关于人事档案管理工作重要性的分析

郑 敏

(黑龙江省水利科学研究院，哈尔滨150080)

1 人事档案管理的意义

随着事业单位人事制度改革的推进，人们的就业自由度提高，人才流动频率加快，越来越多的人才由“单位人”变为“社会人”，人事档案不再对人才的流动具有极大的制约作用。单位用人机制的改革误导了一些人对人事档案的看法，滋生了“档案无用论”的思想，这在某种程度上严重制约了人事档案发挥其应有的使用价值。随着我国教育改革的日益深化，学校决策部门对人才信息的需求量也必然更加迫切，21世纪的竞争是人才的竞争，现代管理理论强调，管理的核心是人的管理，人既是管理的主体，也是管理的客体，人必须具备一定的能力才可能完成管理过程。而人事档案是“人的管理”的基本信息的主要依据，它既存储了组织人力资源信息，又是管理的核心“人”的历史和现状的一个真实反映，它真实地记述了档案人的个人经历、德才表现及发展过程，是历史地、全面地考察人的重要依据，因此我们必须重新认识人事档案、人事档案管理工作的作用和重要意义。

2 当前人事档案管理的现状

人事档案管理工作越来越被各级人事部门所重视。可是，目前人事档案管理工作还不能适应形势，存在着一些问题。

2.1 管理体制不顺畅

现行的人事档案，主要按管理权限和隶属关系进行管理，在组织人事工作中发挥着重要作用。但是由于在新时期，人员流动量大而且快，人员的隶属关系时常会有变化等原因，人事档案管理工作出现了一些新情况新问题。①档案管理的关系较乱。主要表现在企、事业单位部分人员的档案有的在人事部门，有的在人才交流中心，还有的在劳动部门以及社会保险、医疗保险等部门，其管理的主体不清。②人档脱节。在人员流动中，少数职能单位档案意识淡漠，造成人档分离，弃档、“死”档和无档现象时有发生。③管理有盲区。部分单位在招聘人员时，擅自保存所聘人员档案，少数流动人员及一时没有落实工作的大中专毕业生和退伍军人，私自截留档案的现象也时有发生，成为新的管理盲区。

2.2 人事档案管理人员素质不高

①思想观念比较陈旧。个别人事档案管理人员沿袭传统的工作方法，整天忙于日常事务性工作之中，对在深化人事制度改革和完善市场经济体制过程中人事档案工作中出现的新情况、新问题很少坐下来进行认真地分析和研究，缺乏开拓进取精神。②业务水平不高。当前人事档案管理人员的文化水平虽然从整体上有所提高，但是由于对人事档案方面的专业知识了解不够，加上缺乏系统的培训，难免在工作中会出现一些误差。③奉献精神不强。人事档案工作是一项长期、复杂而繁忙的工作，这就需要人事档案工作者要有一种矢志不渝、无私奉献的精神。但是在一些部门，由于人员更换频繁、工资福利相对过低等诸多方面的原因，挫伤了人事档案工作者的积极性。2.3 人事档案的内容不完整

①档案的内容不实。人事档案中的材料一般都是由本人填写的，由于组织上对有些材料缺乏严格的审查，致使个别人事档案内容不实不准。特别是有的人处于个人的私利，在档案中将“年龄越填越小、工龄越填越长、文凭越填越高”;有的人事档案材料中填写的内容前后不一致，使档案资料缺乏准确性和真实性，这给人事部门考察了解当事人的信息增加了难度。②档案的内容不精。档案材料分为十类并依材料形成时间排列。实践证明，这种管理方式是基本合理的。但是在具体操作中，由于资料形成部门要求将一些可装可不装的、甚至不该装的资料都装进了档案，使档案的内容臃肿繁杂。

3 加强人事档案管理的对策

加强对档案管理人员的培训。人事档案记载的是历史的真实面貌，有其时代的特点。管档人员的新旧更迭，新人已经脱离了那个年代，对当时的好多事情不了解，因此查阅档案难免会有困难，提供数据会有误差。要对档案的管理知识加以系统培训，提高档案管理人员的管理水平和工作能力。

加强规章制度建设，提高档案管理的现代化水平。建立健全一套完整科学的人事档案管理工作规章制度，使工作有序，有据可依，保证人事档案工作逐步法制化、制度化、规范化，真正发挥人事档案“见证历史”的作用。完善档案的保管、利用、借阅、保密、归档、鉴别制度，及时收集、补充、更新和完善人事档案材料，对收集档案材料，从手续是否完备，表述是否准确、精练，观点是否明确等方面进行认真细致的鉴别，使人事档案的收集和归档工作真正做到不丢失、不积压、客观真正地反映事实。顺应时代的发展，增加资金投入，严格执行现代化管理标准，注重信息的准确性、唯一性，做到划分准确、排列有序、条目清楚、查找便捷。

总之，科学规范的档案管理工作只有坚持与时俱进，才能适应新形势的需要，开创档案管理的新局面。科学规范的档案管理工作可以不断地提升一个单位的管理水平，做好档案的开发和利用工作，不但可以实现档案管理的自身价值，而且可以为经济发展和社会进步做出应有的贡献。

［1］刘萌.档案管理与经济知识论［M］.北京:中国人民大学出版社，2001.