医院图书与档案管理整合

林红

医院图书与档案管理整合

林红

图书与档案一体化是新的管理模式，国内外早有实例。图书与档案的诸多相似之处是一体化的基础。目前医院图书馆与各种档案室分属于多个部门，分散在多个楼舍，无统一领导，资金使用不集中，现代化设备不配套，人员忙闲不一，且不能互补，不利于信息工作发展。因此应创造条件促进图书与档案一体化建设，尽快实现信息工作自动化、数字化、网络化，最大限度满足用户的需求，为医院的发展作出应有的贡献。

医院图书馆；档案；一体化

长期以来，图书与档案分属于两个系统，互无联系，独立发展。1974年联合国科教文组织通过了建立国家情报系统提案，强调将国家图书馆、情报中心和档案馆组织一起，克服重复与浪费。国内外早有图书、档案等多种信息资源一体化实例，并显现出综合管理的优势。

1 图书、情报、档案一体化实例

国外有美国国会图书馆是典型的图书、情报、档案三位一体的机构。除藏有图书外，还藏有手稿、文件、声像等各类档案和大量科技报告[1]。美国宾夕法尼亚大学、明尼苏达大学、俄亥俄大学也实行了三位一体的管理。澳大利亚三位一体的机构大量存在。玻利维亚、柬埔寨国家图书馆和英国伯明翰大学、阿伯丁大学图书馆在一体化管理方面也取得了显著成效。

国内1985年中国科学院图书馆率先实现了图书、情报、档案一体化的组织形式，更名为“文献情报中心”。2003年天津开发区新建的泰达图书馆是具有图书、情报、档案一体化的全新现代化图书馆[2]。上述实例给出了一体化可行的肯定答案。

2 图书与档案事业相似之处是一体化的基础

图书与档案都属于文献信息资源，同属一个学科类目。1992年我国颁布的国家标准《学科分类代码》中，规定图书与档案代码同为871，归于一个类目[3]。

工作性质都具有管理性和服务性。图书馆和档案室(馆)都担负着文献收藏、保管和信息传递任务，工作步骤都是要进行文献分类、标引、编目、目录组织、检索、借(查)阅。都是由手工操作向自动化、网络化发展。馆室建筑要求和设备也都基本相同。二者诸多相似之处是一体化的基础。

3 医院图书、档案管理现状

目前医院图书与档案仍处于传统的分散管理状态。以我院为例，图书馆归属信息科，科内还设有计算机室，负责医院内网络的正常运行，此外还设有统计室、随访室，分别负责医院医疗活动基本数据统计和了解出院病人的有关信息。档案室设在院行政办公室内，分管文件档案、财会档案和基建档案，科研档案由科教科分管，人事档案归人事科，病例档案归医务科分管。可见档案内部也存在共建问题。

4 图书与档案分散管理的弊端

4.1 不利于整体规划 由于图书和各类档案分属于多个科室，由多个科级和院级分管，两级领导各行其事，不便考虑整体规划，影响信息工作纵深发展。

4.2 资金使用不集中，设备不配套，书刊订购量减少 例如有的医院图书馆虽然有CHKD期刊全文数据库检索系统，但未配打印机、复印机，也未与各科室联网，读者只能馆内阅览或U盘下载，不能脱机阅览，不能打印，其它信息类科室复印机、打印机不能共用。

4.3 人员不能互补 各类信息科室的工作人员忙闲不一，如病案室虽十余人仍很忙，与工作量小的人员不能互补。

5 逐步实现图书与档案一体化管理

一体化管理可以克服机构重复与人财物的浪费，有利于信息事业现代化发展，医院应积极促进图书与档案的一体化管理。

5.1 首先要更新观念，打破分散管理的贯性思维 可根据实际情况先行档案内部一体化或图书馆与病案合并管理等。例如美国麻省总医院Tredwell图书馆就是将图书馆与病案室合在一起的，受到医生的赞许[4]。

5.2 培养或引进图书馆学与档案学复合型人才 改善现有人员知识结构，掌握计算机应用与通信网络方面的知识。

5.3 统一规划一体化库馆 目前医院各类档案室面积小，甚至无专用库房，现有图书馆库房面积也难容纳大量各类档案，应重新规划一体化所需库馆。这也是一项重要的条件。

一体化机构是多功能文献信息综合体，具有文献搜集全面，技术装备现代化特点，能最大程度满足用户需求，深受各界普遍欢迎。因此要积极推进一体化建设。

[1] 汪金萍.网络环境下图书与档案信息资源的融合[J].兰台世界,2007(10):63-64.

[2] 季晓林.图书馆办馆新模式:图书、情报、档案一体化管理—天津泰达图书馆模式的认识与思考[J].图书馆学刊,2004(5):18-19.

[3] 丁海斌.关于图书馆事业与档案事业若干宏观问题的比较研究[J].档案学通讯,2002(5):11-14.

[4] 陈界.论医学图书馆与其他信息机构的关系[J].中华医学图书情报杂志,2006(6):5-8.

10.3969/j.issn.1009-4393.2010.36.013

130021 吉林省肿瘤医院信息科 (林红)