基于Ｗｅｂ的高校校内文件发放系统的设计与实现

杨云海

摘 要:文件发放是高校中一项必要的日常工作。利用现在发展成熟的Web、ASP等信息技术，结合高校文件发放工作的特点，开发一套适合高校应用的校内文件发放系统，对提高校内文件收发、管理工作的效率有一定帮助。

关键词:文件 网络 数据库 网站

中图分类号:TP311文献标识码:B 文章编号:1673-8454(2009)19-0035-02

校内文件发放是高校日常管理中一项必不可少的工作。利用常规工作方法，每个校内文件都要发放到各个相关部门，文件的印制与递送需要较大的工作量。利用目前已经成熟的网络、数据库和网站等信息技术，开发适合高校使用的校内文件发放系统，可以提高高校文件发放工作的效率。应用校内文件发放系统，也可以有效减少文件印量，节约办公资源，同时还能为校内文件统一检索的建立提供方便。

本文经过研究，探讨了高校文件发放系统的设计与开发，利用Web、ASP等技术实现了系统。

一、系统需求分析与网络体系架构

高校文件发放系统实现的功能是:在正式文件确定并制作成电子文件后，由校内文件发放系统向校内有关部门发放;校内有关部门查阅后，向发件人返回电子文件的已阅回执。文件发放系统的工作流程如图1所示。

校内文件发放系统采用B/S架构，与一般Web网站的网络架构相同。采用B/S架构，各个客户端只需安装一个简单的Web浏览器，可降低用户的使用难度，同时也减少系统维护的工作量。[1]

二、数据库的选择与设计

在中小型应用中，较常用的数据库是Access和SQL Server。其中，Access是微软公司开发的Windows环境下桌面型数据库管理系统。使用Microsoft Access无需编写任何代码，只要通过直观的可视化操作就可以完成大部分数据库管理任务，可以更方便地建立数据库。[2]

根据需求，校内文件发放系统数据库的主要数据表字段设置如表1所示。

三、软件设计

校内文件发放系统分为:收发文管理、部门与文件系列管理、用户管理、用户个人信息管理、数据库管理等功能模块。其中，收发文管理模块的部分功能针对管理员，部门与文件系列管理、用户管理与数据库管理模块是管理员使用的模块。普通用户登录后，管理员功能部分的内容是不可见的。系统的软件体系结构如图2所示。

(1)收发文管理模块能进行收、发文操作，能对已收、已发文件进行查询、管理;

(2)部门与文件系列管理模块能对部门类别、部门信息进行管理，能对系统的发文系列进行管理;

(3)用户管理模块能添加、删除用户，能管理、修改用户信息;

(4)用户个人信息管理模块能对用户的个人信息和密码进行管理;

(5)数据库管理模块能为管理员提供基本的数据库维护操作，并能查看服务器的一些功能特征。

四、系统实现与测试

根据系统的设计要求，利用Web和ASP等技术完成了软件的开发。系统登录界面和主要操作界面如图3所示。

使用校内文件发放系统，用户的收发文操作与普通电子邮件的收发操作相同，操作简单、方便，易于推广。

下面是部分校内文件发放系统的程序代码:

if User_Rs("用户类别")＜＞"超级管理员" then

error2("你没有此权限，请回去")

response.end

end if

bumeng=request.form("bumeng")

title=request.Form("title")

content=request("content")

xilie=request("xilie")

uploadfilename=request("uploadfilename")

submit=request.form("submit")

title_number=request.form("title_number")

main_title=request.form("main_title")

if bumeng="" then error2("请选择接受方") end if

if title="" then error2("标题不能为空") end if

if content="" then error2("内容不能为空") end if

if submit="保存草稿" then

info=0

elseif submit="发送文件" then

info=1

end if

conn.execute="insert into woa (文件号，主题词，标题，内容，发文系列，发文者，发件部门，接收者，附件，状态) values (′"&title_number&"′，′"&main_title&"′，′"&title&"′， ′"&content&"′，′"&xilie&"′，′"&user_name&"′，′"&User_Rs("部门")&"′，′"&bumeng&"′，′"&uploadfilename&"′，"&info&")"

if submit="发送文件" then

the_bumeng = split(bumeng，"，")

for i = 0 to ubound(the_bumeng)

conn.execute="insert into get_email (parent_id，文件号，主题词，标题，内容，发文系列，发文者，发件部门，接收者，附件) values (′"&conn.execute("select id from woa order by id desc")(0)&"′，′"&title_number&"′，′"&main_title&"′，′"&title&"′，′"&content&"′，′"&xilie&"′，′"&user_name&"′，′"&User_Rs("部门")&"′，′"&trim(the_bumeng(i))&"′，′"&uploadfilename&"′)"

next

end if

error2("操作成功")

conn.close

由于校内文件发放系统与普通ASP网站架构和实现技术相同，且访问量不太大，故系统对服务器与客户机的硬件要求较低。经测试，将系统安装在Pentium4 1.7G，256MB DDR内存的普通办公PC上，以Windows XP操作系统和IIS 5.0作为运行环境，在有100个不同部门用户使用的情况下，能流畅运行。

五、结束语

根据高校校内文件发放工作的一些特点，开发、实现了校内文件发放系统，对于提高文件发放工作的效率以及节约办公成本都有一定的帮助，也对促进高校教育信息化建设和办公自动化建设起到了一定的作用。

参考文献:

[1](美)Kathy Schwalbe. Information Technology Project Management. Second Edition. 北京:机械工业出版社，2003:23.

[2]谢乐军.Office 2000最佳实用教程[M].北京:冶金工业出版社，2000:228.

(编辑:于黎明)