浅谈高校会计电算化管理中的问题与对策

杨秀梅

摘 要:随着高等教育体制改革的不断深入,办学规模的扩大,高校经费不断增加,高校会计电算化的发展是高校管理现代化与高校会计自身改革和发展的客观需要。文章针对高校会计电算化应用中存在的问题,提出了解决问题的对策,以防止会计信息失真,避免财务风险。

关键词:会计电算化 问题 对策

中图分类号:F234 文献标识码:A

文章编号:1004-4914(2009)11-154-02

会计电算化是指以电子计算机为主体的当代电子信息技术在会计实务工作中的应用。会计电算化的实施确实提高了会计数据处理的时效性和准确性,提升了会计核算的水平与质量,减轻了会计人员的劳动强度,为管理者、投资者及相关权益人提供了较为准确、及时的财务信息。但也存在一些不容忽视的问题,如不加以防范,势必影响会计核算的质量,加大财务运行风险。为此,笔者结合会计电算化工作实际,谈一下自己的看法。

一、高校会计电算化管理中存在的主要问题

1.会计核算软件开发与设计存在缺陷。会计软件功能的设计有待于进一步拓展。由于软件研发人员考虑问题不全面,不能够完全符合各单位实际情况,很容易出现偏差,这样就会给财务核算带来风险,甚至给犯罪分子以可乘之机。近几年来,一些高科技犯罪频繁发生,其中有的也正是利用了会计核算软件的设计缺陷。

2.电算化制度不健全或执行程序不严格。电算化基础管理工作薄弱,在高校会计电算中,管理制度的充实和完善慢于会计电算化,特别是网络化的发展进程缺乏一定的预见性和前瞻性。个别单位未按规定建立、健全会计电算化的各项管理制度。认为会计电算化后就万无一失了,存在麻痹的思想。有的单位虽然有健全的制度,但严格的内控管理制度和科学的规范程序往往只停留在纸面上,不能很好地落实。这样就不可避免地出现一些违法违纪事件,如:盗用操作密码进行越权操作或违背不相容岗位设置电算化岗位,从而达到侵吞资产的目的。

3.计算机维护不当,操作人员计算机技能不高。会计电算化后,各种会计账目等信息存储、文件传递都以电子文件存在计算机内,由于操作人员技能不高、维护不当或其它疏忽,存在丢失、篡改或删除会计信息的危险。

4.外界病毒侵入系统带来的数据信息丢失等问题。外来磁盘携带病毒进入服务器或一些犯罪分子恶意制造病毒,攻击计算机系统,破坏正常执行程序和数据完整等。

二、会计电算化问题防范的对策

1.加强电算化软件购置及开发管理。计算机应用软件及系统软件的购置应严格按照上级财政部门规定采购,所需软件必须经过实践应用并被证明是安全可靠的,必须经过财政部门评审认定通过并附详细操作说明。不仅如此,单位自行研发或购置电算化应用软件,还要进行全面深入的调查,科学系统地进行分析、设计、比较、试运行。在软件正式使用前,应经过至少半年时间的试运行,对相关数据进行对比验证,以防止研发人员考虑不周出现的偏差。

2.建立、健全会计电算化规章制度,从制度上约束、规范会计行为。根据财政部制定的《会计电算化工作规范》要求,开展会计电算化的单位,应根据工作需要,建立、健全包括会计电算化岗位责任制、会计电算化操作管理制度、计算机硬软件和数据管理制度、会计电算化会计档案管理制度等计电算化内部管理制度。制度的健全可以从各个关键控制点规范电算化操作程序,防范制度“缺位”造成的财务风险。

(1)制定严密的计算机操作管理制度,包括会计软件的操作工作内容和权限、操作密码的严格管理、预防会计数据未经审核而登入机内账簿、保存上机操作记录、计算机病毒的防范措施等制度。与此同时加强日常使用管理,防止各种非法人员上机操作,为计算机设备创造一个良好的运行环境,保护机内程序和数据的安全。

