高校档案信息数字化、网络化建设的实践与思考

张莉萍　胡杰军

[摘 要] 档案信息数字化、网络化建设是档案管理工作适应信息化时代发展的必然要求。高校档案信息管理数字化、网络化有利于原件的保护、提高服务质量和工作效率等多方面的意义,但目前高校档案信息数字化、网络化建设还存在一些问题,不尽如人意。针对这些问题本文提出了高校档案信息数字化、网络化建设的措施和应注意的几个主要问题。

[关键词] 高校档案信息;数字化;网络化;数据库建设

[中图分类号] G271 [文献标识码] A [文章编号] 1008-4738(2009)04-0092-03

网络技术的普遍应用正在极大地影响和改变人们的工作方式、生活方式、交往方式、竞争方式和思维方式。对于发展相对迟缓、封闭的档案管理事业来说,如何在信息时代为档案信息管理插上网络翅膀,更好地服务于社会主义现代化建设,是档案工作者迫切需要考虑的问题。

一、档案信息数字化、网络化建设的含义

档案信息数字化、网络化建设包括数字化和网络化建设两部分,数字化是网络化建设的基础和原动力,网络化是数字化建设的辅助工具和加速器。档案信息数字化建设是指将纸质等载体形态的档案实体物质流转换成可由计算机识别、存储和传递的数字化信息流,并与电子形态的档案信息一起经过转换处理,最终建成档案信息数据库的过程[1]。档案信息网络化建设是指通过互联网将原本分散的单体信息通过技术手段组建成一个网络来进行管理的过程。如果将网络化建设比作高速公路,数字化建设就是高速公路上来来往往的车辆。它们是相互依存的统一体。没有路,车便无法行驶;没有车,路便失去其价值。

二、档案信息数字化、网络化建设的意义

优化档案馆网络系统的组合及布局。网络化建设的一个重要作用是互通有无,资源共享。在进行信息网络化建设时,需要进行统筹规划、适当分工,使各级档案部门找准位置,把握角色,明确分工,各负其责,各善其职,避免重复保存的档案信息上网[2]160。

有利于减轻库房的压力。目前,全国各级档案馆(室),档案库房普遍紧张。有的单位因库房高度饱和,科技底图卷堆积,文本档案或堆放,或袋装,呈极度无序状态,有的甚至拒绝接收新档案。加强档案信息数字化、网络化建设,使档案信息经过数字化处理,建立档案信息数据库,利用先进的电子存储技术,可以大量减少档案、资料的副卷和复本数量,有效地节约库房空间。

有利于保护档案原件。档案信息数字化、网络化建成后,有需求者可通过网络访问异地档案信息库的资源,一般不再需要调阅原件,不仅减少了原件的借调频率,还避免了复印机等光电设备对档案的损害。

资源共享,互通有无,有效地解决了档案信息利用率普遍偏低的问题。正如一位美国教授所言:“网络将地球变小了”。网络能把一个单位、一个地区、一个国家乃至全世界的用户联系起来,实现全社会、全方位的信息资源共享。同时,有利于打破传统的查阅方式的限制,打破空间界限,最大限度地拓展档案信息服务对象的范围,充分开发档案信息利用潜力,使“死档案”真正变成“活信息”[2]160。

既可加强对档案管理工作的宣传,扩大档案管理工作在社会上的认知度,使档案部门的宣传工作更加生动、直接、便捷,也能够最大限度地满足社会需要,为政府宏观决策和社会发展提供更多、更准确的信息。同时,档案管理部门也可以从网上获取国内外最新的档案需求信息,洞察档案事业发展的态势,树立档案管理部门在科技时代的整体形象。

档案信息数字化、网络化建设提高了服务质量和工作效率。各单位在归档电子文件时,通过网络传送,无需光盘刻录或软盘拷贝。移交电子档案时,也只需将电子文件压缩、打包、加密通过网络传送,减少了中间环节,既简单经济,又方便管理,使档案信息资源的使用变得更为简便、迅捷,切实提高服务质量和工作效率。

