以人为本,更新高校学生档案管理理念

余文静

[摘要]档案工作是一项非常重要的工作。档案虽然不是情报本身,却是情报的载体,它在时间和空间上是积累和传播情报的有效手段,是情报工作的物质基础。随着高等教育事业的不断发展,在全国推行教育事业现代化、科学化的管理过程中,档案工作的重要性逐渐显现出来。

[关键词]高校学生档案 管理

高校学生档案是国家人事档案的组成部分,是大学生在校期间学习、生活及各种社会实践的真实记录,是学生家庭社会关系、状况的主要原始材料,也是大学生就业及今后各级组织选拔、任用、考核的重要依据,更是每个学生由学校走向社会的重要人生履历。在目前就业竞争激烈的情况下,高校学生档案作为毕业生的一项重要凭证,有着难以替代的作用。

学生档案管理旨在对学生在校期间,以及在毕业生追踪调查中所形成的各种材料进行整理、归档,提供学生档案的查、借阅服务及毕业学生档案的转递、管理等工作。随着我国高校改革的不断深入,如何不断提高高校学生档案管理水平,使之更好的为学生服务,成为当前高校学生档案管理工作面临的迫切问题。

一、健全收集与补充制度,不断完善档案内容

目前多数高校学生档案的主要内容包括:学生名册,新生登记表,新生录检表,学籍变更材料,各学期成绩汇总表,所受奖惩材料,实习鉴定表,毕业登记表,领取毕业证书存根等。

1.建立高校学生信用档案

要坚持建立健全收集与补充制度,凡能在不同的时间、不同的场合证明高校学生使用的材料都应纳入信用档案的归档范围。如:个人基本信息、个人诚信信息、在校期间国家助学贷款的还贷情况等。学生在校期间,每位学生都应建立一份《诚信记录》,学生如有失信行为,包括考试是否有作弊行为、勤工助学是否有不良表现、与他人交往是否有欺诈行为等与品行有关的记录材料,学校都应记录在册,并设定分值量化考核。对学生的诚誉事迹,也应记录下来,给予表彰奖励。在管理中应把学生信用档案和其学籍档案集中一起保管,然后再统一进行汇总、分类,为用人单位等社会有关方面了解大学生的信用和信誉状况提供咨询、评估服务。建立高校学生信用档案是培养大学生诚信意识的一种途径。也可以让更多的用人单位了解学生情况,拓宽档案信息的利用渠道,不仅要在评优、奖惩及选干等方面发挥其作用,更要参加校外交流与合作,让更多的用人单位了解学生情况,为学生就业提供择优录用的机会。

2.建立贫困生个人档案

现在高校的贫困生较多,特别是下岗职工子女、农村贫困县区子女,有的学生时刻面临辍学的困境。面对这种情况,高校应建立贫困生个人档案,动员社会力量,尽学校最大努力,关心、帮助他们,确保他们顺利完成学业。

3.建立毕业生跟踪档案

过去,人才的培养和就业完全靠政府计划调节,高校两头不问,只管教学。随着社会的发展和各项制度的改革,特别是随着这些年高校招生规模的不断扩大,高校毕业生就业中的矛盾会越来越突出。对于高校来说,则必须适当根据市场需求来培养人才。为了使高校更好地了解市场、适应市场需求,我们必须进行社会调查、市场调查,而建立毕业生跟踪档案是一个很好的办法。一是利用毕业生跟踪档案及时反馈信息,从而调整高校所设学科、专业和课程,改革教学内容和方法,使学校的办学目标、管理体制、运行机制紧跟经济、社会和教育市场的发展形势;二是利用毕业生跟踪档案,请在社会上作出突出贡献的优秀毕业生回校传经送宝,把他们的信息、经验带回学校,开阔在校学生眼界,为提高在校生的社会适应能力和综合竞争力打下基础。

二、主动服务,充分发挥学生档案的作用

实践证明,学生档案能够为正确总结过去的教学工作、不断调整和充实教学内容、完善考试评分标准、了解学生整体情况等提供客观可靠的数据。在教育教学不断深化的形势下,运用学生档案作为辅助或直接的教材来培养教育学生,能为教学工作提供帮助。

1.档案管理者在工作中应充分发挥主观能动性,主动深入院系教学第一线了解存在的问题及档案需求动向,认真当好利用者的参谋,变被动服务为主动服务。如:将每年各学科的学生成绩汇集成册,提供给新教师,让刚走上工作岗位的教师了解所任教学科的过去几年学生成绩以及学生掌握知识的信息。平时将有用的信息有针对性地提供给各任课教师,以便让年轻教师尽快了解学生,驾驭教材,以最快的速度适应教学。对刚参加工作的辅导员来说,常常需要了解先前学生情况资料,以熟悉学生情况作为借鉴经验、制定班级发展计划的参考。高校档案管理部门应主动汇总所管理学生受奖励及处分情况、班级在学校所处的地位等信息,提供给辅导员,使辅导员了解他人管理学生的成功方法与经验,从而增强自己的工作才干。根据社会对人才的需求以及学校教学改革的进程,确定档案工作重点。如:通过对各院系学生知识水平以及不同阶段学习情况的有关数据进行统计汇总,向领导提出调整考试标准方案的建议,为领导决策服务,发挥参谋和助手的作用。

2.我们可以利用学生档案,积极探讨对学生进行德育教育的新途径。高校档案管理部门可以把每学年国家奖学金、励志奖学金、学校特等奖学金以及国家级“三好学生”、“优秀学生干部”、省市级“三好学生”、“优秀学生干部”等档案材料汇编成德育教育册子,每年新生入学发给每人一册,利用学生中的先进典型来对广大同学进行理想教育,让同学们一入学就有学习的榜样,就有一种责任感和紧迫感,利用身边的榜样来教育学生,容易让同学们产生心灵的共鸣。

加强高校学生档案管理的现代化手段,提高学生档案管理的效率。

信息化是当今世界和社会的大趋势。机技术的快速发展使我们步人了一个信息化的时代,无论是从、经济、文化、科技、军事等多个领域还是到人类生活的各个角落,信息技术不断显示其独特的魅力,成为社会和现代生活不可缺少的工具。档案信息电子化是档案工作发展的必然趋势。各高校应大力推广使用电脑等现代化管理技术设备,运用校园网进行学生档案管理,实现信息资源共享,建立起完备的自动检索调阅系统,提高工作效率。