理工作。

徐州市故黄河市区段河道综合整治工程投资较大，工期较长，涉及单位多，工程项目复杂、档案资料多。为切实做好档案管理工作，建设单位在招标文件中明确了监理单位、设计单位、施工单位各自的档案管理范围、管理职责、管理费用和移交的时间要求、质量要求、份数要求。在合同中明确规定档案管理质量合格与否作为工程资金支付的必要条件，对于工程档案管理质量和时间不符合要求的单位，不支付工程资金。从而在合同层次上保证了工程档案管理的责任和义务。为工程档案质量保证提供了有力的保障。

3 建立健全档案管理制度

工程档案管理工作任务重、责任大、要求高，建立健全工程档案管理制度，明确工程档案管理的目的、内容、要求，不仅有利于工程档案的管理，而且便于考核工程档案管理工作的质量，切实提高档案管理人员的积极性和主动性。为切实做好工程档案管理工作，建设处具体制定了以下制度。

3.1 培训制度

档案管理人员的业务素质直接决定了工程档案管理工作的成效。档案管理人员不仅要具备一定的工程技术能力，熟悉工程建设的程序和要求，还要具有一定的档案管理知识和高度的责任心。不断提高工程档案管理人员的综合业务素质，对切实提高工程档案管理质量具有至关重要的作用和意义。

在建设处成立伊始，建设处即安排档案管理人员熟悉工程情况和工程档案的管理规定，邀请局档案管理室、局基建处技术人员到建设处主持专题讲座。监理单位和各施工单位进场后1个月内，工程档案管理人员必须参加由建设处组织的档案管理培训和考核。

培训内容包括：工程档案管理的目的和意义，使工程档案管理人员充分意识到工程档案管理工作的重要性；工程档案管理的内容和要求，使工程档案管理人员明确工程档案管理的作业程序；工程档案管理的注意事项，使工程档案管理人员在实际工作中避免不必要的重复劳动和损失。通过一系列的培训，使档案管理人员的业务能力得到了较大的提高，为做好各自的档案管理工作，打下了坚实的基础。

3.2 档案收集制度

档案收集的内容包括建设前期批文、招标投标文件、设计资料、施工过程记录、验收资料等。按照档案管理和水利工程验收规定的有关要求，结合该工程的具体情况，建设处将《徐州市故黄河市区段河道综合整治工程档案管理暂行办法》发放到各工程参建单位，明确建设单位、设计单位、监理单位、施工单位和设备供应单位档案收集的具体内容和归档时间、件数、标准等具体要求，使各工程参建单位的档案管理工作具有可操作性。

3.3 定期交流制度

每月组织工程各参建单位档案管理人员参加档案管理交流专题会议，就档案管理工作的经验进行交流。通过交流，进一步理解了档案管理的有关规定，解除了档案管理中的困惑，明确了档案管理的操作规程和要求，提高了档案管理工作的质量和档案管理人员的积极性，加强了工程各参建单位之间的沟通，促进了工程各参建单位之间的和谐。

3.4 不定期监督检查

建设处不定期邀请水利局档案室技术人员、基建处技术人员参加对监理、施工等单位的档案管理工作进行集中检查。检查主要内容包括：档案管理制度是否健全、档案管理设备是否齐全、档案收集是否及时、档案资料是否完整、归档材料装订是否符合规定等。对不符合要求的单位及时下达书面整改通知，限期整改，并对相关单位落实情况进行核实。

4 进行工程档案预验收

工程验收前，组织工程档案的预验收。按照江苏省水利工程验收规程中有关档案验收的有关规定，组织专门的档案验收。要求施工单位对工程档案先进行自验，自验合格后，报监理单位复验；监理单位复验合格后，报建设单位终验。建设单位负责对监理单位、设计单位和材料供应单位的工程档案验收。邀请局档案管理室和基建处对建设单位工程档案进行验收。验收内容包括：案卷名称是否规范简洁准确，归档资料是否完整，卷内资料有无重份，图像资料归档标是否完整、准确，案卷份数是否符合要求，案卷保存质量是否合格等。通过工程档案三道验收程序把关，工程档案质量得到了最大程度的保证，为工程验收做好了档案资料上的准备工作。

5 工程档案资料的移交

工程验收合格后，在规定的时间内，要求施工单位将各自的工程档案资料按照合同约定的份数分别移交给监理单位，监理单位要对施工单位的工程档案资料逐卷进行验收；监理、设计、设备供应单位将各自负责的工程档案资料按照合同约定份数分别编制工程档案移交目录移交给建设单位。建设单位档案管理人员对责任单位所移交的工程档案资料进行抽检，抽检合格后统一登记、归档，建立档案总目录。建设单位收集档案资料完成后，按照有关规定及时移交给相关单位，并办理移交手续。

5 结语

通过以上工程档案管理工作措施的落实，徐州市故黄河市区段综合整治工程不仅顺利通过了验收，而且工程档案管理工作也获得了验收委员会的高度评价，为其他工程档案管理工作的开展提供了借鉴。■