关于加强科技档案管理的思考

王 彦

(吉林人参研究院,吉林 通化 134001)

科技档案是指在自然科学研究、生产技术、基本建设等活动中形成的应当归档保存的图纸、图表、文字材料、照片、影片、录像带等科技文件材料，是生产管理、技术管理、科研管理的重要组成部分.科技档案是科学技术成果的载体，是直接记述和反映科技活动的历史记录，是一种科技资源或科技储备类型的知识形态的生产力.科技档案种类较多，可以按照设备类、科研类、声像档案类等类别进行分类.科技档案与文书档案相比，具有不同的特点:一是科技档案图纸、图表多，文字说明作补充；二是技术含量高，关联性强.图纸与图纸的技术衔接较紧密；三是资料多，归档材料鉴定技术质量要求高；四是存贮期限长，归档材料一般都是永久卷.五是涉及商业机密，保密工作要求严.从表现行式看:多数科技档案是以图纸、图表、文字材料、计算材料、照片、像片、录像带等技术材料收集归档.

1 健全科技档案管理网络

系统的组织管理网络的建立健全，是做好档案收集工作的组织保证.单位领导可以专门组建档案管理网，督促检查本部门应归档的科技文件材料，从组织管理上来保证科技档案的齐全、完整和准确.比如档案员不直接参与各种门类的科技文件、材料的形成过程，档案管理的各部门相互配合，配备兼职档案员，负责各部门各类型科技档案的收集，档案员对他们的工作要经常给予监督、检查、指导、定期办兼职档案员培训班，提高兼职档案员的业务素质和工作能力，使各部门收集的文件材料能够齐全、完整，立好的案卷整齐、规范.这样做不但保证了档案的数量与质量，而且使分散的文件材料及时归拢，年终能很快地立卷归档，同时还减轻了档案人员的工作量.

2 开发科技档案保持技术

自然因素和人为因素是造成档案毁损的主要因素.平时要以防为主，防治结合，一旦发生档案毁损，及时采取措施，尽量修复档案.

(1)人为因素要注意做到：严格借阅登记制度，在调阅时，取放档案要轻拿轻放，阅档时应爱护档案，使其不致被茶水、烟头损坏，不被涂抹，撕破等等.

(2)自然因素要注意做到：档案制成材料和书写材料质量低劣导致纸张老化，字迹退色.档案纸张材料品种繁多，其中纤维含量高、半纤维素和木素含量较少的纸张耐久性较好，如复印纸、文件用纸等；含木素和半纤维较多的纸耐折度差，在光和氧的作用下容易氧化，发黄变脆，如新闻纸等.因此，档案用纸要避开新闻纸和劣质纸.在书写材料方面，要选用含碳黑成份较多的碳素墨水和蓝黑墨水，不能用纯蓝墨水、圆珠笔或铅笔.

库房建设与现代化技术相结合是档案科学管理的要求，档案种类纷繁复杂，档案的物质材料在不断地老化，其寿命是关键，档案保管就是要尽量延长档案的寿命.档案室所处的环境和保管条件，对档案的寿命也有很大影响，库房温度应控制在14℃～24℃之间，湿度保持在45%～60%之间，库房的朝向最好避免东西向，应具备良好的防光、隔热、防尘、防水、防火、防盗、防有害气体、防害虫的条件.

3 提高档案人员综合素质

为了掌握到科技信息的核心部分，科技档案人员必须进入到科技信息集成系统中去.他们必须在产生电子文件的源头就行使档案的监督指导职能.所以，科技档案工作者要在专业人员的指导下学会运用专门的档案信息接收管理平台，要懂得如何控制和维护档案信息资源的有效性、可靠性和实时性，掌握电子档案信息的收集、管理.档案人员的素质高低直接影响档案信息化进程，档案部门要开展技能培训，努力培养一批复合型的人才.档案人员不仅要具备扎实的基本理论知识，而且要不断积累档案信息化管理的实践技能.理论知识与实践相结合的培训方式已成为提高业务技能的一个重要手段，要加强信息化技术的培训，熟练地使用档案管理系统.档案人员的计算机数据录入知识虽已普及，但是在运用网络、管理软件的使用操作以及数据库知识的掌握程度还有待加强.

4 加快科技档案信息化建设

当今世界经济和社会发展的大趋势是信息化，受网络信息技术的影响，创新企业档案工作的重要内容是加快档案信息化建设.档案信息化是在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代化信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和为社会提供服务.加速实现档案管理现代化的进程，是以计算机技术为核心的现代信息处理.同时，要建立档案信息网络的安全管理制度，从根本上保障系统的安全.档案信息网络应安装防火墙、防病毒软件和入侵检测系统，并针对主机内核采取加固防护措施.实行级别控制，对用户的访问权限进行级别确认，按不同的级别进行不同档案的信息查阅，可防止未受权者进行违规操作.

科研档案工作是一项重要的基础工作，档案收集工作做得好与坏直接关系到档案的数量与质量，要把档案这项基础工作做好，才能更好地为科技发展服务.随着市场经济体制的建立和科研机制转换的不断深化，科技档案管理工作在科研中的地位和作用越来越引起人们的重视.完善科技档案管理，切实管好、用好科技档案，为科研工作提供有价值的科技档案信息资源和高质有效的服务，对提高科研水平有着十分重要的意义.

档案管理是一门很深的学问，加强档案管理应用理论的研究，是做好档案管理工作的基础.理论与实践的结合，是理性认识到实践的升华.