地震系统基建档案管理探析＊

朱少华

(山东省地震局,济南 250014)

地震系统基建档案管理探析＊

朱少华

(山东省地震局,济南 250014)

总结了新形势下地震系统基建档案的发展与变化,探索了基建档案新的管理模式。

地震系统;基建档案

随着国家对防震减灾事业投入的加大,特别是“十五”、“十一五”重点项目建设实施以来,地震监测基本建设项目规模不断扩大,基础设施迅速增加,基建档案大量产生,原有的基建档案管理模式已不能适应新形势发展和变化的需求,因此,改进和加强地震系统基建档案的管理势在必行。

1 新形势下地震系统基建档案工作的发展和变化

1.1 基建项目迅速增加

近年来,我国的防震减灾事业进入了一个全新的阶段。以山东省地震局为例,“十五”期间财政专项经费中用于强震台和测震台网基本建设的项目数量比“九五”多了数倍。“九五”期间建成的山东数字地震台网由济南台网中心及15个台站组成,至“十一五”末,山东省测震台将达到125个,强震台将达到146个,这些基本设施的建设,为地震预报提供了良好的监测环境和研究条件,进一步提高了山东省防震减灾的能力。

1.2 基建项目及其档案管理模式发生了变化

以前,地震系统由于基建项目相对较。少,有的基建档案与台网测震数据光盘、科研项目档案混编在一起,有的还保存在计划(或基建)部门。随着近年基建项目和基建档案的迅速增加,基建项目开始由计划部门专人管理,基建档案由单位档案室对基建部门进行指导、审查和把关,严格管理基建档案。特别是“十五”重点项目档案的建立和验收,进一步系统地把地震部门的基建档案进行了收集与整理。

1.3 基建档案材料内容日趋增多

地震系统原有的基建档案比较注重基建工程过程中产生的那部分材料,如工程前期阶段规划审批材料、施工验收文件、竣工图的审核、竣工验收文件等。而现在基建档案材料内容大大增加,新增了从项目的申请到验收的材料,包括专项合同书、申报书、可行性报告、专项执行情况、绩效考核表、验收申请表、经费决算表等。

2 基建档案管理水平滞后的主要原因

基本建设项目档案管理水平落后于其他门类的档案管理在地震系统是一个比较突出的问题。机关档案管理人员对文书档案和科研项目档案的收集、整理与保管早已形成了一套完整的体系和工作流程,而基建档案却没有把它当作独立门类的档案加以收集、整理。基建档案在档案综合管理中往往处于被忽视的境地,有关技术人员忽视基建过程中各类文件材料的收集,加之建设周期又比较长,档案人员接收基建档案又是在项目竣工之后,介入较晚,因此,造成了基建档案收集不完整,整理不及时的现象,给基建档案以后的利用工作带来了很大的障碍。造成基建档案管理水平滞后的原因,主要有以下3点。

2.1 管理者思想上存在一些模糊认识

一般的基建工程项目建设周期多则几年,少则半年、几个月。一般来说,机构是临时成立,班子是临时组合,人员是临时借调,甚至办公场地都是临时的,因而有些管理者往往对档案的收集和整理抱有临时观念和临时做法,认为在档案管理上花钱花时间没必要。在工程建设中,往往只忙于工程进度不注意工程资料的收集和保管;有些甚至根本不重视资料的收集,哪里用完哪里丢;加之缺乏管理意识,人员临时抽调,资料是人走楼空;工程起始无专人管理,竣工时再来收集整理,难免造成资料的遗漏和失实等等。究其原因,是部分管理人员没有从思想上认识到基建工程建设项目档案的建立具有与基建工程项目本身建设一样重要的意义。

2.2 缺乏完善的基建档案管理方法

尽管国家在基建档案管理方面已有《建设工程文件归档整理规范》(GB/T50328—2001)、《基本建设项目档案资料管理暂行规定》(国档发[1988]4号)、《城市建设档案管理规定》(修正)(2001年建设部令第90号)等管理规定,但地震系统各单位大多没有建立单独的基建档案管理办法,加之基建档案涉及的部门多,如档案室、基建管理部门、建设单位等,主体责任界线纠葛不清,加之受专业知识、经验或职责等因素影响,档案部门在基建档案管理方法的制定上确实存在一定难度。另外,由于施工期间的基建档案是由施工单位的技术人员管理的,建设单位和施工单位基建档案管理的不协调也会增加基建档案管理的难度。

2.3 基建项目时间长,档案移交不及时

由于基建项目持续时间较长,涉及部门单位多,一些施工资料、监理资料要由施工单位、监理单位共同提供,建设单位想要收集资料,须经常与施工单位与监理单位多方协调,所需时间较长。从某些单位的基建情况看,有些基建项目在竣工后多年仍不申请专项验收,有的由于审计或决算等原因拖延了整个项目的验收。也有的项目由于工程质量问题或工程款没有及时到位,施工出现暂停现象,拖延了档案的移交时间。有时甚至只是因为施工单位负责工程的技术员更换或建设单位负责基建的管理人员退休等原因,使基建档案在竣工验收后很长一段时间内才能收集齐全。

