标准化管理是档案事业发展的基石——江苏省档案管理赴港培训团印象记

□陈志远 张志强

2 010年7月6日至12日，江苏省档案管理赴港培训团一行32人，在香港大学中国事务处的合理安排和精心组织下，顺利完成在香港大学的学习培训任务。学习期间参观了香港政府档案处、香港科技大学档案特藏部、香港历史博物馆，并与香港档案工作者进行了交流。这是一次成效显著的学习培训活动，取得了预期成果。

此次香港参观学习让全体学员印象最为深刻、感受最大的是：香港的档案工作，能够引用国际化档案管理标准，处处体现标准化、规范化管理。据介绍，他们档案工作起步是引用英国、美国的档案工作标准。国际化标准是香港档案事业发展的基石。

一、香港印象

香港是多元化发展的国际大都市。1997年7月1日，香港回到了祖国的怀抱。香港回归十多年，这是让中华儿女骄傲的历史。“一国两制”在香港的成功实践，堪称国际典范。经济繁荣是香港人民智慧和勤劳的结果。从20世纪60年代开始，香港抓住机遇发展经济，20世纪70年代确立亚洲“四小龙”地位。

香港是底蕴丰厚的文化大都市。香港的文化是传统与现代并存，东方与西方合璧。是文化促进了经济的发展还是经济带动了文化的发展，这是一个理论问题，我们无法回答，但有一点可以肯定，经济与文化是相互依存的关系，相辅相成度大于谁先谁后的问题。

香港是全方位开放的现代化城市。到2009年，香港实行开放的入境安排，约有170个国家和地区的人士可免签证来港旅游，逗留7日至180日不等。香港的国际流动人口是世界上数一数二。金融与商贸中心鳞次栉比，在夜晚灯光笼罩下，让人有一种美轮美奂的感觉。在香港处处能看到不同肤色，不同人种，说着不同语言的人士，步履匆匆地行走在街道上。

香港是一座年青的城市，一座多元化发展的城市，一座充满传奇的城市。香港是梦想与现实并存的社会。香港社会管理思想是先进的，社会管理理念是一流的，健全的法制与多样化信仰并存。

二、香港高教

2010年江苏省档案管理赴港培训团在香港大学接受培训。作为“苏港千人”计划的组成部分和专业文化交流，时间虽然短暂，但对大家的触动是全方位的。

开学典礼，香港大学进修学院副院长沈雪明博士介绍了香港大学开放办学的思想理念。她认为兼读、进修是做一名合格人才必须有的经历。提出“同学”是最美好的称呼，她在五年前同样也是一名兼读生，也是一名同学。终生学习才会对社会有用，才能提升工作能力。在香港有着比较多的学习渠道，香港大学每年有60%到80%学员来自于进修生。有许多工作多年的博士生，都会回到课堂，也有的人一生获得多个硕士学位、博士学位，仍然会回到课堂研修，这是社会进步的需要，也是人生发展的需要。

在香港大学7天的培训中，我们有幸聆听了多位专家的讲课。原香港档案学会秘书长温伟国先生，给我们上了题为“香港档案工作现状与未来”第一堂课。他从档案形成到档案生命周期，讲到档案与信息的区别；从档案管理系统的组成，讲到现行档案与历史档案的关系；从香港与档案有关法规、规例（是香港的惯称，与大陆的条例、规则相同），讲到档案法与法规、规例的不同等。由于他有着近20年的档案工作实践经验，以及深厚的理论研究基础，加之香港档案工作方法、理念和大陆地区档案工作方法与认识上的差别，给全体学员耳目一新的感觉。

何承晓博士有着25年的管理信息科技、信息工程和工业公司的经验，以及多年教学经验，曾在香港大学专业进修学院、香港管理协会、浸会大学当客席讲师。他为我们主讲了“档案管理的信息化与信息化框架建设”。他从国际档案管理标准入手，谈到国际档案管理标准新发展。他认为档案工作只要按标准化去做，按规范执行就行。特别是档案信息化管理工作，更需要标准化。他将档案分为动态档案和静态档案两类，动态档案是利用次数相对频繁的档案，这类档案由形成机构直接管理。静态档案是利用率低的历史档案，要移交到历史档案馆管理。他客观地讲解了电子档案管理的优势、存在的问题和档案利用中的风险。