三、档案信息数字化、网络化建设的现状

目前档案信息数字化、网络化建设尚处在萌芽时期,当信息数字化、网络化建设在计算机、通讯等领域开展得如火如荼时,在档案领域尚处在萌芽阶段,发展相对迟缓、封闭,这种状况严重影响我国档案信息数字化、网络化建设的整体进程。

部分单位领导对档案利用产生的效益了解不够,加之档案管理部门在档案的利用效果方面宣传力度不够,没有引起领导的重视,在一定程度上影响了对档案信息数字化、网络化建设的投资,延缓了档案信息数字化、网络化建设的进程。

各自为政,缺乏统一规划和领导。目前各地档案信息数字化、网络化建设缺乏统一规划和领导,档案信息数字化、网络化建设是一个复杂的系统工程,需要各级档案管理部门的密切配合和大力支持,特别是档案主管部门要加强组织、协调、统一规划和领导。

“工欲善其事,必先利其器”,档案管理工作要想实现高质量、高效率、高水平管理,改变档案界的信息孤岛现象,必须首先转变思想观念,加强学习,加深对信息数字化、网络化建设紧迫感和重要性的认识,着手准备,尽快进行。

四、档案信息数字化建设的原则及措施

1.推进档案信息数字化,必须提高档案标准化、规范化水平

目前,档案信息数字化的现状是档案标准化、规范化滞后,这些都严重影响了系统整体水平的提高。档案信息化的内涵包括档案工作的各个方面和各个环节,其中首要的是档案业务要规范,档案标准要建立健全和真正实施。档案标准和规范本身也是一个系统工程,要推进档案信息数字化建设,必须抓好档案标准化、规范化,掌握好两者相辅相成、互相促进的辩证关系。

2.数字化建设要着眼于提高系统的整体水平

档案信息数字化建设的着眼点是整个系统,组成系统的纵向和横向的各个节点都应达到一定水平,并通过网络加以联通,发挥整体优势,提高系统的综合能力。部分节点或一个重要节点的障碍都可能造成系统的梗阻。当然,要求每个节点的装备水平和应用能力齐头并进是不现实的,不可能“齐步走”。鼓励和支持部分单位先进行试点,让先行档案信息数字化的单位带动后行单位,提高系统的整体水平。

3.有重点地抓好数据库建设

目前,档案数字化系统从总体上看仍处于由文件处理向数字管理系统的过渡阶段,完成这一步的关键在于数据库建设。建立数据库系统是一项长期的任务,要经过由低到高、由单个到群体的循序渐进过程。建设数据库关键需要领导重视,统一认识,计算机技术人员同档案业务人员协同配合;面向应用,建立“活库”,以利用频率和使用效率考核数据库的“活性”;突出重点,由单一库向系统库发展等。当前若能把综合数据库的完善提高和各单位档案目标库建立起来,通过网络联接形成开放的分步式数据库群,将使自动化系统效率大大提高。

4. 档案信息数字化建设的步骤

(1)建立档案信息数据库。第一步,输入文件级目录,建立案卷级目录库。第二步,采用扫描仪、数码相机等设备,实现原文件信息数字化。最后,检验输入的正确性,确保档案数据库的真实性、完整性和有效性。

(2)建立档案信息网站。

(3)加强电子文件的收集和积累工作。电子文件是馆藏数字档案最主要的来源。以往只移交纸质档案和纸质文件目录,现在推行电子文件和纸质文件的移交双轨制,既推进了电子化进程,又节省了建立数据库的工作量。

(4)加大档案管理软件推广力度。

五、档案信息数字化、网络化建设应注意的几个问题[3]

1. 要注意网络中档案信息的安全

影响上网档案信息安全的因素从破坏者与计算机系统的距离来分主要有近距离破坏和远距离破坏两种。近距离破坏指本单位的人因某种原因利用上机操作的合法身份越权对档案信息数据库中的数据进行存取或干扰他人的合法使用。远距离破坏指不直接接触计算机而采取的破坏行为,包括非法截取、破译网络上的计算机信息,利用电磁波干扰计算机正常工作,病毒及电脑黑客的破坏等。档案作为历史记录的真实反映,必须保证其内容的真实性和有效性,防止形形色色的破坏行为是档案信息数字化、网络化建设中必须考虑的问题。

