事业单位档案整理工作初探

张　颜

摘要:事业单位的档案数量庞大,地位重要,对档案进行有条不紊的整理工作甚为重要。文章主要从做好档案整理的意义出发,阐述整理的原则和方法,并为事业单位档案整理工作提出建议。

关键词:档案整理;档案检索;编制检索工具

中图分类号:F294 文献标识码:A

文章编号:1674-1145(2009)24-0095-01

一、档案整理工作的内容

档案整理工作,指的是对档案按其内容和形式特征进行系统性、条理性的加工过程。这里包括两层意思,一是根据档案内容所记载的知识按条理归类;二是按照档案表达内容的方式和载体形式分门别类。在实际工作中,这两者总是结合进行的。

档案整理工作的具体内容,主要由档案的分类、组卷、排列、编目等项目组成。其中排列可以细分为卷内文件排列和卷的排列两部分;编目工作也可以分为卷内文件的编码和编制案卷目录两部分。具体工作过程分类—组卷—卷内文件排列—卷内文件编目—案卷排列—编制案卷目录—库房排架。

在档案整理过程中,分类、组卷和排列是整理工作的核心,档案的系统化、条理化就是靠通过这些环节来实现。编目是巩固整理工作成果的必要步骤。通过编目工作,使档案的分类、组卷、排列所取得的成果得以固定下来,使档案管理有条不紊。

按照有关法规文件的规定,档案的整理工作是分成两个阶段、分别在两个部门完成的。第一阶段,是在形成文件的部门进行组卷、卷内文件排列和编目、案卷排列和编目等工作,第二阶段是对档案进行分类和排架,最终实现全部档案的系统化和条理化。我们在实际工作中,档案部门要收集零散的档案,这就要从始至终地进行全部档案整理工作。

档案整理得好坏,档案整理直接影响到其检索效果。其分类和组卷的系统就具备一种检索功能,可以分担检索工具体系的一部分任务。如果档案整理得不好,编制检索工具就会遇到种种困难。首先,因为案卷本身的组合混乱无序,所以不能编制案卷级的检索工具。其次,如果整理的不好,会直接影响编目,影响档案号的有序化,以至于难以标引排检标记。再次,如果档案整理得不好,破坏了其内在联系,使档案具有紧密联系的文件错误地分散在若干个卷中才能找全。因此,即使编制了文件级的检索工具也会影响检索效率。

此外,档案收集工作具有反馈的功能。通过档案的整理工作,使档案更加有序化,可以发现档案不完整、不准确的问题,反馈于收集工作,及时采取补救措施,可以促进档案的完整和准确。

二、整理工作的原则

整理档案的原则是,遵循档案的形成规律,保持它们之间的有机联系,便于保管、保密和利用。这个原则包含两方面的意思。一是在整理档案时,一定要遵循档案的形成规律,并保持其联系。档案形成规律,就是在什么样的工作中必然会形成相应的档案;工作中各个环节的之间联系方式和联系的密切程度,必然会在档案中反映出来。遵循档案的形成规律,就是要把不同的工作形成的档案区别开来,把互有联系的各个环节体现出来。由此可见,保持了联系就体现了遵循形成的规律。二是讲达到的目的和要求,即便于档案的保管、保密和利用。例如,档案之间有多方面的联系,保持多方面的联系要以最有利于实际工作中保管、保密和利用为标准来选择。

三、贯彻基本原则的主要方法及注意问题

档案整理是保证实现档案服务创新手段,整理有序的档案为档案服务创新和利用提供了有力的支持。在全新的整理理念指导下,整理工作依托现代高新技术,创造、摸索既适合档案工作特点与规律又适应不同档案载体的整理原则与方法,对档案信息进行整合,为档案服务创新搭桥。贯彻整理工作的基本的原则,关键在于要以便于档案保管、保密和利用为准绳。为此,在具体的整理中,特别是在档案的分类、组卷、排列的过程中,要注意以下几点:

1.文件形成的历史阶段。完成一项重要的工作,总是分阶段进行的,不同阶段形成的文件,例如工程的设计阶段和施工阶段,科研的准备阶段和实验阶段等形成的文件,它们在形式和内容、形式是各不相同的。在整理时把不同阶段形成的文件区别开来。把同一阶段形成的文件组合起来,这也是必须遵循档案形成规律的一种方法。

2.文件形成的具体目的。材料的形成,都有特定的目的,记述着特定的内容。因此要体现它的连贯性,就应当保持时间(年、月、日等)方面的联系,如气象档案等。

3.档案形成的部门。社会上正确的分工是按照客观规律进行的,如果不符合客观规律就要调整。不同部门形成的档案总记述着不同的内容,这是一种很自然的分类。在整理档案时,是可以借鉴这种自然分类的。不要把不同部门,诸如生产技术部分、设备管理部门等形成的档案相互混淆。

4.不同形式的档案、档案的不同形式,如工程底图、蓝图、原始记录等,为了达到便于保管和利用的目的,也要分开来整理。如果说前面三种情况都是保持档案的内容联系的话,那么,这一点是保持档案的形式联系。这对于保管、保密和利用也是必要的。

四、档案整理工作的创新

新时代对档案管理工作提出新的要求。档案整理工作要探索创新。档案信息化、数字化、现代化的时代已经到来,电子文件、数字档案已经产生,档案信息化、数字化、现代化建设正在逐步渗透到档案管理的各个环节。因此,档案整理工作必须大胆创新,既要传承弘扬仍然适用的传统的手工整理档案的原则和方法,又要发展超越传统的档案整理思维模式与具体整理方法。因此,档案服务创新的过程是动态的,它对档案工作具有积极的影响,正确认识和处理服务创新与档案整理工作之间的关系十分必要。在新的阶段我们必须与时俱进,大胆创新,全面提升档案整理工作水平。