原香港政府档案处长、历史档案馆馆长、国际档案理事会东亚分会秘书长朱福强先生，作了题为“香港公共档案管理的死局——如何才能够脱困而出呢”的主题授课。他在讲课中，正视香港档案管理工作的不足，讲述了香港没有《档案法》的困局，给人一种于反思中促进管理的感觉。找出不足，促进香港档案事业发展是他授课的基调和内容。他例证香港档案工作“十大不足”，也促使全体学员对这些问题进行深刻反思。

著名香港凤凰卫视时事评论员石齐平为我们作了“全球经济一体化与中国——网络时代带来的影响”主题授课。他将深奥复杂的经济关系作了深入浅出的阐述，令人啧啧称赞。浅显易懂的例证，展示出当今世界金融战争波澜悲壮，揭示出中国经济需要健康发展，必须冷静应对美国挑起“金融战争”。

三、香港启迪

参观访问活动的安排，让我们全体学员亲身感受到香港同行在档案管理方面的先进做法和敬业精神。

1、档案信息网络化管理，利用效率高。香港特别行政区档案信息化程度非常高，政府以及大型机构（银行、大学等）档案信息化达80%，仅次于美国、英国、新加坡。在香港科技大学档案馆我们听到这样的介绍：香港科技大学校长在美国和一所大学签约时，通过网络查阅曾与英国某所大学签约的档案，为及时决策提供方便。

2、珍爱档案生命，处处体现操作规范。香港地区湿度非常高，我们在香港政府档案处、香港科技大学档案馆看到，每个工作环节，操作人员只要触摸到档案原件，都必须带上手套，防止手上油渍沾上档案，避免档案霉变生虫。在档案技术保护环节，他们制定了技术规范和操作工艺流程，确保了档案的安全。

3、照片档案数字化，为整理提供方便。香港科技大学档案馆的工作人员拿出一盒照片档案，打开盒子，里面装满一袋袋照片档案。纸盒、纸袋都是无酸纸制作，照片档案用纸袋存放，一袋装有10到20张，纸背面印上目录表格。这样简捷的照片档案整理方法，引起了我们的思考。由于照片档案数字化，就无须按照传统像册整理，这样既简化整理方便存放，又节约管理成本。这是档案数字化影响到传统档案整理方式的典型。时代的进步，必然改变和影响到部分旧的档案管理模式。

4、档案形成，伴随公务活动全过程。香港定义公务活动开始形成的第一份文件就是档案。公务活动过程中形成其他文件，不断地补充到案卷中。一项公务活动完成之后，档案案卷夹维持原样移交档案处保存。档案行政管理部门无权损毁、销毁档案，鉴定档案由档案的形成机构完成。甚至档案案卷夹里的文件排序，档案管理部门都无权变动，必须维持原貌保管。

5、国际化标准，是香港档案事业发展的基石。香港档案管理工作，有的参照英美档案管理标准，也有的参照国际档案理事会制定标准，这些标准的实施促进了香港档案事业的发展。香港档案同仁认为：档案工作是一项文化工作，而文化人的工作特点就包括：（1）研究国外的工作经验，国际上的先进的工作方式、方法和工作标准，合理选择运用。（2）研究设计工作流程，改变凭个人经验完成工作。随着信息化技术发展，计算机的普及，电子文件和电子档案应运而生，加之电子档案类型的多元化，管理上的问题和矛盾越来越突出。香港在执行标准方面和国际化大都市匹配。香港档案工作执行国际化标准，引起学员思考和热议。

在香港的7天学习，我们对香港档案工作的认识也是肤浅的，但我们深切感受到，香港同仁的许多工作方式、方法与我们有诸多差异。我们认为，香港同仁一些好的做法，是可以学习借鉴的。

香港经济繁荣，法制健全，社会稳定，文化进步，环境卫生，交通有序等，给我们全体学员留下良好印象。香港人的文化理念、民主意识、勤劳作风和敬业精神无不让人称赞。我们带着期盼，带着对香港未来的祝愿回到各自的岗位。