办公自动化环境中电子文件的平时归卷管理

□杨霞

在传统的文件工作中，人们都很重视纸质文件的平时收集与归卷工作，以便平日查找利用和年终归档整理。在办公自动化的环境下，电子文件平时归卷同样十分重要，这是因为，办公自动化系统并不能将文件工作的内容与流程完全“自动化”，电脑自动著录与检索能力也是有限的；加之，电子文件数量与类型的不断增加，利用计算机自动检索时人们并不能准确记忆电子文件的名称、关键字或词组等信息，也会降低电子文件的查全率和查准率，有时甚至难以找到所需电子文件，从而影响办公效率。为此，继承纸质文件平时归卷管理的良好传统，利用办公自动化系统进行人机合作，建立一个有序、及时、高效的电子文件平时收集归卷与查找利用系统，这仍然是信息时代便捷、高效、安全管理电子文件的一种值得信赖的有效途径。

一、电子文件平时归卷流程

随着电子文件量的不断增长，一个单位、一个部门只有做好平时筛选收集，分类归卷，才能避免信息无序、信息超载，为组织管理提供良好的信息支持。

首先，制定文件分类表。现行机关保存现行文件时主要考虑的是日常工作中能否及时准确地找到文件，这就必须要对文件进行有序管理，必须对文件进行科学分类。文件分类表就是文件分类的依据。

文件分类表，是根据本单位的职能活动预先编制的文件分类归卷的类目体系。它指导本单位文件分类收集、归卷管理，前端控制本机关归档文件范围。一般由文件部门、档案部门共同协作研制并报送本单位综合办公部门批准后施行。

文件分类表是一个主题概念系统，一般由类别和顺序号组成。对于一个单位的文件来说，类别的划分可按内设组织机构或者按业务内容等分类标准进行。按内设组织机构进行分类，是指将单位内部组织机构形成与处理的文件分别作为独立的类别。按业务内容进行分类，是指将本单位各项业务内容或流程的文件分别划分为独立类别。二者可以单独使用，也可在不同分类层次结合使用。类别划定后应标明类名(概括提炼的主题词或词组)，不宜过于冗长，且注意类别概念之间的关系要符合逻辑规则，保持同级分类标准的一致性，避免文件类别概念之间的交叉与重复。文件分类表的类别项目排定顺序后，可依次为其编制顺序号，以便固定类别之间、大类与子类、子类与子类之间的逻辑顺序，方便查找使用。

其次，创建树型电子文件夹目录。根据文件分类表的指引，在办公自动化系统提供的网络磁盘或本地电脑硬盘上新建树型电子文件夹目录(如E盘、F盘等，不要在C盘或者“我的文档”中创建，避免电脑故障或格式化系统时影响文件安全性)，为电子文件的日常收集归卷做好准备。创建树型电子文件夹目录，一般应当与本单位的文件分类表的分类系统相对应，这样既可固定文件的分类体系，也方便新员工学习使用或者员工离职时移交文件，便于整个单位文件的有效管理。

一个单位内的组织机构及其工作人员在履行自身职责或完成业务活动中，都要负责本部门或本职岗位的文件管理，其电子文件夹目录可主要依据自身业务内容或工作流程来创建。以××贸易公司为例，根据其主要业务内容可将其第一级文件夹分为四个类别:客户(服务对象，内部或外部客户)、成果(提供的产品与服务)、团队(人力资源或组织效率团队)、管理(非核心工作的各类信息)等，这种类别的设置，回答了“为谁服务？”、“提供什么服务？”、“谁来提供服务？”、“如何提供服务？”等问题，准确概括了该公司业务活动的主要内容；其二级文件夹可分别依照客户类型或数量、产品型号与服务项目、不同项目团队、辅助核心工作信息等分类标准创设目录，如“1.客户”类下即可设:1.1财务部1.2技术部1.3营销部……1.7客户总项。如果第二级分类后文件数量与种类仍然较多，还可继续创制第三级文件夹。如遇到难以归类的文件，可创设“总项”或者“其他”文件夹来归卷①。此外，对于不需长期保存的临时性、事务性文件，或等待办理的文件，还可创设“暂存”、“临存”、“待办”等文件夹来收纳文件归卷，以方便日常拣选与处置。

树型电子文件夹目录的第一级文件夹目录数量一般不宜过多，各文件夹名称的概括性、包容性要大些。同一层次的文件夹要充分体现出类别的独立性。注意不要创建层次过深的目录结构(一般在3层左右)，这样容易查找。

