浅谈如何优化高校图书馆的服务职能

河北医科大学第三医院图书馆

〔河北省石家庄市 050051〕 顾沿泊*

现代科学技术以及社会与经济的迅速发展使社会信息总量骤增,而读者的文献信息需求在数量上和质量上也都在日益提高,这和高校图书馆低水平服务之间的矛盾越来越突出。高校图书馆面临着如何跟上时代发展的问题。笔者认为,高校图书馆的宗旨就是为读者服务,只有不断优化文献信息服务职能、提高文献信息服务质量才是高校图书馆发展壮大的唯一途径,才能使高校图书馆的工作迈上新台阶。本文试从以下几个方面论述高校图书馆如何优化自己的文献信息服务职能。

一、提高文献信息服务能力

(一)建设一支高素质的图书馆员工队伍

高校图书馆必须加强专业队伍建设,注重补充与本校所设专业相同的专业人才,为培养学科专家打好基础。高校图书馆应创造必要的条件,以保证员工能够经常进行业务学习与交流,开展业务培训与继续教育。有关岗位上的员工应当拥有较强的现代化信息能力,能高效地从各种渠道获取信息,熟练准确地评价信息,高效率地推送信息。高校图书馆员工要具有一定的研究能力、与读者沟通的能力以及良好的工作作风和心理素质。高校图书馆员工要具备一定的心理学知识,不仅能了解读者的文献信息需求,还要能了解读者的性格特点,能够与读者进行文献信息需求方面的沟通及心理沟通,使文献信息服务工作有趣味、有深度,强化服务效果。

(二)加强现代化信息技术的引进及应用

合理应用先进的信息技术手段是高校图书馆提高服务能力的利器。借助现代化技术可以使高校图书馆的文献信息服务更快捷方便,实现手工操作无法实现的服务功能。在技术和设备的选择上应该注意以下几个问题:(1)设备购置前要进行全面评估、论证和预测,要具有前瞻性,多走访一些图书馆,防止造成资金浪费、管理混乱和数据错误。(2)软件购置要综合分析其性价比,在资金许可的情况下应尽量选购信誉良好、运行稳定、功能全面与使用便捷的软件,也可适当应用一些免费软件。(3)要充分利用本馆人才资源进行新技术及其应用的研发。新技术和新设备的应用不但要与改变传统服务手段、开展新的服务项目相结合,还要与有关制度的更新相结合。要以新技术带动管理制度的创新,以制度改革促进新技术的开发和引进。

二、优化服务软环境

(一)积极开展读者培训

读者培训旨在主动与读者沟通,树立图书馆在读者心目中的地位,消除图书馆与读者之间的矛盾,拉近图书馆与读者之间的距离,融洽员工与读者的关系,形成员工与读者良性互动的良好环境。信息意识和信息能力是读者培训的常规项目。高校图书馆的服务,特别是新开发的服务项目需要向读者详细介绍和推荐,要向读者清楚地解释图书馆的规章制度,使他们能严格遵守。读者培训有三种主要方式:(1)定期培训。高校图书馆要对新入学的大学生读者进行入馆教育,给予系统的培训。对老读者也要进行不同层次内容的定期培训。(2)不定期培训。高校图书馆每推出一项新的服务项目,都要对读者进行培训;不定期召开座谈会也是一种对读者进行培训的方式;还可建立网络教室,将各种专题教程上传供读者下载自学。(3)实时培训。高校图书馆可以利用网络和读者进行实时交互沟通,在线回答读者的提问和咨询。

(二)正确处理好各方面的关系

作为高校图书馆,要处理好四个方面的关系。(1)高校图书馆内部员工之间的关系。处理好员工之间的利益与责任关系,营造一个融洽的工作气氛,使员工工作愉快,是提高员工工作热情和工作效率的重要保障。(2)高校图书馆以及员工与读者之间的关系。高校图书馆要处理好图书馆与读者、员工与读者之间的各种矛盾。因为图书馆及员工与读者的关系不但可以影响读者利用图书馆的效率,而且还可以影响读者对高校图书馆的评价,而读者对图书馆的评价会影响学校领导对图书馆的认可程度。(3)图书馆与学校的关系。高校图书馆在学校领导心目中的形象和地位非常重要。要改善校领导对图书馆的态度,除了员工们努力工作、提高服务水平外,图书馆领导必须拿出一定的精力搞好图书馆的公关工作。(4)高校图书馆与其他图书馆的关系。高校图书馆应该时刻与外界交流。但是,公开的交流不足以大力改善图书馆的工作。要真正促进图书馆工作,各图书馆之间必须有更深入的交流。

三、强化为科研服务功能

为科研服务是高校图书馆的重要职能。但是,目前许多高校图书馆在这方面做得较差,特别是在主动性上尚需努力。高校图书馆要加强为科研服务,就必须积极开展定题服务和专题服务。高校图书馆要跟踪学校科研人员的研究课题,建立课题信息数据库,数据库的使用者应该包括员工自己。高校图书馆还要根据本院校专业设置,建立多个专题信息数据库,随时准备为来咨询的读者服务。读者既可以直接检索利用本数据库,也可以利用数据库导航功能去扩展查询;读者既可以将自己感兴趣的资料下载到个人计算机上,也可以在图书馆服务器上建立个人图书馆。读者可以制定标准,由图书馆定期向个人图书馆发送信息。