(2)建立数据管理制度和建立检查管理制度。首先,应加强会计数据的安全维护管理。确保会计数据和会计软件的安全保密,防止对数据和软件的非法修改和删除。主要工作包括:经常进行备份工作,以避免意外和人为错误造成数据的丢失;每日必须对计算机内的会计资料在计算机硬盘中进行备份。对磁性介质存放的数据要保存双备份。其次,应制定会计电算化系统发生意外事故时会计数据的维护制度,以解决因发生意外事故,而使数据混乱或丢失的问题。最后,应制定数据录入管理规定。随着单位管理信息化的发展,会计核算中许多原始凭证资料除手工输入外,还可能来源于供应链系统等其他系统,对需要处理的原始凭证的正确性和完整性的审核,使用具有智能化校验功能的设备,能够及时有效地发现原始凭证的错误,确保会计凭证的质量,减少审核工作量。

(3)加强会计档案管理。电算化会计的档案管理主要是指打印出的各种凭证、账簿、报表、存储会计数据和程序的软盘及其他存储介质,系统开发运行中编制的各种文档以及其他会计资料。会计档案管理是实行会计电算化后会计工作连续进行的保障,是电算化会计信息系统维护的保证,是保证系统内数据安全与完整的关键环节,也是会计信息得以充分利用的保证。

(4)严格执行会计电算化岗位责任制,强化授权操作控制。会计电算化岗位应设置操作人员、维护人员、直接管理人员和会计软件人员。其中操作人员之间不得兼任,研发人员、维护人员不能兼任操作人员。各个岗位人员相互牵制,科学分工,明确职责。各岗位要严格执行授权限制管理,并用密码防控,定期变更密码,防止非法操作,越权操作。为此主管会计应熟悉财务软件,严格掌握操作人员的权限确定权,从而达到保证操作权限控制的有效性,这样各个岗位人员就能形成互相牵制、互相制约,能防止违法行为的发生,及时发现并纠正会计差错,保证会计信息的真实性、合法性。各个岗位要严格遵循会计业务和处理流程,防范因违反操作规程而造成的错误;购买软件系统时应注意添加类似防范、提示功能,计算机程序能及时提示、制止各类越权操作、错误操作等行为,确保授权控制有效实施。建立手工和计算机操作日志制度,为查证上机情况留下客观、真实记录,包括操作人员、操作时间、操作内容等进行手工和计算机双重记录。

3.加强对计算机系统的维护管理,提高会计人员业务素质。系统维护管理包括硬件维护与软件维护两部分。硬件维护主要是在系统运行过程中出现硬件故障时,及时进行故障分析,并作检查记录,在设备更新、扩充、修复后,由系统维护人员安装和调试。建议在硬件维护工作中,一般故障由本单位电算化维护人员负责,较大的故障应及时与硬件生产或销售商联系解决。系统软件维护主要是检查系统文件的完整性以及系统文件是否被非法删除和修改,以保证系统软件的正常运行。实行会计电算化后,会计人员只需输入记账凭证,登记各类账簿和编制报表工作即由计算机完成。这样就要造成一大批既精通计算机信息技术,又钻研财务管理知识,熟练地进行财务信息的加工和分析,满足各方对财务信息的需求的“会计—计算机—管理型”的复合型人才。目前我国会计人员素质偏低,对电子计算机方面知识掌握不多,因此应提高会计人员的业务素质,加强会计电算化培训,使会计人员能够熟练地操作计算机,掌握会计软件的各种管理功能,推动学校会计电算化事业由核算型向管理型智能型转变,全面提升财务人员专业素质、道德修养、法制观念。

4.加强计算机网络法制建设,强化防病毒措施。近年来,我国虽然已采用各种技术防止外部病毒侵入,但仍不能阻止其进入。因此,必须通过严格的网络执法,对犯罪分子的违法行为进行严厉的打击。同时,还要配备正版的网络杀毒软件,定期或不定期地“杀毒”,以保证计算机安全运行,确保会计信息准确完整。

会计电算化随着电子计算机技术的发展而产生,也必将随着电子计算机技术的提高而逐步完善。随着网络技术的发展,大范围的会计信息处理网络也必将建立,对整个经济生活将产生越来越重要的影响。

参考文献:

1.闫妍.完善高校会计电算化的一些设想.现代商业,2008(2)

2.丁海英.会计电算化存在的问题及对策分析.承德民族师专学报,2008(2)

3.会计电算化工作应重视的几个问题.兵团教育学院学报,2006(1)

(作者单位:新乡医学院财务处 河南新乡 453003)(责编:若佳)