第三，电子文件的审查归卷。由于电子文件具有复制性、共享性，可点对点、点对面共时传递、阅文与办理，其流转与办文过程的记录可以分离，不同办文部门及人员在办文流程中或流程结束后可以在自身权限内上载、更新、查看、保存、刷新办文信息。因而，与传统纸质文件平时归卷通常是在文件办毕后进行不同，电子文件平时归卷却是在文件接收或者生成时就进行，然后再履行办文流程。这种前置的电子文件归卷并不意味着所有收文或发文都需归卷，而是需要对其进行筛选审查后予以归卷。

一是对收文的审查归卷。电子文件大多是通过电子邮件系统来传递，各种文件或者其他电子信息甚至垃圾信息、病毒信息等往往会随之涌进收文者的收文箱或者接收端口，因而需要收文者严格筛选审查②:

要审查电子邮件是否具有“公务性”，即判断一份电子邮件是否属于围绕公务活动中往来的邮件，删除抄送来的不属于本单位办理的电子信息或其他垃圾信息。凡是在执行公务或事务交往中产生、接收和管理的，能为这些活动提供证据的电子邮件，均应视为电子文件而加以保存。注意坚持公务文件与私人文件分开归卷管理。

要审查电子邮件是否具有“文件属性”，即判断一份电子邮件是否对自身业务活动具有“原始性”、“证据性”，这不仅仅凭邮件正文信息内容，而应针对电子邮件所有内容进行分析，如正文内容与附件、发文对象、收发日期等关联性信息的分析判断；注意对正文内容与附件一起构成证据力的电子邮件的归卷，并最好将其保存为电子邮件格式(可使用邮件管理软件)，以免破坏邮件的凭证性；如果邮件正文内容没有证据力，可以只保存附件中的电子文件内容。要坚持将具有“文件属性”的电子邮件(电子文件)与电子资料分开归卷管理。

要审查电子邮件是否具有“安全性”，即判断一份电子邮件是否是病毒文本，或者是携带病毒的邮件，慎重打开不明来历的邮件或者其附件，对系统提示已被修改的加密邮件要及时与发文机关核实后归卷。坚持收文安全性审查是后续收文办理流程安全运行的重要前提。

要审查电子邮件是否具有“可读性”，即判断一份电子邮件是否是完整的、可以读取信息内容的邮件，尤其是应当检验邮件附件是否可以打开，是否能正确显示，是否能完整读取信息内容。坚持收文可读性审查是检验审查归卷有效性的重要标准。

通过上述系列审查后，选中需要归卷的电子邮件(全部或者附件，特别注意保存邮件传送数据、接受数据，包括电子邮件系统中关于已寄出邮件的时间、日期、收件人与寄信人姓名的信息，邮件接收时间与数据的信息，以及收件人存取或接收的确认信息等)，将其“另存到”、“发送到”或者“复制—粘贴”到预先拟制的电子文件归卷的目标文件夹中，之后再按照文书处理流程予以办理，并注意保存记载文件拟办、批办、承办等过程的信息。

二是对发文的审查归卷。办公自动化环境中，发文审核签发等办文过程是在局域网内进行或者借助电子邮件系统向外机关传输。通常，发文撰稿人应当首先将拟好的文稿保存到预先拟制的电子文件夹中，待审核人、签发人审核签发流程办理完毕后，需将原来的初稿替换为发文定稿(一般只保存最终确认的公文定稿，删除原有的历次修改稿)，避免今后使用时多版本造成混乱或误用。同时，要安全保存此文件的核批信息。如遇重要的法规、制度性文件或者重要合同、协议书等确需保存历次修改稿的(旨在日后对照了解文本历次修改状况)，应在其电子文件名中直接标明修改版次及定稿版本信息，以便日后准确查找和利用。

电子文件归卷时，应将其分别归入预先创建的电子文件夹目录系统中相应文件夹中，不要将文件都存入网络公共存储空间，或者办公电脑桌面上“我的文档”，或者直接放到电脑“桌面”上，以免出现文件数量繁多分类不清、桌面文件凌乱无序而导致查找困难，或重要文件失泄密，甚至系统故障致使归卷文件丢失等情况。

二、电子文件平时归卷管理的方法

为了全面、系统、有序管理电子文件，保证电子文件的完整与安全，提高其查找利用的效率，可以通过下列方法整序、优化自身的文件管理系统:

1.利用数字序号或日期序号为重要文件夹(文件)排序。为了更有效体现业务活动的重要程度或者工作流程的先后顺序，可以选择按照重要程度、使用频率、工作流程等顺序为重要文件夹(文件)加上数字序号，系统将会依照数字序号排列先后次序，例如:希望能体现“为客户服务”的主要职能，突出“客户至上”的管理理念，来为文件夹编制如下序号:1.客户、2.成果、3.团队、4.管理……这样“1.客户”文件夹就始终排在第一位了。如果是相同名称的多个文件夹，还可在相同文件夹名称之前或之后加上固定格式的不同年、月、日等数字序号予以区分，系统也会依次排序，例如:“2007照片”、“2008照片”、“2009照片”等；如果“2009照片”文件夹中文件数量较多，还可按照片文件形成的日期将其归入不同的文件夹中:“20080512照片”、“20080808照片”、“20091010照片”等，使不同事由的文件夹依照日期顺序排列。对其他各类文件夹中的重要文件排序也可照此办理。

2.建立电子文件与纸质文件归卷目录系统的对应关系。在实行电子文件与纸质文件“双套制”管理的单位，可按照电子文件夹目录建立起对应的纸质文件归卷系统:准备一些文件盒，并在其盒脊上注明相应的类别、属类、数字序号等，然后依次排列于文件柜中，然后随时或定期将纸质文件归入卷盒中。为了区分不同类别，可选用不同颜色的文件盒或不同颜色标签，这样更醒目，更容易识别。这种“双套制”的归卷目录系统中，电子文件归卷的文件夹名称与纸质文件归卷的文件盒(夹)名称保持对应关系，并尽量保持其长期稳定性，以方便平时对应查找利用两种不同类型的文件。

3.不同类型的电子文件分开归卷。针对声音、图像、视频等不同类型的电子文件，应当分类归入不同文件夹进行归卷管理，可以建立图片(Picture)、照片(Photo)、音乐(Music)、视频(Video)、影片(Movie)、动画(Flash)、表格(Excel)、幻灯片(PowerPoint)等文件夹目录，将各类文件直接归入上述文件夹，如各类别文件数量较多，可在该文件夹中按照内容、日期等分类标准建立子文件夹分类归卷。这种保持文件夹内的文件为同一格式的归卷管理，可使文件看起来更整洁、有序，方便日常备份、查找及检查管理。

4.电子文件夹(文件)命名时要标明主题词。电子文件夹(文件)的名称应当清晰明确概括其主题，便于一目了然了解到文件夹(文件)中的主要内容和成分。针对日常一些电子文件夹(文件)的名称不明确的，或者与文件内容关系不大的，甚至是一些毫无检索意义的名字、数字、字母等，就需要对其进行重命名，标明具有实质检索意义的主题词，使之能够直接揭示文件夹(文件)的内容与成分，这将有助于提高日常手工查选或者电脑自动搜索的效率。

5.调整或删除无须保存的文件。定期或不定期翻查电子文件夹(文件)，对平时忙乱中放错文件夹的文件予以调整归位，对一些不再具有使用价值或保存价值的文件予以剔除，例如:一些公务活动中收集积累的、外单位转发抄送来的参考性、临时事务性文件，不需保存的重份或副本文件，一些不完整的电子文稿或者生成了初稿但并未签发生效的文稿，在互联网或局域网上能够方便查找到的公开的可共享的法律法规资料等。不断精简归卷文件，清除冗余文件，可增强电子文件归卷管理系统的有序性和有效性。

6.电子文件与电子资料分开归卷管理。各单位的电子文件是在公务活动中形成与处理的，真实记录了自身各种职能活动情况。电子资料是各项公务活动运转、处理的辅助性、参考性信息，如有关法律法规政策、国际国内同行业调研报告、为制订管理决策而收集的其他单位各种简报、分析报告等各种信息。对本单位来说，电子文件具有重要记录性与凭证性以及长久保存价值，而电子资料仅仅是临时的参考价值，往往在决策或事项办理完毕后或暂存一段时间后即可删除。因而，将二者分开归卷，区别对待，分类管理，便于有效维护电子文件的完整与安全。

1、迈克·宋、维姬·哈尔斯、提姆·布莱斯(著)，张桦(译):《仓鼠革命——解除信息烦恼，找回自在生活》，北京:电子工业出版社，2007年。

2、杨霞:《现代文件管理》，北京:中国档案出版社，2005年。