高校图书馆为科研服务不能仅限于本校读者,应该向社会读者推出自己的信息产品。向社会读者提供科研服务应该注意以下几点:(1)要有市场意识。在对社会读者服务中要找准自己的优势,在丰富文献信息服务市场的同时也要为自己争得一席之地和相应的经济效益。(2)要主动出击,开展信息推送服务。向社会读者提供科研服务,不能坐等读者上门,要主动地搞宣传、找读者,推销自己的产品。(3)要有法律和保密意识。向社会读者提供定题服务,高校图书馆员工实际上已经参与了科研工作,而且付出可能很大,对方从中也会受益颇多。所以,应该在法律框架内规范双方的义务和权利,也要注意知识产权保护和保密问题。

四、开展学术研究

(一)开展专业学术研究

高校图书馆可通过出版自己的内部刊物,并制定配套的奖励措施,鼓励和帮助员工开展学术研究。开展学术研究的目的在于让员工通过学术研究来树立专业信心、接受新的服务理念、增强助人为乐的服务观、加强工作中的主动性、正确处理个人和读者之间的矛盾。通过论文写作,高校图书馆员工可以了解本职工作的现状和发展趋势,还存在哪些不足,以便改进。

(二)开展用户研究

过去,高校图书馆的工作主要是“经营”图书馆、“经营”图书馆的书。现代高校图书馆要以读者和读者需求为中心,以读者和读者需求为中心就必然突显读者研究的重要性。特别是对较重要的读者,要研究其客观需求和主观需求、现实需求和潜在需求、信息心理和信息行为,以便为其提供比较准确的个性化信息服务。

(三)开展资源研究

常言道:“巧妇难为无米之炊。”高校图书馆丰富的文献信息资源是为读者提供有深度和有针对性文献信息服务的坚强后盾。资源研究包括对现有资源的研究和新的资源建设的研究。资源研究的过程也是摸清家底、建设自己可用文献信息资源的过程。文献信息资源建设要注意以下几点:(1)能与外部资源共享利用的就不要自己重复建设。(2)要进行成本核算,能够购买到合适的,就不要耗巨资自建。(3)自建数据库要注意特色性、唯一性和必要性。(4)要大力注意免费资源的使用。

(四)服务项目研究

高校图书馆应为哪些读者开展哪些服务不能没有计划。为此,就必须好好地进行研究。高校图书馆要跟踪图书馆理论研究新成果,对适合本馆的要勇于在实践中应用。

五、扎扎实实做好基础业务工作

(一)做好文献信息资源建设工作

目前,由于纸质文献信息资源还具有很大优势,“借借还还”在高校图书馆工作中仍占有较大份额。要做好“借借还还”,就必须有一个丰富而优质的馆藏文献信息资源体系。为此,要做好以下几项工作:

1.文献采访工作。高校图书馆要根据本院校专业设置和科研任务构建本馆的藏书体系,要加强对本馆藏书结构及藏书适用性的研究,定期对藏书质量进行分析评估,根据结果修改采访制度。文献信息采访要吸收读者参与,可以引进新华书店推出的网上选书业务,让读者在本馆的网页上初选新华书店提供的书目。

2.文献分类编目工作。文献分类编目和著录人员要提高业务水平,以保证文献分类编目的准确度和对相同主题文献分类的一致性。要严格按照文献著录规则著录,目录体系要准确和完善,以便准确地揭示馆藏资源的全貌,使馆藏文献信息资源物尽其用。目前,许多高校图书馆将这项业务外包,并废除了卡片目录甚至机读目录。这虽然是一种进步,但其弊端也是同样存在的。

在文献分类编目工作中:对于分类不准、同书异号、异书同号、相同或相近主题图书过于分散以及不能准确反映文献主题内容的分类和著录要下决心进行修改;对于数据录入错误、书号笔误、模糊不清以及书刊乱架等现象也要及时修改或整理;对于条码破损、丢失的文献也要及时修补。要定期进行文献清点,消除有书无数据、有数据无书的现象。

(二)搞好制度建设

1.人事行政制度。没有规矩不成方圆。高质量的服务必然是以良好的业务管理为基础的,而良好的业务管理又必然是以良好的行政管理为基础的。但是,人事纪律制度不是绝对的,要提高工作人员的积极性和创造性,只靠制度约束还是不够的。只有工作人员认识到自己工作的价值,并且有一个舒畅的工作环境,其积极性和创造性才能得以最大发挥。

2.业务制度。业务制度包括工作规范和文献信息利用制度。各工作岗位都要有操作规范,员工要按操作规范来进行工作。规范中有不合适的地方要修改,员工不能随心所欲地把规范抛在一边,各行其事。在制定文献信息利用制度时要注意以下两点:一要发挥文献信息资源的最大效益,要用制度来调整文献信息资源的使用频率。二要处理好文献信息资源利用和保护之间的关系,文献信息资源利用与保护中隐藏着读者权益的公平性问题。通常讲,读者对馆藏文献信息资源有着均等的利用权利。读者权利均等也能发挥文献信息资源的最大利用价值。但是,如果所有文献信息资源对读者都实行无任何限制的开放就会损害文献信息资源的保护原则,甚至造成与谋求发挥文献信息资源最大价值这一愿望相反的结果。当然,现代化技术使问题变得简单了,数字文献信息资源可以无限制地下载或复印,不过有的文献信息资源也涉及到版权问题。

六、结束语

优化高校图书馆读者服务职能是一项系统工程,涉及高校图书馆工作的各个方面,单方面的努力虽有成效但不会长久,齐抓共进才是根本。但是,每个高校图书馆对每项工作不一定都能做得很好,应该根据自身的情况本着为读者负责、为自己负责的精神尽量多做工作,以提高文献信息服务水平。

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