高校人事档案信息化建设的困境及对策

刘 蕾 房 坤 胡卫新

(中国矿业大学人事处 江苏徐州 221116)

高校人事档案信息化建设的困境及对策

刘 蕾 房 坤 胡卫新

(中国矿业大学人事处 江苏徐州 221116)

高校 人事档案 信息化

档案信息化建设是指在国家档案行为管理部门的统一规划和组织下,在档案管理活动中全面应用现代化信息技术,对档案信息资源进行处置、管理和提供利用服务。当前,我国高校师资队伍不断扩大,人员流动性大幅增加,人事信息日益复杂,对人事档案信息化的要求日益迫切。然而调查表明,我国高校人事档案的信息化建设步伐缓慢,在档案管理、利用和安全性等方面存在一系列制约因素。本文对此进行了详细分析,并探索了人事档案信息化建设走出困境的应对策略。

1 高校人事档案信息化的重要意义

1.1 提高人事档案工作的效率和水平 传统的人事档案管理工作主要采用手工操作方式,存在着效率低、易出错、统计难、查阅复杂等缺点,耗时费力,而计算机强大的信息处理功能恰恰弥补了人工操作的不足。人事档案信息化管理利用先进的设备和技术,可以快速准确高效地进行数据的录入、查询、维护和统计,使工作人员从繁琐的手工劳作中解脱出来,实现办公自动化和智能化。

1.2 发挥人才优势,加强师资队伍建设 高校人事档案记录了教职员工的各类信息,能够真实全面反映一个人的德、勤、能、绩。利用档案信息化管理,可以方便快捷地对高校人员信息进行统计分析,从而有利于高校考察和选拔干部、发现优秀人才,为科学决策提供数据基础。这对于高校加强师资队伍建设,促进教学、科研和党政管理工作的开展具有重要作用。

1.3 有利于人才流动,方便高校引进人才 随着我国人事制度改革的深化,高校岗位聘任制不断推行,不同单位之间人员交流频繁。而人事档案往往成为人才流动的绊脚石,一些单位通过扣留档案来留住人才,造成其它单位引进人才的不便。人事档案的信息化管理可以变档案实体管理为人员信息管理,即纸质档案放在专门机构保管,高校只需下载和使用信息数据。这样可以改变“档随人走”的被动局面,减少档案丢失、重建等现象,方便高校引进人才。

2 高校人事档案信息化建设的困境

2.1 重视程度不够,信息化意识滞后 传统的人事档案管理模式将档案接收和保存视为主要工作,很少涉及其它方面的利用价值。档案管理人员往往安于现状,不思进取,对利用信息技术优化档案管理的主动性不强。事实上,人事档案信息化建设不仅需要一定的资金投入,还需要档案管理人员对现存档案进行数据化处理,将纸质档案转换成电子档案,并对档案数据库进行规范整理。这一工作任务繁重,短期难见成效,且需要一定的专业技术基础,导致档案管理人员不愿费时费力进行信息化建设。

2.2 内容空洞,缺乏个性化信息 “千人一面”是当前我国高校人事档案的通病。档案内容往往侧重于教职员工的社会经历、政治面貌、思想表现等方面,多是笼统的空话套话,鉴定评语简单且多重复。而教职员工的知识结构、业务水平和成绩等方面相对缺乏,无法反映其综合素质。尤其对于专职教师来说,其研究成果往往归于文书档案,在人事档案中很少体现,无法反映其教学和科研水平。缺乏个性化信息的人事档案,不仅不利于档案数据库的信息采集、分类和利用,而且使人事档案信息化建设的意义大打折扣。

2.3 系统建设不完善,信息化程度不高 当前我国高校的人事档案信息化管理尚未形成统一的规划和标准,导致数据库建设缺乏整体性,往往由各高校的人事档案管理部门自行开发和使用,建成的档案管理系统规模小、功能少、网络化水平低,无法实现跨单位和部门的资源共享,不能满足用户的多种需求。同时,由于系统和网络的安全性无法保障,使得档案管理系统处于封闭状态,信息化优势无法充分发挥,降低了档案信息的利用率。2.4 档案管理人员数量不足,素质有待提高 档案管理人员是人事档案信息化建设中的关键因素。目前,我国高校的档案管理人员的数量和业务能力都有待提高。由于档案工作长期不受重视,高校普遍存在管理人员数量不足的现象,甚至使用兼职人员进行管理。在人员素质方面,很多档案管理人员不是专业出身,没经过专门的业务培训,计算机和网络技术不熟悉,严重阻碍了高校人事档案信息化建设的发展。

