明确归档范围和保管期限科学管理公共图书馆档案——由编制《文件材料归档范围和保管期限表》引发的思考

姜 欣

（辽宁省图书馆，辽宁 沈阳 110015）

图书馆档案在图书馆科学管理、日常工作开展、图书馆史资料查考、图书信息开发利用、职工年度考核、职称评定和同行间业务交流中具有非常重要的作用。加强图书馆档案管理，对图书馆自身发展乃至我国文化事业的繁荣都具有重要的意义。笔者结合国家档案局8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（以下简称《规定》），就如何做好公共图书馆档案管理工作谈以下几点体会。

1 找准管理依据，把握关键环节

要做好图书馆档案管理工作，必须找准依据，把握关键。为了便于各级党政机关和人民团体正确界定文件材料归档范围，准确划分档案保管期限，使所有保存的档案既能反映机关主要职能活动情况，维护其历史面貌，又便于保管和利用，2006年12月18日，国家档案局颁布了《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（以下简称《规定》）。该规定的贯彻实施是加强国家档案资源建设的重要举措，有利于档案工作更好地为社会经济发展服务；该规定的贯彻实施还是依法治档的重要依据，有利于档案工作社会地位的提高；该规定的贯彻实施也是推动机关档案基础业务建设的重要手段，有利于档案科学流转和结构优化，有利于提高档案人员的工作效率和档案工作的延续性。《规定》明确指出，企业事业单位的档案管理工作应参照执行。公共图书馆作为国家文化事业的一个重要组成部分，理所应当依据《规定》的要求，进一步规范图书馆档案管理工作。

《规定》主要分为两部分，一是主体部分，共15条，它对文件材料的形成、积累、归档，以及准确划分文件材料归档范围和界定保管期限的主要内容做了一些原则性的规定。二是附件部分，即《文件材料归档范围和保管期限表》（以下简称《范围和期限表》）。而《范围和期限表》的制定正是做好档案管理工作的关键所在。因为有了按《规定》要求明确下来的文件材料归档范围和文书档案保管期限，随后的归档工作将会是水到渠成。

2 结合实际制定《范围和期限表》

2.1 正确选择档案分类方案

编制《范围和期限表》，首先必须确定本单位的档案分类方案。通常机关按照机构的设置进行档案的分类保管，其档案分类一般采用“年度—机构—保管期限”的方案。而公共图书馆系事业单位，其机构设置与机关相比有巨大差异，业务工作职责多有交叉，不同部门产生的文件数量悬殊，归档材料中业务工作资料占据主要地位，故可采用灵活性、操作性较强的“年度—问题—保管期限”分类方案。

2.2 合理确定归档文件材料的起点

2.2.1 确定归档文件材料的内容起点

合理确定本单位归档文件材料内容的最低起点，有利于实现归档文件材料的全面、完整、无遗漏。公共图书馆各部门的岗位、职能既存在包含与交叉的现象，也存在相对的专业性和独立性，如辽宁省图书馆办公室作为本馆的行政管理部门就存在一人身兼多职或一岗多能的现象。各部门、各岗位所形成的历史记录材料非常复杂，若想实现科学、合理、有效的管理，就必须对各种文件材料的归档范围和保管期限进行科学界定。因此公共图书馆应从自身实际出发，根据“年度—问题—保管期限”的分类方案，根据不同岗位的职能分工，以每个内设机构、每个岗位、每个人所负责的每一项工作为归档文件材料的内容起点。

2.2.2 确定归档文件材料的来源起点

编制《范围和期限表》必须明确归档文件材料的提供者、整理者的范围，即来源范围。公共图书馆文件材料的来源、内容、形式是伴随工作单位及内设机构职能活动的开展而形成的。每项工作、每项职能都有归档文件材料的产生，这些文件材料主要有3个方面的来源：一是外来的；二是转发的；三是自产的。每个岗位上的工作人员最熟悉自己工作中产生的文件材料来源、内容、形式、重要性及相互关系，因此应把每个职能岗位上工作的员工确定为提供档案材料的主体。

2.3 《范围和期限表》的形成

合理确定编制工作的起点是保证《范围和期限表》内容全面、完整、合理、准确的前提。《范围和期限表》编制者根据《规定》要求，起草《范围和期限表》的“起点内容”，汇总后形成公共图书馆《范围和期限表》的雏形。然后经过对这些基础内容的审核、修改、汇总、审批，最终形成档案管理工作中可以遵循的《范围和期限表》。

