财会电算化的发展趋势和存在问题的防范

王 丽

摘 要:财会电算化,是电子计算机在财会工作中应用的简称,就是把以电子计算机为代表的现代化数据处理工具以及计算机网络等新兴理论和技术应用于会计核算和财务管理工作中,以提高财会管理水平和经济效益,进而实现会计工作的现代化和电子商务化。然而财会电算化的发展和安全性是辩证的,黑客的侵入,病毒的感染,系统瘫痪等问题也随之而来。这些新问题的防范和完善也是随着财会电算化发展而变化的。

关键词:电算化 电子商务 数据交换 电子银行

中图分类号:F230 文献标识码:A

文章编号:1004-4914(2009)11-170-01

一、财会电算化的发展趋势

1.财会电算化向电子商务的发展。建立在网络技术之上的电子商务广义上指利用计算机网络和各类电子工具进行的一切商业贸易活动。电子商务以其低成本、高效率等特征吸引着大多数企业,企业纷纷通过建立自己的网站或网络服务公司,进行电子支付结算、电子银行、网上业务等,以拓展商贸渠道,增加贸易机会。财会电算化就是要充分利用计算机及网络技术,从不同的来源和渠道收集企业经营活动中所产生的会计数据、会计资料,按照经济法规和会计制度的要求予以存储、加工,并生成会计信息,向企业内外部各方面传递,以帮助信息使用者改进经营管理、加强财务决策和有效控制经济活动。在网络时代,为了适应电子商务发展的要求,财会电算化在实现其基本目标的基础上,向着网络财务、会计信息化的总趋势发展。在发展的过程中,财会电算化逐步完善其网络功能,(1)建立会计系统中心数据库,增强会计数据的共享性。完善会计数据与互联网络的标准接口技术,实现业务数据的交换。(2)建立与开户银行之间网络的宽带连接,使企业的会计核算系统与银行的账户管理形成影射,推进网上收支结算的安全性、可靠性,电子签章的保密性。(3)建立财会电算化系统与其他业务系统之间数据交换标准,发挥电算化会计对经济业务监督的随时性、及时性、有效性。

2.财会电算化要向成本管理和管理会计发展。由于各不同模块之间的数据传递而将整个系统连成了一个统一的整体,供应链上各个环节的信息高度集成,实时反映企业的运营状况,为管理决策提供及时准确的信息,系统不仅反映货币计量信息,而且反映非货币信息;不仅强调信息的可靠性,而且强调信息的相关性和及时性。系统体现了先进的财务会计、管理会计和成本管理思想,能够满足信息使用者的多样化信息需求。成本管理涉及产品成本核算、成本中心会计、订单和项目会计、获利能力分析、利润中心会计以及辅助管理决策的执行信息系统。体现了先进的管理会计思想,反映了一套预测、计划、决策、控制、分析。考核的管理模式,强调事前计划、事中控制和事后反馈。这些计划功能和控制功能已完全集成到整个供应链系统中。一方面系统通过定义与事务处理相关的会计核算科目和核算方式,使系统在处理事务的同时自动生成记账凭证,保证了资金流与物流的同步记录和数据的一致性。用户可以根据资金状况追溯所发生的相关业务活动,改变了资金信息滞后于物流信息的状况,便于企业实行事中控制并实时作出决策;另一方面,计划、事务处理、控制与决策功能都在整个供应链的业务处理流程中实现。

二、财会电算化中存在的问题

1.会计信息安全问题。电算化系统容易受黑客侵入,病毒感染而导致系统瘫痪。内部人员对原始数据的非法篡改或泄密造成会计信息虚假。

2.财务软件使用混乱,硬件更新和软件升级跟不上。由于财务软件的开发未能实行统一标准。财务数据与业务不能共享,软件兼容性差,不同软件的数据接口、使用方法不一样导致报表汇总,数据查询,数据传输的不方便。会计软件不能及时升级换代,软件安全性、保密性差。

