论推进档案工作规范化标准化

□张 萍

实现档案管理现代化，档案工作的规范化、标准化操作是重要环节。在配备档案工作各项硬件设施的同时，做好文书处理工作是实现档案工作规范化、标准化的重要基础工作。虽然文书处理工作与档案工作有着不同的工作任务，相对独立，但两者又关系密切，文书是档案的来源，档案是文书的归宿，两者是文档工作流程中紧密相关的工作环节。我们要将文书处理工作规范化、标准化与档案工作规范化、标准化同行，在日常工作中，把好文书处理工作规范化、标准化的入口关，为实现档案工作规范化、标准化的做好基础工作。

一、搞好公文制发是推进档案工作规范化、标准化的基础

公文是档案的前身，档案由公文转化而来，公文制发的水平，既决定公文本身的质量，也影响日后档案的质量，决定了档案工作规范化、标准化的质量问题。因此，在实际工作中，我们必须把握公文制发中的规范化、标准化问题，从而提高档案实体质量，为实施档案工作规范化、标准化管理打下牢固的工作基础。

要提高公文制发的质量，应做好几下几点：一是公文用纸质量要好，纸张尺寸规格要统一、规范、标准，符合国家的有关规定。排版形式为横写横排，左侧装订。二是注意检查制发公文是否履行了签发手续，是否符合审批权限，公文标题是否准确，主送单位和抄送单位是否符合要求，落款是否与公文一致，有无日期等。三是公文字迹要牢固清晰，所用笔、墨符合要求，不论是草拟公文、缮印公文，还是做出的各种记录、报表、签字、批注等，都不应使用容易褪色的笔种、墨水和纸张，以保证字迹鲜明、清晰，以便于日后长久保管利用。四是公文的文种要合理，拟制格式要规范，行文简称符合规范，不使用不规范的字，有助于日后标准化、现代化检索手段的实施应用。

二、实施“以我为主”的立卷归档原则是推进档案工作规范化、标准化的关键

在实际工作中，经常会出现相近公文的重复与立卷组合的无序，这是阻碍档案工作实现规范化、标准化的最大问题。实现档案工作规范化、标准化的目标，就是要实现档案保管利用价值的最大化和案卷完整化、检索利用便捷化。要解决这一问题，就要实行“以我为主”的立卷归档工作则。“以我为主”的立卷归档原则，就是归档的文件以本单位形成的文件为主的原则，这既是我国文书立卷归档工作实践中形成并坚持下来的一条原则，也是推进档案工作规范化、标准化、现代化的一个重要原则。这一原则要求在档案工作中，严格执行国务院办公厅《不归档文件销毁办法》，并且注意解决好以下三个问题：一是要准确把握文件立卷归档的时效性。只有已完成现行文件阶段任务的，才能对其予以立卷或归档，没有完成的，则不能立卷或归档，不然将会给档案管理造成无序和混乱。二是明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工。时刻在“以我为主”的原则指导下确立立卷归档的重点，在实际工作中要注意区分文件与资料，尤其是要注意区分在内容、形式和作用等方面有相似之处的文件资料的差别，对于具体问题进行具体分析，从而减少档案管理中的重复度和信息冗余度，进一步提高档案利用的效率、效果。三是要注意有效地维护全宗的完整性。我们在坚持“以我为主”归档原则的前提下，在归档工作中要掌握重点，分清主次，不要把不需归档的文件也整理归档。同时，也要注意防止应归档文件的流失。尤其要注意立卷过程中，要把同类且具有内在联系的文件材料组合在一个卷内，保持同一问题的完整性，使之能够反映一个问题的全部处理过程，在提高档案利用价值的同时，使立卷归档后所形成的档案的完整，也可为档案工作的规范化、标准化奠定坚实的基础。

三、提高案卷质量是推进档案工作规范化、标准化的保证

工作实践证明，案卷材料收集的完整性决定和影响着档案价值，而立卷方法与案卷装订质量又是决定和影响档案工作规范化、标准化质量的具体操作性因素。所以，我们在推进档案工作规范化、标准化的工作进程中，不但要注意解决好立卷方法问题，使之有利于档案标准化管理中的分类和检索，同时要注意解决好案卷装订质量问题，使之有利于档案的规范化管理。