用ERP强化销售业务内控管理的路径

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集团公司开展内控管理工作以来，ERP系统成为规范企业业务流程，加强权限管理的重要技术手段，内控工作的开展也促进了ERP系统的规范管理，深化了ERP系统的应用，推动了规章制度的有效执行。中国石化ERP系统目前正从建设时期转入深化应用时期，如何将内控制度和ERP运行更好地结合，使ERP系统在内控管理中发挥更大作用，是今后需要长期解决的重要问题。本文结合中原油田销售企业的情况，就如何应用ERP系统来加强销售业务的内控管理做一探讨。

ERP加强销售业务内控管理的功能与效果

按照企业内控销售流程要求，ERP要对销售计划、客户准入及信用管理、销售价格、发货计量、财务收款及结算等重点环节实施严格控制，平衡和制约不相容岗位间的工作处理权限。

（一）销售计划控制。ERP是通过订单数量来反映销售计划的（此处销售计划仅指数量计划），订单数量与计划始终保持一致，系统控制基层发货单数量不能大于订单数量。系统通过用户权限配置，使企业业务管理部门拥有创建销售订单权限，基层单位只有发货权限。

（二）客户准入和信用控制。主要包括客户准入和信用管理两个方面。ERP对客户准入实施三个环节的控制：一是由业务管理部门以国家有关法律法规和内控制度要求为标准对客户资质进行审查；二是资质审查通过后，还要向总部标准化编码网站申请ERP客户编码，再由主数据管理人员将客户信息录入系统后，才能真正实现企业与客户的贸易往来；三是客户信息录入分基本视图录入和扩展视图录入两部分，分别由总部和企业单独完成，这种方式保证了进入ERP系统的客户信息更加公开、透明。ERP系统启用客户信用管理，将不同客户设置为高、中、低三种风险级别，一旦发现信贷数据超限，系统立即冻结销售订单，关闭发货流程，直至客户缴纳规定数额的货款后才重新打开销售流程，有效降低了销售货款回收的风险。

（三）价格控制。按照内控管理的要求，ERP在系统中采用以下方法对价格管理进行控制：一是将销售订单价格锁死，使销售人员无权在系统中调整价格，必须由财务人员维护价格主数据；二是在一般产品的销售价格审批方面，开发了销售指导价线上审批程序，在ERP系统中设定了不同级别的价格审批权限，取消了以往填报纸质价格申请的方式，使销售模块的ERP应用水平进一步加深。

（四）发货控制。一是数量控制。除限定发货数量不能大于订单的计划量外，还可设定发货容差，进一步控制发货数量。二是发运方式、地点控制。在发货单中可以限定产品的发运方式，如公路运输、铁路运输或管道运输；还可限制提货地点，并使不同提货点的操作人员在ERP中发货权限无交叉，实现了内控管理对发货权限的控制要求。

（五）财务收款和结算。ERP系统可自动核对内、外部数据的发生额及余额是否符合指定的逻辑关系，并把异常情况及时提交给财务部门进行核对，如财务部门记录的往来款项是否与销售部门实现的销售收入相符，库存变动是否与生产部门实际的出入库情况相符以及通过对账单核对企业收付的资金是否与银行记录相符等。

（六）不相容岗位设计。中国石化内控制度权限指引中明确了部分岗位的权限划分，但不够详细，中原油田又从内控业务流程描述中归纳出其他不相容岗位的设计原则，编制了不相容岗位清单和ERP不相容角色矩阵，以此为指导设计和规范ERP系统的用户权限。

通过上述六项功能设置，ERP在强化内控管理上主要取得了两个方面的效果：一是提高了控制效率。在内控管理的相互牵制、核对、检查监督等重要措施实施过程中，包含大量的信息提取、传输和校验等工作，信息处理工作量非常大，利用ERP手段解决这些问题提高了工作效率，降低了管理成本。二是限制了主观因素。实施ERP后，一切以系统规范的标准进行操作，一切按系统出具的数据说话，使得控制人或检查人碍于人情而丧失原则的情况大为减少。当系统中出现不规范操作时，ERP会及时进行提醒，必要时关闭流程，有效控制了经营风险。

内控制度和ERP需要更好结合

中国石化ERP系统与内控制度的结合有待进一步提高，内控要求的一些控制点还没有在ERP中实现，而ERP本身提供的很多强大功能也没有得到充分挖掘。实现内控制度和ERP运行的更好结合，使ERP系统在内控管理中发挥更大作用，应注意解决以下问题：

一是加快总部ERP建设，推进ERP深化应用程度。只有在总部层面全面推广使用ERP，才能使中国石化整体信息化水平大幅提高，ERP深化应用程度更加深入。如原油等统配产品销售，要求严格执行国家和股份公司计划，如果总部层面实施配置计划流程，并由总部录入价格信息，会使销售流程更加符合内控管理的要求。

二是细化内控管理流程，提高ERP可操作性。目前集团公司内控制度中对各业务流程的描述不够详细，需要对不同板块、不同类型的企业进行细分，尤其是对ERP操作部分更要明确具体操作方式。例如，一些后期开发的线上审批程序，如价格审批，是否还需要保留纸质审批文档；对系统作废单据的具体处理方法以及统一容差设定标准等，这些问题都需要进一步明确和细化。

三是细分不相容岗位权限，提高权限管理水平。ERP系统主要采用角色值分配的方式控制每个用户的操作权限，这种方式对权限的控制非常严格，非常适用于内控制度不相容岗位间的权限划分。但是目前内控制度中并没有给出具体的不相容岗位的设置要求，各企业仅凭自己对内控的理解和工作实际编制不相容岗位清单和ERP角色矩阵，标准不统一容易出现管理漏洞，建议股份公司对不相容岗位的权限设计进行规范，出台统一标准。

ERP系统可以在提高会计信息质量、保障内控制度执行等方面发挥重要作用。但是，技术不是万能的，并不是所有的控制目标都可以量化，也不是所有的控制手段都可以通过程序进行模拟，仅凭ERP系统不能保证内部控制制度的落实。ERP系统只是一种管理工具，能否发挥作用取决于企业管理层的支持程度、系统使用者的素质和态度以及企业的文化传统、经营方式等环境因素，只有将管理思想与信息技术完美结合，才是实现企业内控真正有效的解决之道。