3 加强基建档案的科学管理,建立有效的监督机制

3.1 建立科学的基建档案制度和有效的监督机制

地震系统各单位应依据国家有关法律法规,结合自身实际,按照统一领导、分级管理的原则,遵循档案自身形成规律,制定新时期本单位基建档案收集、整理、保管、利用等管理办法,形成一整套完整的管理体系。要建立严格的基建档案归档监督机制,把基建档案纳入基层单位相关人员职责范围之中,把有关技术文件材料收集工作落实到人,严格规定归档内容、范围、时间、质量要求和归档手续,确保档案资料的完整、准确、安全和有效利用。

3.2 注重工程建设过程中基建档案的收集、积累和审查

在工程建设过程中基建部门要严格执行基建文件材料的审、签制度,把好文件材料形成质量关。档案部门应随时了解基建项目的主要工作进度,督促、指导基层档案人员及工程技术人员做好基建文件材料的积累和审查工作。如在基建工程竣工时,对竣工资料逐项核对检查,有缺页、字迹模糊不清、签章手续不完备、三笔现象(红笔、铅笔、圆珠笔)、竣工图随意涂改拼凑、用复印件代替竣工蓝图等不符合要求的现象,应进行重点检查,责令整改;竣工材料验收完毕后,由验收人员填报移交清单并签名。

4 提高基建档案管理水平应采取的措施

4.1 提高认识,转变观念

一个单位基建档案管理的好坏,不仅与本单位的档案规章制度健全与否、主管档案领导的思想观念、档案管理人员水平的高低息息相关,更与档案资料的管理者对档案资料的重视程度有着极大的关系。因此,首先要在思想上认识到基建工程档案的建立具有与基建工程本身建设一样重要的意义,必须克服临时观念,确立基建档案的重要地位。要设专人负责,专人管理;工程项目涉及的相关部门要形成建档的共识,相互支持配合,创造一个积极和谐、良好的建档环境。要加大档案基础设施的投入,不断改善档案基础设施和档案保管条件。

档案人员及其相关业务人员,要认真学习贯彻《档案法》及国家关于建设项目档案管理的有关法律法规,在各部门间形成档案监管共识,不断提高业务能力,自觉增强责任意识,做到主动出击、提前拟定计划,实行跟踪收集、动态收集、严把质量关。同时档案人员,要根据工程进度,紧密与参建单位的负责人、施工人员等联系,争取配合,做到边施工、边检查、边记录、边收集资料。

4.2 加强基建档案的收集整理工作

基建档案要达到资料齐全,内容完整的目标要求,就应该重视抓好基础资料的收集工作,坚持工程项目建档工作按照档案管理规范要求与工程建设、竣工验收同步,坚持档案部门与基建部门相结合,编制分类方案,正确区分和把握依据性文件、基础性文件、工程设计文件、工程管理文件、施工竣工验收及文件、基建财务文件、监理文件等的分类工作,齐抓共管,进一步做好基建竣工归档工作。

为确保基建工程档案齐全、完整、系统,就要把基建档案工作与工程建设计划、检查、总结、验收各个环节相联系,同步进行,做到工程进度到那个阶段,档案收集和管理工作跟踪到那个阶段。立卷做到格式统一、字迹工整、图像清晰,同时根据基建文件材料的形成规律,对基建文件材料的内容、价值、数量和载体形式进行系统整理,按工程项目组卷,使档案资料做到文件齐全、分类准确、体系鲜明、方便管理,方便利用,保持其整体功能,并将立好卷的档案按规定移交有关档案管理部门,严格交接手续,认真核查案卷质量并确保档案的完整。

4.3 基建档案管理工作中应注意协调的两个关系

一是档案部门与基建部门的关系;二是档案部门与行政服务部门的关系。

4.3.1 基建部门是基建档案收集的第一关

从基建项目的立项、审批到开工建设,都离不开计划基建部门。当基建办公室成立时,收集工作便开始了,档案部门应适时的介入。从建设工程立项开始,基建部门就必须做到向有关部门、档案人员“五个交底”。一是工程建设概况交底。让参与项目建档任务的有关人员了解工程规范、掌握各环节建设情况;二是建档任务职责、分工交底。使参加建设的有关单位、部门明确分工、分别确立建档工作的任务和职责;三是归档范围、内容交底。对参建的各单位确定工程建设各个阶段或各单项收集内容和归档范围,有的放矢地做好各自实施范围内的建档工作;四是归档要求交底。根据土建、通信工程建设的实际情况,向有关单位交待档案资料收集、整理、分类组卷、编目工作要求,规定归档时间和内容,使工程建档工作统一标准,确保归档质量;五是竣工档案验收交底。从工程建档“交底”会开始,就确立验收要求,拟写“工程简介”、“档案编制说明”的条款内容,为日后工程竣工档案验收早作准备。实施建档工作“五个交底”,以实现工程档案资料由分散、无制度管理转变为集中、按标准化管理;由归档软任务转变为硬指标;由被动应付收集转变为主动上门服务的三个转变。

