档案服务现状及对策分析

张喜华

（哈尔滨游乐园，黑龙江 哈尔滨150000）

服务是档案工作的本质属性和目的，档案馆的社会价值也通过提供档案服务来体现。社会经济结构的变化以及网络技术的飞速发展给档案工作带来新的机遇和挑战，如何提高档案服务质量和水平是档案部门面临的重大课题。

1 档案服务工作现状

现行的档案服务主要提供包括计算机检索服务、档案外借服务、档案阅览服务、档案陈列展览服务、复制服务和咨询(证明)服务等常见的传统服务方式。

1.1 计算机检索服务

档案部门利用计算机进行档案文献检索，即从输入提问到输出检索结果，是人机对话的检索方式。大大提高了检索效率。

1.2 档案外借服务

利用者为了某种需要将部分馆藏档案借出档案室外，自由阅读。主要包括四种服务方式，即个人外借、科室名义外借、预约外借和流动外借。这种方式对利用者而言直接、方便，但不利于其他人的利用和档案的保护。

1.3 档案阅览服务

这是档案部门通常采取的服务方式。综合档案室辟有阅档室，供利用者进行借阅利用。对档案部门而言，这种方式有利于档案的管理，能及时收到利用者的反馈信息，便于利用者和档案室之间的双向沟通。

1.4 档案陈列展览服务

综合档案室按照某一档案信息主题。组织档案展览。这种方式宣传范围广泛，内容具体、直观。易吸引利用者，反响较大。但由于受场地制约，不能经常开展。

2 档案服务工作面临的问题

档案部门要想完善服务功能，提高档案部门社会认可度，就必须不断提高其服务质量和水平，目前我国档案服务过程中存在的问题主要表现为。

2.1 利用手续繁杂

受档案保密性质及我国长期以来形成的封闭性档案管理体制影响，档案利用者若想获取相关档案信息，需向相关部门提交申请、等待批复等繁杂手续，影响档案信息的及时获取和用户对档案利用的积极性。

2.2 服务内容简单

目前我国档案馆提供的服务很大程度上局限于档案实体服务，忽视档案深层次开发。这种提供原始档案信息的简单服务很难满足信息社会条件下档案用户高层次、个性化的需求。

2.3 服务方式落后

多数档案机构仍沿用传统的管理模式，档案数字化进程缓慢，网络环境下软硬件设施不完备，档案网站建设不完善，用户获取档案信息受时间、空间因素影响，传统的手工检索方式也制约着档案服务水平的提高。

3 完善档案服务工作的相关对策

3.1 强化档案服务理念

档案工作是联系过去、现在和未来的纽带，是各项工作的重要组成部分。档案部门要更新服务理念，明确档案馆的功能就是为用户提供各种服务，要改变过去的陈旧思想。把维护档案完整与安全的责任感和提供档案为社会服务的使命感结合起来，强化档案信息资源共享和以人为本的服务理念，主动提供服务。

3.2 深度开发档案信息资源

档案服务水平的高低很大程度上是由服务内容的质量决定，档案部门应积极开展档案信息资源开发利用工作，挖掘档案信息深层次内容，如档案编研、开展定题服务等，通过最便捷的方式将最优质、最有价值的档案信息提供给利用者。此外，档案馆在完成公益性服务的同时，也可开展各种类型档案信息增值服务，根据用户特殊需要，对零散无序、形式各异、内容交叉渗透的信息进行深度加工，形成新的信息产品提供给用户，从而提高效用，实现信息的增值，这种有偿服务不仅可以弥补国家投资的不足，也可以促使档案馆有自我生存的发展能力。

3.3 规范档案管理利用制度

档案用户能否及时查到他们所需要的档案信息，是衡量档案服务水平的一个重要标志，为提高档案利用效率，克服传统服务方式程序复杂的问题，档案部门在制定和实施档案管理制度过程中，必须突破原有体制的限制，将档案科学管理和提供服务真正结合起来，建立规范化的档案服务流程，简化档案利用手续，为用户提供制度保证，在确保档案信息安全使用的前提下，消除利用过程中不必要的限制和步骤，确保用户所需的档案信息能在最短的时间内得到回复。

3.4 推进档案信息网络化服务

网络技术的迅猛发展在对档案服务提出新要求的同时也给档案服务带来新的契机，档案部门应不断推进档案信息资源的数字化、网络化建设，建立健全的内部服务网和公众服务网，发挥档案网站的作用，使档案网站成为宣传档案工作、开展档案信息服务的窗口，充分利用网络的优势提高档案信息资源的应用水平。此外，建立以电子计算机、数据库和网络为基础的现代电子型档案信息服务模式，利用电子阅览室的多媒体技术和远程通信技术，连接国际互联网，通过网络发挥各综合档案馆馆藏的综合优势，形成互补效应，打破区域界限，从更广的空间加强联系，提供综合服务，使档案的利用向广泛、纵深发展。

3.5 提高档案工作人员的素质

在档案服务过程中，工作人员的能力素质是决定档案服务质量好坏的关键，特别在新的历史条件下，加强人才培养，提高档案管理工作队伍整体素质已成为档案工作的重要任务。档案部门要确定专人管理档案，积极选送档案人员参加档案专业知识培训，提高档案人员专业理论水平，注重档案工作人员对现代化设备的操作技能，提高其整体素质，服务档案工作。

3.6 进一步做好档案资料的基础工作

要依法加强对档案业务的指导和监督，完善档案管理办法。建立标准体系，使档案的管理、归档和利用达到标准化和规范化要求。特别是当前电子技术、网络技术等高新技术在档案事业中逐渐得到应用，更要加强管理、指导和监督，制定与之相适应的管理办法。要使档案变成有保存价值的历史记录，给人们提供利用才是档案管理的最终目的。这就要求档案工作者要有正确的观点和正确的方法论，要有敏锐的眼光和精湛的档案专业技术。

3.7 加强档案业务培训，提高档案工作者的素质

首先，要抓好档案工作者的思想政治素质教育，特别是职业道德教育。要使档案工作者树立正确的世界观，树立两个文明建设服务的观念。其次，要提高档案工作者的实际工作能力和创新精神，这也是素质教育的重点。由于科技的进步。档案的管理手段也在发生变化，档案的载体形态、管理程序、技术方法等都发生了变化，这些变化对档案人员的工作能力提出了新的要求。因此，必须对档案人员进行业务培训。以增强他们的工作能力和创新能力。

3.8 跟上形势，更新观念，搞好服务

档案工作具有案头工作性质，而案头工作很容易让人们忽视外界环境的变化，这也是一些档案人员思想滞后的原因。进一步更新观念，变被动服务为主动服务，努力培育档案咨询体系，使档案咨询服务成为各部门依法利用档案的好形式。

4 结束语

随着社会对档案认识的不断深入以及人们档案信息需求的不断增强，档案服务在社会活动中越来越受到重视，信息社会的到来，要求我们改变传统档案管理服务模式，不断强化档案服务功能，创新服务模式，使档案更好地为经济建设和社会发展服务，特别是伴随《政务信息公开条例》的实施，档案馆成为政府信息公开的场所，这就对档案服务提出更高的要求，因此，如何发挥档案服务职能、与时俱进，是档案部门必须重视的永久性课题。

[1]赵丹阳.数字档案馆知识服务模式及其评价研究[J].吉林大学，2009-05-20.