3 高校人事档案信息化建设的对策

3.1 转变思想观念,营造档案管理信息化的良好氛围 高校领导要充分认识到人事档案信息化建设的重要作用,切实提高档案管理人员的待遇和工作积极性,保障人事档案信息化建设的顺利开展。高校人事部门要通过各种途径加大人事档案信息化建设的宣传力度,使各级领导和教职员工了解人事档案工作,意识到人事档案信息化的巨大价值,积极支持和配合相关工作的开展。档案管理人员要从自身出发,增强人事档案管理的现代化、科技化意识;要勇于开拓,勤于学习,不仅精通传统的档案业务,而且掌握办公自动化、数据库和网络等计算机技术,成为档案信息服务的导航员。

3.2 丰富档案内容,为信息化建设提供数据基础 高校人事档案仅记载教职员工的个人经历、政治表现等基本信息是远远不够的,必须挖掘更深层次的档案内容,为人事档案信息化建设提供数据基础。针对不同的岗位,档案内容的侧重点也应有所不同。对于管理岗位,应以业务能力和工作业绩为主,突出个人在管理方面的才干,为高校考察选拔干部提供依据。对于教师岗位,应重点搜集其教学科研成果,如主持项目、撰写论文和著作、申请专利、职称晋升情况等,为高校师资队伍的建设和发展提供保障。应当指出,高校人事档案的信息化建设不仅要求档案内容丰富、个性鲜明、突出成果,还需要对档案内容进行分类整理,形成数据化信息,以便进行汇总、统计和比较。

3.3 加大投入力度,开发和建设档案信息化系统 ①加强档案信息系统的标准化建设,制定并推行统一的规范标准,如数据库系统的标准、网络通讯标准、电子档案描述标准等,这是实现人事档案数据管理、资源网络共享的基础。②建立面向多用户、界面友好、功能齐全的数据库系统来管理人事档案数据。针对不同类别的人员设定相应的权限,以满足不同单位和部门的使用需求。同时,档案管理系统具有档案新增、转出、查阅、统计、维护等多种功能,方便档案管理人员灵活操作。③加强信息网络化建设,利用现代化的计算机网络技术,形成人事档案的网络化办公系统,管理人员可以随时随地通过互联网登陆系统进行办公,而且网络化也能使档案管理更加开放,真正实现资源共享。④建立完善的技术保障体系,在系统维护、网络传输、用户访问、病毒防范、数据备份等方面采取相应措施,确保人事档案信息的保密和安全。

4 壮大管理队伍,提高档案管理人员业务素质

首先,高校应建立一支人员稳定、数量合适、专门从事人事档案信息化建设的工作队伍。其次,针对档案管理人员普遍缺乏信息领域相关知识的现状,应定期开展业务培训,切实提高档案管理人员的专业素质和技术水平。可采用讲座、进修、专题研讨等多种培训形式,以档案信息录入、查询和统计等实际操作技能为培训重点,同时加强档案学专业知识和相关法律法规的学习。只有既精通档案管理专业知识,又熟悉现代化计算机技术的复合型档案管理人才,才能满足高校人事档案信息化发展的需要。

在信息技术迅猛发展的当今世界,高校管理信息化已成为高等教育发展的必然趋势。高校人事档案管理一定要抓住机遇,全面加强信息化建设,有计划、有步骤地推进信息化建设步伐,实现高校人事档案信息化建设的科学发展,为高校的繁荣发展提供服务。

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(2010-09-09 收稿)(陈 迁 编辑)

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A

1008-6633(2010)06-881-02

中国矿业大学科技基金“我国高校教学科研人员绩效评价实证研究”(编号:OX080320)。