2.3.1 按流程审核、修改、报送

结合本馆《范围和期限表》编制工作的经验，笔者认为公共图书馆《范围和期限表》的最终形成，必须经过以下审核、修改程序：编制者负责完成“起点内容”，形成初稿→第一责任人（各职能部门主任）负责初稿审核、修改和汇总→档案员负责补充、修改、完善、汇总→分管领导负责修改、审核、定稿→主管领导负责审核、签批报送。

2.3.2 注意突出重点

新《规定》突出了立档单位的主体地位，充分体现了“以我为主”的指导思想。公共图书馆在编制《范围和期限表》时，应注意突出以下重点：

2.3.2.1 突出图书馆专业文件材料的特色。如申报国家级及省级珍贵古籍名录文件材料、图书登记账等。

2.3.2.2 突出图书馆历史面貌和主要职能活动的特色。如大事记、组织沿革、机构设置、图书馆举办重大活动、重要会议、重大专题调研、重要协议等形成的文件材料。

2.3.2.3 突出“以人为本”的特色。如图书馆人事任免、职工录用、转正、聘任及反映个人及本单位行政奖惩的文件材料。

3 编制《范围和期限表》应注意的问题

3.1 注意遵循相关标准

笔者在编制本馆《范围和期限表》过程中，遇到国家档案局8号令《规定》和辽宁省文化厅与辽宁省档案局联合发文制定的《辽宁省公共图书馆档案管理办法》（辽文字[1999]18号）两者冲突的情况。在这种情况下，笔者严格遵循了国家档案局8号令《规定》的标准。而在两者不冲突时，则可参照上级主管部门的规范性文件。

3.2 注意科学确定编制范围

编制《范围和期限表》不应局限于上级下发的红头文件、日常公文材料等内容，应深入调查研究，汲取以往成果，根据各内设机构“三定方案”职能逐类编写。以本馆《范围和期限表》中党、团、工会类为例，采用“三参照、一依照”方法。“三参照”：一是参照国家档案局8号令《规定》，二是参照原来的归档范围和期限表，三是参照近几年党、团、工会已归档文件目录。“一依照”是指依照“三定方案”（定编、定岗、定人）编写。这样编制出来的《范围和期限表》才能反映本馆党团工会的主要工作职能，避免了重要文件材料的散失和缺漏，解决了各部门之间文件材料的重复归档问题。

3.3 注意合理划分保管期限

《规定》采用标时制（或者叫做表年法），将文书档案保管期限划分为永久和定期两种。定期又分为30年和10年两个具体年限，时间期限规定更为明确、具体。笔者认为，可根据《规定》，结合图书馆档案工作的特点，作适当的调整，切勿一成不变地照搬照抄。比如：《规定》要求“本机关编印的简报和下级机关年度工作计划、总结、统计材料等作为10年保存”，而本馆编制的《辽图简讯》反映了本馆一段时期的工作重点；辽宁地区联合编目二级分中心上报的《工作总结》，反映了本馆的业务指导工作内容，10年保存期不能满足需要，因此笔者将这两项内容调整为30年保存。《规定》中对出国审批手续、考察报告等设定为10年保存期限，而本馆出国或出境访问考察、参加国际会议等外事活动极少，因此将出国审批手续、考察报告作为永久保存。这些做法满足了本馆实际工作的需要，健全了馆藏档案内容，完善了档案的结构，确保了文件材料历史价值的充分实现。

公共图书馆必须在学懂、学透、用好、用活《规定》的基础上，牢牢把握《范围和期限表》编制这一关键环节，做到立足实践，灵活掌握，因地制宜地制定符合本单位实际的《范围和期限表》，为整体档案管理工作奠定良好的基础，从而不断提高公共图书馆档案管理的工作水平，更好地实现《规定》的目标。

[1] 国家档案局令第8号.

[2] 辽文字[1999]18号.

[3] 陈壮，王晨.如何突出机关文件材料归档范围特色.中国档案，2007（4）.

[4] 何章高.谈谈国家档案局8号令的贯彻落实.浙江档案，2008（2）.