高效项目管理办公室的建设

□高春林（许继电气股份有限公司）

项目是企业发展的载体，但是项目管理的现状却很难令人满意。调查显示，所有项目中有28%失败，而另外46%也面临着巨大的挑战，例如超期、预算超支或最终产品的特性和功能不足。这些失败和挑战可归咎于未文档化的项目管理方法、不受控的被动交付、不现实的预算或预期时间、多项目执行无法有效监控等。

随着企业中项目数目的增加，项目失败的风险也在增大，定义项目管理流程以及制订指标和制度规范，以确保项目在预算内按期保质完成变得越来越重要。对于很多企业来说，那就意味着需要创建一个项目管理办公室（ProjectManagementOffice, PMO）。如果部署得当，一个有效的项目管理办公室可在战术与战略之间取得平衡，它能顺畅地管理全部项目，并巧妙地利用资源，以最大限度地创造项目的价值。

项目管理办公室已经成为大部分企业不可或缺的职能部门。在西欧、澳洲等地，已有越来越多的企业设置了项目管理办公室，世界500强企业更是如此。因为有了项目管理办公室，组织将不再只是追求单个项目的成功，而是致力于追求全部项目的成功以及由此带来的组织战略的成功。研究表明，与已建立项目管理办公室的公司相比，未能建立的公司有着双倍的项目延期、超支以及失败的恶果。

一、项目管理办公室概念

项目管理办公室（ProjectManagementOffice,PMO）起源于20世纪50年代末至60年代初。在早期，项目管理办公室的作用是对承包商进行管理，也是客户交流的中心，其作用主要是为项目制订一系列的标准和指导。而进入20世纪90年代，当人们意识到项目的成功应该被提升到组织层面上来进行管理时，作为组织的常设机构——项目管理办公室就越来越多地承担起组织级项目管理的工作，将组织战略目标通过一个个的项目执行并加以实现。

项目管理办公室是提升企业项目管理能力的核心部门，它根据业界最佳实践和公认的项目管理知识体系，负责制订适合企业自身的项目管理流程、培养项目管理人力资源、建立项目管理信息系统、对具体项目提供管理指导、帮助组织开展多项目管理等，以此确保项目成功率的提高和组织战略的有效贯彻执行。

二、项目管理办公室建设存在问题及失败原因

现在，许多企业在考虑建立项目管理办公室，或已经建立，但由于项目管理知识体系20世纪90年代末被引进中国，21世纪初才开始逐步建立，大部分项目管理办公室均处于摸索阶段，除少数大型规范化管理企业取得一定的成绩外，其余都没有取得预期的成效或以失败告终。

项目管理办公室建设存在的问题及其失败的原因主要有以下几个方面：

（一）项目管理办公室变成了一种官僚机构

有些企业用项目管理办公室来管制项目经理，而不是为他们提供项目管理的指导，项目管理办公室被当作管理层的政策制定机构，制定了许多以控制为目的的程序。

（二）项目管理办公室未获得管理层的足够支持

设立项目管理办公室、制订相关的项目管理流程，需投入大量的时间和资金，可能需要几年才能见成效，有人会排斥，对项目管理办公室的作用产生质疑，此时若得不到管理层的足够支持，项目管理办公室必然失败。

（三）项目管理办公室职责界定不清

企业设置了项目管理办公室而没有及时调整组织结构，项目管理办公室与原有的职能部门经常发生职责与权限划分不明的情况，影响项目管理办公室工作的正常开展。

（四）项目管理办公室人员配备不足

很多项目管理办公室的人员是由其他岗位转岗而来，缺乏项目管理知识体系和项目管理经验，还有些项目管理办公室人员兼职其他岗位的工作，不能全身心的投入项目管理办公室工作。

（五）没有赋予项目管理办公室主任相应的权限

项目管理办公室主任与其他职能部门经理处于同样级别与权限，无法跨部门进行资源协调和项目优先级排序。

（六）误认为项目管理办公室应该对项目负责

通常来说，项目责任应该由项目发起人或者作为发起人代表的项目经理承担。项目管理办公室对组织中项目管理的专业化程度负责，但对单一项目的交付并不承担责任。项目管理办公室可以设置项目群经理，由其领导项目经理负责项目的具体执行。项目中的技术问题应由技术支持和项目经理负责，项目管理办公室不应涉及技术问题。

三、建设高效项目管理办公室的措施

设立项目管理办公室需要有充分的理由，若只是为了跟踪项目，那么一个简单的项目跟踪应用软件也许就足够。如果一个企业每年只有一两个项目，那就不需要在项目管理办公室上浪费有限的资源。对于一个有众多项目的企业来说，通常项目经理比较多，每一个项目经理都具有不同的技能和经验，这些项目经理经常不会意识到其他项目的成功，甚至不知道其他项目经理在做什么。如果出现类似的情况的话，就应该建立项目管理办公室。一个成熟的项目管理办公室的作用与功能非常强大，但是，如何成功建立高效的项目管理办公室是一项非常复杂和专业的工作，可首先从以下几项措施入手。

（一）明确项目管理办公室的职能责任

项目管理办公室这一概念本身还在发展之中，对于其职能还没有形成一致的意见。但总体来说，项目管理办公室主要包含以下职能：

一是在项目间共享和协调资源；二是确立和开发项目管理方法论、最佳实践和标准；三是建立和管理项目制度、规范、流程、模板；四是在项目管理实践中，给予项目经理以指导和专家意见；五是监控各个项目的情况并确保项目整体处于正常状态；六是对项目的完成情况以及项目经理的业绩进行考核；七是建立和管理项目资源数据库；八是提供项目的活动分析和报告，如状态报告、问题管理；九是为客户和最高层管理者提供准确的项目信息、绩效报告；十是培养项目经理，在企业内提供项目管理相关技能的培训。

项目管理办公室的职能又可概括为：标准化中心、监控中心、协调中心、决策支持中心、知识管理中心、学习中心。

（二）确立项目管理办公室的组织模式

1.根据企业现状为项目管理办公室选择合适的级别

根据企业所从事的行业以及企业的内外部环境，可将项目管理办公室选择设置在3个层级上，分别是：执行级项目办公室、业务单元项目办公室、战略性项目办公室。

图1 项目管理办公室级别图

2.根据企业现状为项目管理办公室选择合适的组织结构

任何组织内项目管理办公室的结构、职能和运用都基于组织所涉及的应用领域及其项目的变化而变化。组织利用项目管理办公室进行项目管理存在着普遍公认的价值和有效性，然而，在项目管理行业，还没有一个普遍公认的项目管理办公室结构。结合多年的工作经验，笔者认为以下组织结构能够较好的发挥项目管理办公室的职能。

图2 项目管理办公室组织结构图

（三）遵循项目管理办公室的建立步骤

建立高效的项目管理办公室是一项非常复杂和专业的工作，应该将其作为一个项目来进行管理，具体可按建立基础平台；实施短期计划；实施长期方案；持续完善改进4个阶段进行实施。

在项目管理办公室成立的初期，其工作应该集中在如下几个方面:

一是创建项目管理氛围，可组建企业内部的项目管理俱乐部，开展形式多样的讨论与交流；二是收集和整理项目经验，并在内部进行分享；三是制订项目计划书、项目周报、项目总结报告等过程文档模板；四是建立项目执行关键的制度、规范、流程、标准。

四、结语

要建立高效的项目管理办公室，企业需要改变的第一件事就是需要具有整体、系统性视野，组织的各个组成部分必须具有明确的角色定位，只有建立了规范的组织级项目管理体系，才能使项目管理办公室真正植根于企业，将公司的战略通过项目的分解来实现。