2.确定档案信息化的范围,做好档案上网前的鉴定工作

在档案信息上网之前,要对库藏的全部档案进行鉴定,使其良莠分开,同时为满足保密要求,还应确定上网档案的数量和范围,确定是上局域网还是上互联网。这样既节约了库房空间,又节省了网络空间,增加了网上信息的含金量,同时还降低了失、泄密风险。

3.要处理好档案信息上网与保密的关系

档案信息有别于图书、资料,对于涉及党和国家机密或者有其他保密要求的,需控制在一定范围内利用的档案,在进行信息网络化建设时,必须注意档案保密和控制利用问题。凡是上网供自由查阅的必须是已经开放的档案,那些涉及党和国家机密、专利权、著作权、公民隐私权及商业秘密尚未开放的不宜上网。工程设计图纸、产品制造图等涉及企业机密、容易被套用的档案,为方便单位内部职工利用,在确定人员权限或者确定档案浏览、下载权限的前提下可上单位的局域网而不宜上互联网。

4.必须加强人才队伍建设

档案管理部门必须改变保管型人员过多、人员结构单一的现状,建立一支有扎实的档案管理专业知识、较深外语功底、熟悉网络档案信息搜索、经验丰富、应变能力强、一专多能、有开拓创新精神、能适应档案信息数字、网络化建设需要的复合型人才队伍。

5.继续做好纸质等传统载体形式的档案管理工作

由于电子文件可以随意增删,其原始性难以确定,因而在我国法律上,电子文件不能作为法律凭证。为保证档案内容的准确性和凭证作用的发挥,仍需加强纸质等传统载体形式的档案管理工作,使纸质档案与电子档案在“双套制”管理模式下相得益彰,各得其所。

6.信息网络环境下,档案的法律效力问题值得研究

众所周知,档案的基本属性是原始记录性,有了原始记录性的档案才有法律效力。档案信息上网后,由于档案信息与载体分离,用户在网上浏览、下载的只是档案的复制品而非原件,并且网络上的档案易复制、易更改,难以确认其原始性。档案上网过程即是档案从实态转向虚拟态,在这个转化过程中,档案管理工作人员的失误是有可能的,任何失误都会造成档案信息的更改。档案信息在网络中传输时,具有流动性和虚拟性特点。网上黑客与病毒的客观存在及用户根据自己的利益对信息的取舍都可使档案信息内容更改却不易察觉、识破,使档案具有可控性、可变性的特点。因此,档案信息上网后,确定其法律效力并非易事。

档案信息数字化、网络化建设是一项长期而又复杂的任务,不可能一步到位。工作中我们应力求分步实施,突出重点,讲求实效,持续发展。

[参考文献]

[1] 冯惠玲.电子文件新思维[J].档案学通讯,1998(6):25.

[2] 杨润珍,傅电仁.浅谈档案馆信息服务工作的拓展[J].科技创新导报, 2008(30):160.

[3] 王荣国,李东来.数字图书馆的概念形态及研究范围[J].图书馆学刊,2001(5):2.

Construction Practice of Digital Information and Networking of College Archives

ZHANG Li-ping HU Jie-jun2

(1. Office of Shiyan Technical Institute; 2. Personnel Management Dept., Shiyan Technical Institute, Shiyan 442000, China)

Abstract:It is the necessity of the requirements of the information age to carry out the construction of digital information and networking of archives. This practice facilitates the protection of original files, and improves service quality as well as promotes efficiency. But problems still exist in the construction of digital information and networking of archives. Thus, this paper offers corresponding measures according to the existing problems in the construction of digital information and networking of college archives and points out some major issues that should be attentively noted.

Key words: college archives management; digitalization; networking