4.3.2 行政服务管理离不开基建档案,同时又丰富着基建档案的内容

行政服务部门担负着房屋改扩建和维修等大量的基建工作,在具体的运行中,除按有关规范搞好配套管理外,还需要查阅大量的基建档案,如施工图纸、竣工验收图纸、地下给排水管线及地下煤气、电力电缆管沟和通讯电缆线路等资料。当行政服务部门要对某房屋进行大修缮时,必须要查找已建房屋的技术文件、施工质量状况及当时的竣工图。这些都是房屋修缮的重要技术依据,因为根据以前的这些资料和房屋使用的实际情况提出技术鉴定,才能判定是否可以改造或加层,然后制定出修缮方案。

近年来,山东省地震局行政服务部门在对现有建筑进行修缮加固等工作时,如进行电气线路改造、拆除危房和临建房等,在施工中,利用了大量当年建房时的原始文件及地下管网、电路图,使翻修工程有了依据,得以顺利进行,为合理使用修缮资金提供了科学依据,从而提高了经济效益和社会效益。对于改扩建及维修工程后形成的档案资料,行政服务部门交到档案室,更加丰满了原有的基建档案。档案的利用是档案工作的最终目的,是以档案收集的完整与准确为基础的。所以必须重视基建档案,特别是地下综合管网档案和隐蔽工程档案的收集、整理、保存。只有档案收集得齐全、准确,利用时就能成为科学的依据,经济效益也就自然而然产生了。

5 基建档案的信息化建设思路

随着计算机网络化的发展以及档案管理专门软件的开发、利用和升级,档案管理的现代化与信息化已经成为必然。但是由于各单位档案管理部门或是同一单位各门类档案的发展水平存在差异,所以在某些档案领域仍存在着利用信息化不充分的现象。一是地震系统现有的档案软件没有基建档案信息管理功能。二是对原有传统载体的基建档案应进行数字化转换。

5.1 基建档案信息化的优势

所谓档案信息化,就是档案室以档案资料纸质或机读形式的档案为主要物质对象,用计算机对档案进行收集、筛选和不同层次的加工,使之转化成为计算机软件形式的二次文献信息提供给相关部门利用的过程。其优势有以下几个方面:一是可充分利用和发挥现有计算机的潜能,提高利用率。目前,地震系统有些基层档案室计算机的应用单一,开发功能简单,有的仅仅用于档案目录或文件打字贮存,利用的低效率造成人力、物力、财力和时间的极大浪费,使现代化设备不能尽其所用。二是可缩短二次文献信息的加工时间,提高基建档案信息的时效性。基建档案信息化,可直接利用机读形式的档案,利用电脑的功能完成信息加工工作程序,快捷地制作二次文献。三是可以增加信息存储量。现代科学技术的发展,特别是缩微技术、扫描技术、光盘技术的广泛利用,可以大大增加基建档案信息的存储量,存储密度也比纸质档案高出许多倍。利用很小的空间就可以保存大量的信息,而且开发利用的速度快,具有直观性、选择性、易操作性。

5.2 基建档案信息化是地震系统档案一体化管理的迫切需要

实现机关档案一体化管理便于保持档案之间的有机联系,以发挥其整体优势,有利于档案的保管和利用。地震系统过去的关于文书档案、科研档案、基建档案、会计档案等传统分类方法将被打破,取而代之的是在信息集成系统中对各个管理模块和流程的设置。基建档案信息化将极大地促进档案一体化管理,达到信息共享,以提高档案的利用效率。运用计算机管理档案,实行档案的自动编目、自动检索、自动统计,并按照不同要求,编制出全宗目录、分类目录、目录索引等,达到档案工作的标准化、规范化,将有力地促进档案信息资源的开发利用。

总之,加强基建档案的管理是提高地震系统整体管理水平的基础性工作。地震部门各级领导和档案管理人员都要在思想上高度重视,落实责任,采用切实可行的具体措施,下大力气抓实抓好;要进一步建立健全基建档案的管理制度,严格遵循科学管理方式,努力提高基建档案管理科技含量,这样才能最大限度地发挥基建档案应有的作用。

(作者电子信箱,朱少华:zhushaohua1967@sina.com)

Analysis and management of the capital construction files in earthquake administration

Zhu Shaohua

(Earthquake Administration of Shandong Province,Jinan 250014,China)

This paper summarizes the development and changes of the capital construction files under the new situation in earthquake administration,and probes into the new management mode of capital construction files.

seismic system;capital construction files

P315;

A;

10.3969/j.issn.0235-4975.2010.11.006

2010-06-22;

2010-07-16。

山东省地震局合同制科研项目资助(10Y22)