3.电算化基础管理工作薄弱,电算化管理制度与执行脱离。为确保电算化系统正常运行和会计信息的安全、准确、合法、可靠,企业需研究制定相应的会计电算化管理方法与制度。由于基础工作薄弱,建立在此基础上的电算化管理有时出现有章不循,导致手工与计算机并行时间过长,增加了会计人员的工作量。

4.缺乏财会电算化专业人才。由于财会电算化涉及到财务会计和计算机两种专业知识,在岗的会计人员虽经过计算机等级培训,但与实际要求水平还有较大的差距。

三、财会电算化环境下的企业对策

财会电算化普及和发展给企业带来了巨大的效率,但同时也带来了新的问题和挑战,因此建立一个健康良好的财会电算化系统是时代发展的趋势。要解决其中的问题,应主要采取以下对策。

1.加强计算机硬件、软件管理。对重要的操作日志进行记载,并进行必要的权限设置,使业务数据只有在解密的条件下才能使用,同时必须进行必要的身份认证和内容检查,控制一些软件的安装,尤其是数据库系统软件,以防止利用数据库系统打开账套数据库,进行非法处理,拒绝一切无关人员使用计算机。

2.加强基础工作建设,建立一套完善的操作环境和软件系统是进行财会电算化信息系统内部监控的必要手段,使其在财务管理中发挥应有的作用,还需从以下方面加强电算化管理方面的控制。

首先应制定上机操作规程,主要包括软硬件操作规程,最后对系统操作的事件类型、用户身份、操作时间、系统参数和状态以及系统敏感资源进行实时监控和记录,进行必要的权限设置,以便能够对各种不同的权限进行用户识别和远程请求识别等。在经济业务发生时,通过计算机的控制程序,对业务发生的合理性、合法性和完整性进行检查和控制。

其次要建立和完善一整套内部控制制度,加强预算收支和凭证审核制度。保证数据输入的准确性。如果输入的数据不准确,处理结果就会出现差错,影响整个系统的正常运行。因此,系统应该对输入的数据进行严格的控制,保证数据输入的准确性。数据输入控制要求输入的数据应经过必要的授权,并经有关的内部控制部门检查;同时应采用各种技术手段对输入数据的准确性进行校验,如平衡校验、二次输入校验等。另外为了防止数据在传输过程中发生错误、丢失、泄密等事故,企业应该采用各种技术手段以保证数据在传输过程中的准确、安全、可靠。

3.加快财务软件由“核算型”向“管理型”的转化。管理型的会计软件除了具有完善的会计业务核算功能外,还应大力加强会计数据分析预测,辅助计划的制定和控制,支持高、中、低各管理层次的管理决策。不但可以实现或辅助实现财务会计和管理会计中的主要功能,而且可以使它们和企业的日常管理工作有机地结合在一起。解决此问题的关键在于尽快开发出以管理为导向的会计软件并推广使用,有关部门应结合企业的管理特点,制定全国统一的、具体的管理规定和标准。如考核指标体系,既要有数量指标,又要有质量指标,还要有各种综合指标。有了可操作的管理规定和考核指标体系,财会电算化从核算型向管理型转化才有据可依,企业的管理才能走上规范化的轨道。

4.加大对“复合型”会计电算化人才的培养力度。在吸纳高校财会电算化毕业新生的同时,对电算化管理人员的培训工作要经常性地进行,还应选拔具有一定计算机知识的会计业务骨干到高校进修计算机专业,这样新老结合,高、中、低结合的会计电算化人才队伍就会形成,必将推动财会电算化工作的进一步提高。

综上所述,财会电算化在我国企业的普及,在给会计人员带来方便快捷高效的工作方式的同时,无疑也增加了信息的安全隐患。当然,任何事物都不是完美无缺的,我们只有顺应电算化发展的潮流,建立分工明确、权责落实、操作严格的内部控制制度并切实地加以执行,这样才能充分发挥财会电算化系统的准确性和高效性,才能为企业的管理层提供准确及时的决策信息,从而实现企业价值最大化的目标。

参考文献:

袁树民,张贵珍.会计电算化[M].上海财经大学出版社,2005

(作者单位:同煤集团煤峪口矿财务科 山西大同 037041)

(责编:贾伟)